论计算机网络在高职院校档案管理中的应用

湖南铁道职业技术学院 陈乡城

计算机网络在高职院校档案管理工作中的应用是发展的必然趋势，和传统档案管理工作模式相比，在计算机网络的加持下，新的工作模式具有更多的优势。比如，可以大幅度提高档案的保密程度。有的档案涉及个人隐私，一旦疏忽造成档案丢失，可能会产生不可设想的后果。传统档案管理工作模式下档案数量庞大、种类繁多、归档效率低下，查阅档案时候也费时费力，而借助计算机网络开展工作能够最大程度地减少人力成本。

一、传统高职院校档案管理的劣势

（一）档案保存环境堪忧

在以往的高职院校档案管理中，档案的保存环境往往不能够满足人们对于档案保存的需求。档案具有数量庞大、数据多样性、内容保密性等多项特性。学校需要建设专门的房间来作为档案保存室，直接增加了档案保存的成本。除此之外，纸质档案对保存环境提出了更高的要求。潮湿的保存环境可能会导致字迹模糊等问题，干燥的环境下又要确保不会发生火灾等意外事故。众多档案中还包含隐私信息，对于这类档案，做好其保密工作至关重要，但是传统模式下很难保证其安全性。例如，意外灾害或者人为窃取等因素，都可能导致档案损坏丢失。

（二）档案归档查阅效率低下

在传统高职院校档案管理工作中，档案归档都是通过人工来进行操作的。需要人工对大量档案依据类型等信息进行分类，并且编号进行记录，然后再存放于指定的管理地点。在这样的工作量之下，如果只是依靠人力处理的话不仅花费时间长，并且工作内容单调枯燥。长期的压力工作下也可能导致档案归档记录出错。在查阅文档的时候，需要通过编号等信息人工翻找对应的档案，不仅需要花费大量时间，同时还要确保档案在查阅后不能丢失破损，不影响下次查阅，这些都严重降低了档案归档查阅的效率。

二、在高职院校档案管理中融合计算机信息技术的意义

（一）为档案存储提供安全环境

在传统的档案管理工作中，档案往往是采用纸质形式进行保存。如果有人为破坏或者其他意外因素影响，就很难保证档案的安全性。由于传统档案都是纸质的，长期保存的话档案中的字迹也会受损，造成档案信息丢失。同时由于档案数量庞大，如果在整理归档的时候，由于疏忽导致档案丢失还有可能会引起机密信息的泄露。而通过计算机信息技术的帮助，可以完美地解决这些问题。通过电子档案形式存储，档案不会受到外界因素的影响，导致丢失或者缺损。即使是计算机损坏了也可以通过硬盘将数据导出，或者将数据进行备份保存。也可以给档案设置访问权限以及密码，可以极大地保证档案的安全性。

（二）提高档案整理效率

在档案整理过程中，由于档案涉及到各种各样的数据，并且档案数量庞大，传统工作模式下通过人力往往很难做到档案的快速归档分类。借助计算机技术的帮助，可以通过档案管理软件对电子档案进行归档整理，也可以对不同的文档进行编号，对不同类型的文档存储在不同的文件夹当中以便区分。这样不仅节约了大量的空间来存放档案，降低了档案保存的成本，也便于对档案进行操作管理。

（三）便于档案的查找

档案管理工作中，不仅需要对大量的档案进行归档整理。同时也要根据他人的需求查找对应的档案信息。如果不能保障档案的有序归档，那么在查找相关档案的时候就会花费大量的时间。利用计算机信息技术对档案进行归档的同时，也会对档案进行编号和命名，在查阅相关的档案信息时，只需要在档案管理系统中输入对应档案的编号或者关键字，就能够快速检索到所需要的档案信息，在减轻档案管理工作人员工作量的同时，也极大地方便了档案信息需求者。

三、计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用策略

（一）使用相关档案管理软件

在传统的高职院校档案管理工作当中，工作人员需要通过人工对档案进行归档整理，还需要进行相关文档归档的记录。需要调用查阅档案的时候，还需要通过人工进行查找翻阅，如果在记录档案存储相关信息时出现差错，就会导致找不到所需要的档案。与人工相比，对于大量的数据计算机能够在短短几秒之内根据用户输入的编号等关键信息检索出用户所需要的档案。所以说，引入计算机信息技术能够极大地提高档案管理的效率。例如，可以通过使用相关的档案管理软件来优化档案管理工作。工作人员可以将纸质版本的档案编辑成电子文档，通过档案管理软件上传到档案管理数据库，同时也可以让用户自行进行下载查阅，这样不仅可以大大提升档案的存储、管理以及查找的效率。还直接地避免了纸质档案带来的一系列麻烦。通过档案管理软件实时显示档案存储数量、档案存储时间及相关的信息。这样能够极大地方便档案管理人员开展档案管理工作，另一方面也能有效地提升用户查找相关文档的便利性。

（二）通过计算机技术设置档案查阅权限

在开展档案管理工作的时候借助计算机，一方面可以有效提高档案管理的效率，方便工作人员以及用户管理和查找相关的档案。另一方面，通过计算机技术能够极大地保障文档的安全性。由于档案中记录着各种各样的数据，有些数据可能会涉及到个人隐私等一些重要信息。在人工整理档案的时候，受档案数量大、工作人员精力有限等因素的影响，如果出现疏忽可能就会导致一些档案的丢失，从而造成一些重要信息泄露，这样会产生严重的不良影响。在计算机信息技术的帮助下，可以有效地避免档案丢失。档案管理工作人员可以对档案设置一定的权限，特别是一些比较重要的档案，要采取严格的保护措施，在计算机当中安装病毒防护软件，并且对文档和相关的信息进行加密处理，对计算机设置密码和访问权限，避免一些别有用心的人通过网络窃取重要的档案信息。例如，在整理学生学费缴纳情况的时候，难免会涉及学生的银行卡信息、身份证号、手机号等一些个人私密信息。这时就需要档案管理工作人员对这些文档进行加密处理，并设置相关的访问权限和密码，有效提高文档的保密性，确保做到万无一失。

（三）通过计算机对文档进行归档管理

在传统的档案管理工作模式中，由于档案种类多、数量大，因此必须要给所有的档案进行编号。在查找档案的时候，需要根据档案的编号以及所存储的不同区域进行翻页查找。引入计算机相关技术之后，就大大节省了查找档案所需的时间。将文档编辑为电子版之后，导入到档案管理系统当中，同时对文档进行类别划分以及命名编号等。对于不同来源或者不同用途的档案要进行进一步的细致划分，方便后续对档案的查找使用。通过计算机搜索档案的时候，可以通过直接输入档案名称或者关键字进行查阅，最大限度地减少人力资源的占用。

（四）运用计算机实现档案共享

在进行档案管理的过程中，不仅仅要注重档案归档存储的效率，同时也要注重档案查找使用的效率。在传统的档案管理工作模式下，如果需要查阅使用相关的档案，就需要档案管理工作人员通过编号等信息去寻找，查阅档案的同时也要对查阅信息进行记录。在计算机信息技术的积极影响下，能够有效地实现档案资源共享。例如，其他人员需要访问档案的时候，可以通过账号登录文档管理系统，访问自己权限之内的档案，对于权限之外的档案则不能进行查阅。这样不仅方便了人们查阅相关的档案，也最大限度地保证了档案的安全。除此之外，档案管理系统也会对不同用户访问文档的次数和查阅信息内容进行记录。这种档案资源共享技术能够极大地减少人们查阅文档所花费的时间，方便档案管理人员的同时也方便了档案查阅用户。

（五）提高档案管理人员工作素质

在档案管理工作中，有时候会出现工作人员素质低下的问题，造成这些问题的因素是多方面的。一方面，在高职院校当中，大部分从事档案管理工作的人员都是一些年龄比较大的教师，由于没有系统地学习过计算机相关技术，可能会忽略计算机技术在档案管理中的重要性。针对这种情况，就要求学校要对档案管理工作人员进行培训，改变传统意识。另一方面就是一些档案管理工作人员计算机信息技术能力不足。对于这种情况，院校可以开展计算机信息技能培训，确保每一个在职的档案管理工作人员都能够熟练掌握计算机信息技术。除此之外，也可以在招聘的时候提高录用门槛，要求应试者具有一定的计算机操作能力，通过这些能够极大地提高档案管理工作人员的综合素质。

四、结语

通过以上对高职院校档案管理工作的分析不难发现，在传统的高职院校档案管理工作中存在着档案保存环境差，档案归档、查阅效率低下等问题。针对这些问题通过借助计算机信息技术，能够有效解决档案管理在保密性以及查阅便利性方面存在的不足。例如，通过使用档案管理软件对档案进行归档整理，借助计算机技术设置档案的查阅权限，确保档案的保密性，利用计算机实现档案共享，提高查询档案的效率等。计算机信息技术在档案管理的各个步骤都不可缺少，具有很强的实用性，在档案管理工作中有至关重要的作用。