计算机技术在文件与档案管理中的应用

艾百慧

摘要：进入新的历史时期以来，在档案管理工作中引入计算机技术可以有效提高档案管理工作质量，收到较好的管理效果。在档案管理工作中引入计算机技术是时代发展的要求，是实现数字化、科学化管理的必要手段，本文主要论述了在档案管理工作中引入计算机技术的方法。

关键词：计算机技术;档案管理;应用

在信息化迅速发展的背景下，文书档案管理工作出现了重大的变化，管理人员不能拘泥于管理现状，要认真总结实际工作经验，创新工作理念，引进先进的信息化管理手段，提升文书档案管理的效率。

1档案管理工作的重要性

1.1档案管理工作对单位发展的必要性

办公室档案工作从整体角度说，是单位总体发展轨迹的缩影和记录，更是提高内部工作效率和工作质量的重要因素。它直接影响管理者对本单位实际情况的了解，是促进单位发展的重要参考依据。

1.2档案管理工作对提高工作效率的作用

通过日常工作及重要档案的管理，可有效提高工作效率。这主要是因为办公室的信息档案与资料大部分是指导性的，对各部门的工作和思路有针对性指导作用。在使用信息技术实现档案管理电子化后，可以通过搜索功能实现数据访问，为查阅档案资料提供诸多便利。

1.3 档案管理工作对文件资料的保护作用

做好办公室档案管理工作，可设置文件的完整访问权限，以保障文件资料的安全。

2信息化背景中文书档案管理存在的问题

2.1缺少完善的管理制度

事业单位在文书档案管理工作中管理的效果有待加强，由于一些事业单位在管理中采用传统的方式，使用纸质档案，需要经过手抄进行信息的保存。这种方式在管理中存在较多的缺陷，档案在时间的积累中会出现字迹不清晰或者查找不便等问题，影响了文书档案管理的质量。利用传统方式进行文书档案管理是当前一种常见现象，还有一些事业单位在管理工作中没有制定完善的管理制度，导致管理中存在漏洞和问题。由于文书档案管理的方式不科学、制度不完善，档案在管理中有着安全隐患，虽然一部分事业单位采用信息技术进行档案管理，但是由于缺少对档案安全的重视，导致档案中的重要信息可能出现泄漏，造成严重的后果。

2.2 容易导致档案资料缺失

雖然一些单位在文书档案管理中融入了信息技术，但只是简单扫描，有的直接销毁纸质档案，无法保障信息档案和纸质档案同步保存，容易导致档案资料缺失。

2.3人员变动与档案工作的交接存在问题

办公室档案管理工作即文件和档案的组合，它们既有区别又有联系、既有分工又有交叉。就目前情况而言，专职档案管理人员较少，档案工作在某种程度上难以实现规范管理和高效利用，人员变动时也难以保证档案工作的有效衔接。

3 加强计算技术在文件与档案管理中的应用措施

3.1 推动文书档案管理自动化

各级单位要结合具体工作出现的新情况，制定完善的管理计划，加强一线文书档案管理人员的知识培训，提升他们的综合素质，提高管理的信息化素养，改变以往的工作理念，提升文书档案管理的现代化水平。因此，各级单位要认真学习先进的管理理念，健全当前文书档案信息数据库，提升文书档案管理自动化，不断探索管理的新方法和新途径，积极寻求创新，为以后工作开展创造良好的条件。另外，管理人员需要从思想上加强对工作人员的引导，提升他们的思想意识，积极学习新的信息化管理知识和理念，统一专业用语，严格技术标准，利用先进的计算机软件，实现文书档案的收集、整理已经查询，在保证文书档案信息安全的前提下，提升文书档案管理的自动化水平。

3.2提升信息化管理平台建设，强化文书档案管理水平在文书档案管理的过程中，随着社会的不断发展进步，对于文书档案管理，也不能采取一成不变的管理方法，当然，也需要不断调整思想，认识到这项工作的重要性，才能更好地适应时代的发展。现代科学技术的发展，促使文书档案管理工作不断向信息化的方向发展。搭建信息化管理平台，实现对文书档案的科学管理尤为重要。根据实际需求的不同，最大程度地避免文书档案管理工作影响事业单位发展的现象发生，加大档案管理的执行力度，强化管理平台建设，使得文书档案管理工作最大程度地得到优化。

3.3 强化档案管理人员的业务培训

档案管理人员的水平与档案管理的质量和完整性直接相关。档案管理人员需对档案归档过程、整理、分类，纸质文件的编号、装订、归档和保管、借用等流程熟记于心、熟练于行。因此，档案管理人员必须具备文件管理知识和过硬的管理技能。除了在业余时间自学业务外，还需参加相关技能的培训，从而不断深化自身的档案管理知识和业务水平，确保办公室档案管理工作的顺利进行，减少文件采集、汇总、建档工作中的返工现象，保证文档管理的有序进行。

3.4 构建数据库系统

文书档案涉及到诸多内容，要在相应数据库系统中构建管理模块，对档案文件进行分类管理，保障档案文件的全面性和完整性。除此之外，要对准备归档的文件进行分类存储，为后期档案文件整理和检索工作奠定基础。创建数据库要保证格式规范化，明确档案类别，促使档案管理工作规范化、科学化、系统化。

3.5 建立综合档案文书存储模块

文书档案管理工作内容繁杂，需要构建预归档案管理模块和档案文化管理模块，其中文化管理模块可以对文件实现分类保管，让价值差异性较大的文件在不同的数据库中保存。工作人员可以对准备归档文件进行分类，为后期的整理收集和查询检索奠定基础。

总结

总之，最近几年，我国信息技术与计算机技术得到了快速发展，同时推动了我国档案管理工作的稳步前行，将计算机技术引入档案管理工作中可以实现档案管理工作的持续性发展。可以加快档案管理工作的信息化与现代化步伐，不但可以有效降低档案管理工作人员的劳动强度，而且也提高了档案管理工作效率，笔者认为计算机技术将会在未来的档案管理工作中发挥更大的作用，档案管理工作人员只有加强学习，努力掌握新型技术手段，才能胜任新时期的档案管理工作。

参考文献：

[1]陈炜美，陆龙星.企业档案管理工作与计算机技术应用研究[J].计算机光盘软件与应用，2014（1）：138-139

[2]严林，电子档案管理——计算机技术在档案管理中的应用[J].机电兵船档案，2010（3）：81-82