Office Excel软件在办公自动化中的应用探讨

2021-12-29赵丽玲

科学与信息化 2021年9期

赵丽玲

山西省大同市高级技工学校山西大同 037009

引言

办公自动化指的就是通过计算机网络系统、计算机技术与现代化办公相结合的一种更新型的办公形式，并有办公人员与这些设施构成服务于某一种目的的人机交互数据处理体系，是21世纪主要探究开发的先进技术领域之一——信息技术当中一个具有顽强生命力以及异常活跃的技术运用领域。跟踪以及结合国内外高新信息技术的进展形势，创建一个友好人际互动界面，具有安全保密措施，支持多种网络，维护以及扩充便捷，操控简单易学、技术高新的办公自动化体系，这对全方面进展办公自动化的含义极为重要。

1 计算机办公自动化概述

办公室的工作任务主要是处理各类文件，比如撰写、分发与接收文件等。办公自动化尚没有一个统一且标准的定义，泛指在办公室中，办公人员可以采用设备、技术等手段高效地完成办公业务。计算机办公自动化则表示在处理工作时，恰当地使用计算机技术，将人与计算机组成一种新型的信息处理系统，部分信息将由计算机系统处理，部分信息由工作者处理，从而达到提高工作效率的目的。比如，无纸化办公属于办公自动化的内容，将有形的信息变为数字化信息，几秒内就能完成信息传输，能够有效节省信息传输的时间。由于其在办公自动化领域内的广泛使用，而且现代化的办公设备与这些办公软件高度融合,实现了由实际操作人员与设备一起共同构建的“人机合一”信息操作理念，继而完成我们办公想达到的信息自动化管理目标，最终使公司经济效益趋向良好发展。随着市场环境对于办公自动化要求的不断提高，给这些工作人员提出了挑战，就业者现今只有不断地加强对于办公软件技巧的学习，才能更好地驾驭办公软件，充分发挥应用价值，使Office Excel办公软件在办公自动化中为我们工作提供更大的帮助，从而提高工作效率[1]。

2 Office Excel软件在办公自动化中的应用作用

Office Excel的全名是Microsoft Office Excel，这是Microsoft发布的电子表格软件，用于快速方便地处理和分析数据。Microsoft尚未停止Office Excel软件的更新和开发，从而使Office Excel软件的使用适应用户的习惯，从而形成自己的计算方式。Office Excel的最新版本是microsoft office microsoft office365。Office Excel软件通过直观的界面、卓越的计算能力和方便的图形显示，帮助实现以下目标：公司人事统计、日常管理事务、财务会计、市场营销产品分析、仓库管理产品分析、仓库流入量、生产管理生产、投资分析数据模型。Office Excel软件在所有行业都起着不可或缺的作用。Office Excel提供了一系列广泛的功能，使会计、股票预测、仓库管理等行业的员工能够轻松处理大量复杂的数据，不仅可以加快数据处理速度，还可以减少数据处理工作量，并根据年度报告以适当的图形方式显示业务增长情况。Office Excel软件可以从外部检索数据，简化数据之间的通信及数据输入。美国微软公司更新的每一代Microsoft Office Excel软件都越来越适应当今巨大且快速变化的数据量[2]。

3 Office Excel软件在办公自动化中的应用策略

3.1 数据存储软件在企业办公自动化管理中的应用

我们正处于一个大数据的年代，在日常办公过程中面对各种各样子的数据进行定性和定量的研究，从而掌握更多的有效信息。这要依赖于我们的Excel软件进行，因为他是简单式、傻瓜化的操作，对于大部分非计算机专业的职工来说更加容易上手使用Excel对有价值的数据进行采集、分析、比较和储存，通过Excel数据可以直观的图表的展现，更有利于我们对于信息的处理。数据存储是企业日常办公管理中不可或缺的一部分。如今，企业常用的数据存储软件有三类，三种存储类型各有利弊。第一，数据存储优点是易于使用，缺点是随后的数据分析和搜索很困难。第二，数据库的存储方式高效地节省了数据存储空间，便于数据的备份和分析。最后，它允许通过云、文件服务器进行存储，从而简化分类和组织。不同的数据存储软件具有不同的特征，每个特征在不同的时间和不同的位置起不同的作用。这意味着企业在选择不同的存储方法时必须做出正确的选择，以进一步推动企业的管理自动化[3]。

3.2 提高工作者信息素质水平

自动化网络办公室系统需要专业支持，无论您使用的是哪种技术软件。为确保管理和监督，有关人员还必须加强技能和工作经验，为文件数据的业务运营和安全奠定坚实的基础。大多数公司目前都在使用创新的控制技术和信息软件，这些软件高度自动化。因此，管理人员在执行管理任务时应注意促进企业计算机的自动化。要实现企业计算机的自动化构建，您需要通过学习和积累来提高网络自动化技能，从而使员工能够自动完成任务。

3.3 实现信息处理的自动化

信息处理阶段的办公工作内容较多且烦琐，会耗费工作者大量的时间，以至于有限的时间被用于烦琐的工作，抽不出太多的时间用于深度思考和科学决策。因此，信息处理方面，要想达到办公自动化的目的，则需要坚持快速、实用、安全三个基本原则。一方面，持续更新办公软件，优化办公软件性能。比如，市面上部分付费软件的办公功能十分齐全，如可实现批量处理图片和文件，能够节省不少时间。另一方面，采用信息加密制度提高信息的安全性。与此同时，随着计算机技术的进一步发展，信息处理的人为工作量将减少。比如，办公室人员的日常工作包括文件拟写，在未来可利用AI智能化系统分析以往稿件的风格和组成部分，几分钟即可生成初稿，再由人工修改。就好比阿里智能文案，几秒钟可写几万条文案[4]。

3.4 制作Excel图形报表

Office Excel软件不仅允许您将数据组织到表格中进行分析，还允许您基于表格中的数据生成图形报告。Excel档案中有许多图表类型，例如，条形图、折线图、饼图、面积图、散点图等。这些图表使用户可以更好地查看数据更改，从而不仅可以查看数据，还可以查看图表。最后一次汇总数据时，可以从数据分析中添加图形报告，该报告不仅包含文本，还包含图形报告，以说明分析结果。

3.5 重视网络系统的维护

自动化不断深入发展，工作效率的进一步提升也成为自动化办公系统的主要特征。但是在科学技术不断发展的今天，黑客也频繁应用各项科技手段，对各个企业内部的机密文件进行窃取，情况严重时还会使企业整体计算机系统完全瘫痪，使企业的损失进一步加重，为了确保计算机运作平稳、信息质量安全，需要加大外部维护系统的建设。数据库不但要对文字信息、文件信息、多媒体数据等展开存储管理，还要运用新一代保护系统，针对选取系统的安全性、可靠性等多方面要加以考量。在保证信息精准有效的条件下，应该对信息系统的安全性加以维护，在具体的实践操作期间，针对并不十分了解的软件系统，工作者应该杜绝应用，谨慎运用陌生软件系统。另外，还要重视防火墙设计环节，如若发现计算机中含有异常软件程序，需要在运用之前对其展开安全检验，提高防范工作的效率，有效规避信息外漏、系统瘫痪等不良情况的发生[5]。