机关事业单位档案管理工作存在的不足及对策研究

◇内江市第二社会福利院 罗 飞

档案管理工作是机关事业当中必不可少的一项重要工作，可以为机关事业单位各项工作的开展和制定发展决策提供重要的参考依据。为了更好地使档案管理工作服务于机关事业单位的发展，本文从机关事业单位档案管理工作的重要性入手，在分析了机关事业单位档案管理工作中存在的不足的基础上，就如何进一步加强机关事业单位档案管理工作提出了几点自己的见解，以供参考。

1 机关事业单位档案管理工作的重要性

一方面档案能够为单位的日常管理工作、重大历史活动提供真实可靠的查考依据，另一方面能够为机关事业单位改革与发展、领导者科学正确决策提供有效依据，同时当单位面临法律问题时，也可作为重要的法律凭证。档案管理工作是否能够优质、高效开展直接关系着机关档案管理工作各项工作的开展质量和效果。因此，在高速发展的新时代下，要想让档案管理工作更好地服务于机关事业单位各项工作的高质量开展就必须在工作实践过程当中积极探索，及时发现档案管理工作当中存在的不足，并在第一时间做出科学、合理的调整与优化改进方案，进而有效推进机关事业单位健康、稳定、持续、优质高效发展。

2 机关事业单位档案管理工作存在的不足

（1）单位对档案管理工作重要性认识不足。客观上由于档案管理工作不能为单位带来直接的经济效益，单位领导者往往将工作重心偏向于更容易产生成绩的业务工作和与考核直接挂钩的行政工作，在思想上想当然认为档案管理工作仅仅是对资料的收集、治理和存档等，没有对其引起足够的重视，从而造成档案管理人员配备不足、投入不足，进而引发由于档案管理工作专业化水平不够高，服务质量比较差，影响了机关事业单位其它各项工作的顺利、高效开展。

（2）档案管理制度不健全。管理制度就是顺利、有序开展一切工作的基础和前提，任何一个单位的良好运转和发展都离不开科学、合理的规章制度的约束与指引，机关事业单位也是如此。就当前的实际现状情况来看，有部分机关事业单位在关于档案管理工作开展相关制度的制定方面存在着忽视和欠缺的地方，存在着一些弊端和漏洞，有待于进行完善与优化改进，档案管理制度不够健全，无法跟上机关事业单位发展的步伐。比如：制度内容与档案管理工作实际情况存在差异；档案资料内容没有及时进行更新与补充；档案管理制度约束力不足，缺乏应有的精细化分工和问题责任追究机制等。这些因素造成档案管理人员工作态度不端正、责任落实不到位，归档不及时、归档资料不齐全，从而影响了机关事业单位档案管理工作开展的有效性。

（3）管理人员从业素质不高。档案管理工作属于一项对精细化程度要求比较高、对工作人员专业性要求比较高，同时对工作人员职业素养要求比较高的工作。但在大多数机关事业单位中，档案管理人员大都由老弱职工担任，多数单位只能实行兼任，且档案管理人员的流动性很大，这导致档案管理人员从业素质不高，给档案的管理和利用带来一定的风险。主要表现在：一是管理人员没有对档案管理这项工作引起应有的重视。档案管理工作人员对档案资料管理的重要性、意义和价值认识不足，专业性不够，责任意识不够强，从而导致档案管理工作在执行上出现了比较明显的随意性现象；二是档案管理专业能力不强。如今，通过科学技术与业务工作的融合来提高业务工作的质量和效率已经成为一种常态化现象。但是档案管理工作在这方面表现得比较迟缓，档案管理工作人员在履职过程中缺乏与时俱进的思想和自主创新发展的意识，从而导致其专业化水平逐渐与时代落伍，与单位落伍；三是主动服务意识不高。服务意识与档案管理工作人员的责任意识和职业素养具有极大的关系。当前不少机关事业单位档案管理工作服务人员的工作积极性不够高，责任意识不够强，对工作细节不够重视，存在着履职过程粗枝大叶的现象，这在很大程度上影响了档案管理工作应有功能和优势作用的发挥。

（4）硬件设施配套不到位。如今，信息技术已经成为人们工作中必不可少的重要组成部分。同样信息技术在档案管理工作中的有效应用也是一种必然发展趋势，并且当前很多单位的档案管理工作早已经实现了信息技术与传统档案管理工作的融合。但有的机关事业单位仍没有跟上时代发展步伐，比如部分机关事业单位的档案库房还存放了其他资料，没有独立分开，档案的安全和保密工作存在漏洞。这在很大程度上影响了档案信息化建设的进程，阻碍了档案管理工作改革与创新的步伐。

3 加强机关事业单位档案管理工作的对策

（1）提高对档案管理工作的重视程度。思想认识程度决定行为执行力度。因此，要想提高档案管理工作质量必须首先在思想上对该项工作引起足够的重视，真正深刻认识到该项工作的重要性和开展意义及价值。一方面必须积极树立党管档案的思想意识。相关主要负责人员要积极担负职责，强化档案管理工作人员责任意识和现代化专业化水平，全面提升工作质量和效率。二是单位主要领导在充分认识到做好档案管理重要意义的基础上，还要明确分管领导具体抓，指定专人负责，把如何做好档案管理工作具体落实到实处。另外，对工作人员进行及时的思想指导和相关法律法规的教育培训，不断强化其责任意识和档案法律意识。

（2）建立完善档案管理制度。一是要积极学习、研究我们国家所制定的关于档案管理工作的新政策、新法规以及新条例等，并及时运用到工作当中。二是必须结合自身单位档案管理工作开展实际情况，紧密结合科学法律法规以及相关政策，构建一套符合本单位档案管理实际情况的档案管理体系。

（3）提升档案管理人员素质。机关事业单位要重视档案管理人员的选拔，考调档案专业技术人员从事档案管理工作，有条件的单位档案管理人员实行专职。要对现代化专业化档案专职人员的培养引起足够的重视，同时还要积极做好本单位的档案管理专业化、职业综合素养等培训工作。有条件的单位，可以让档案管理人员定期接受档案业务知识的在职继续教育。在不断学习的过程中，提升管理人员业务能力，增强责任心，实现档案管理水平质的飞跃。

（4）实现信息化建设软硬件的合理匹配。作为新时代下的机关事业单位要跟上社会发展的步伐，在信息化建设方面要投入足够的资金来实现计算机软件与硬件的合理匹配，只有这样才能够将档案管理信息化建设的作用充分有效地发挥出来，才能够使其更好地服务于机关事业单位的各项工作，才能够实现机关事业单位在运营过程中的整体提升与发展。

4 结语

综上，做好档案管理工作对于机关事业单位发挥主体作用，履行社会职能具有极其重要的意义。档案管理工作现代化进程中存在的认识偏差、制度不健全、人员素质不高、软硬件配套不到位等问题，需要各单位依据自身实际情况，顺应档案管理工作的发展趋势，不断探索档案管理工作的改革与创新，加大档案管理软硬件投入，完善档案管理制度，培养高素质的可持续发展的档案管理人才，促进档案管理工作质量逐步提升，为机关事业单位在新时代谋求更好的发展提供基础性保障。