高校评估类专题档案管理实践探索

刘帅伟

高校专题档案是高校在重大专题活动中形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录[1]115。当下，全国高校第五轮学科评估即将启动，中共中央、国务院也在2020 年10 月印发了《深化新时代教育评价改革总体方案》，一时间“高校评估”迅速成为网络热搜词汇。高校评估是高校上级主管部门对高校教学、科研、学科、专业等主要活动水平进行的客观评价，通过评估“以评促建、以评促改、以评促管”，从而切实提升高等教育办学水平和质量。

一、高校评估类专题档案的内容和特点

高校根据《高等教育法》《国家中长期教育改革和发展规划纲要》《深化新时代教育评价改革总体方案》《高等职业学校设置标准（暂行）》和《普通本科学校设置暂行规定》等相关文件的要求，结合学校工作实际，收集整理相关材料以供评估。迎评材料以学校在办学过程中形成的原始材料为主体，以历史档案以及能证明各项评估指标的其他材料为补充，共同构成完整的评估支撑材料[2]22。评估的科学性和严谨性要求该材料具有自身的完整性和系统性以及档案材料的真实性、准确性、凭证性等特点。材料的形成往往以临时成立的评估办公室为主导，其他相关职能部门积极配合，档案管理部门为指导，按照评估指标体系的要求进行收集、整理、编目、装盒，提供给评估专家查看。以2015 年本科“学院”升格“大学”为例，其评估材料主要包含反映学校办学规模的在校生情况材料、学科与专业建设情况材料、师资队伍建设情况材料、反映教学科研水平的各项材料、基础设施建设情况材料、办学经费情况材料、领导班子建设情况材料以及学校的特色办学和专家要求查看的其他材料。

二、高校评估类专题档案规范化管理的意义

1.高效、快速、准确地提供评估支撑材料的需要。档案规范化管理是以标准的要求和程序对文件资料进行的科学高效管理，档案管理的方法是经过实践检验的一套科学、高效、完善、可行的管理方法，通过对评估材料的规范化管理能及时、准确、系统、快捷地满足利用者各个方面的要求，提高办事效率。为全面反映学校在办学过程中取得的成果，满足证明评估指标要求，评估材料往往涉及学校的各个部门和方方面面，且要在规定的时间里准确、精炼、规范、有序地展示给评估专家，以便专家能全面系统地了解学校的各项工作状况。在规定的时间里查找不到所需要的材料就可能造成缺乏材料的情况，从而使得个别评估指标无法满足教育部的要求而造成工作的失败，使学校投入的大量人力、物力、财力等因为评估材料在关键时候查找不到而毁于一旦。因此，对材料的规范化管理能确保高效、快速、准确地将材料提供给专家查看，提高评估工作的效率。

2.高校能否成功完成评估工作的重要保障。高校评估专题档案来源于学校办学过程，是学校办学历史的真实客观反映，是评估专家进行评估的重要依据。档案的规范化管理要求材料来源于高校教学管理的实践，必须是学校发展过程的真实记录，能完整准确地论证评估指标，是具有重要的依据和凭证作用的一手材料。收集准确、完整、规范的评估材料是保证高校评估成功的重要保障，往往直接决定了专家的评估结果。规范化的管理能使材料准确无误、真实客观、有序规范，完整地反映评估指标体系的内容，使评估过程更有可信度和说服力。另一方面，评估材料中有一部分本身就来自于学校的历史档案，是学校历史发展的真实记录，也是支撑评估工作最有力的证据。

3.见证学校历史，再次提供利用和检验学校档案管理水平的重要途径。高校评估对高校来讲是重大事件，根据高校档案管理的要求，学校重大事件的档案应该归档保存，评估材料应根据重大活动档案收集的相关规定进行收集、归档、管理。高校评估结束后，对于评估成功的高校而言，材料作为见证学校重大历史进程的真实记录，是学校档案信息资源的重要组成部分，具有重要的保存价值，也能为其他需要的高校提供一份可以借鉴的完整材料。对于评估失败的高校而言，该材料则是学校再次进行评估的重要经验和教训的总结，为后续工作的成功提供宝贵的历史经验。同时，评估材料的规范化管理也是学校管理工作水平的一个体现，从侧面反映了学校教学水平和档案管理水平的高低。因此，应该规范此类文件的归档管理。

三、高校评估类专题档案管理的思路

1.确定材料的指标体系。高校评估是评估专家以规定的评估指标体系为依据，对学校的各方面建设进行的全面评价，因此必须认真学习教育部相关评估文件精神，熟悉评估指标体系，深刻领会评估的内涵，将材料指标对照评估标准来设置，做到和评估标准一一对应[3]56。对于学校特色建设项目，即使指标体系中没有涉及，也应做好相应的收集，以备专家查阅。对于没有经历过评估的学校而言，为确定材料指标的有效性和准确性，除认真学习上级制定的评估标准外，有条件的学校还可对参与并通过评估的高校进行调研，从中汲取经验，结合上级评估工作最新的文件精神，确定出准确的评估支撑材料指标。以我校升格大学为例，为确定准确全面的评估材料指标，学校领导小组在深入学习教育部设置的评估指标的基础上，全面考察了已经通过评估的兄弟院校材料指标设置情况，确定了一级指标：办学规模、学科与专业、师资队伍、教学科研水平、基础设施、办学经费、领导班子，然后根据一级指标所包含的内容设置二级指标，再根据二级指标的内容设置细化三级指标，使设置的指标体系能全面准确地满足评估的要求。

2.对评估材料进行收集。高校评估是学校发展历史上的重大专项事件，所需评估材料涉及学校的多个部门和方方面面，在评估的筹备阶段，就要对文件材料的收集提出规范的要求。学校应该成立专门的工作领导小组，制定出评估材料收集的具体方案，负责材料的收集和整理工作。档案馆作为学校历史经验的保存者，更应主动参与到评估工作中去，可指派专职人员全程参与，掌握情况，提出归档要求，指导材料的收集立卷，切实做好材料的建档、档案材料的进馆和监督指导工作。以我校为例：我校在2015 年参加了大学的申报工作，学校成立了升大办公室，全面负责升大评估材料的筹备工作，并指派档案馆全面负责材料的收集、整理、立卷工作。材料一部分来自于学校的历史档案，另外一部分来源于学校现实办学的工作实践，收集时应注意材料的完整性、准确性和真实性。对复制于学校历史档案的支撑材料，要在材料首页打上原始档案档号标识，以便在需要原件时快速找到。档案馆的参与保证了材料收集的及时、完整；另一方面，档案馆直接参与建档能确保档案材料的规范、准确和完整，并为评估后档案材料的及时归档奠定基础。

3.评估材料的编号、组卷和装盒。评估材料收集完成后，为了固定好单个文件在整个评估支撑材料体系中的位置，首先应对评估材料进行编号。编号时遵循简洁明了的原则，可用常规的表示层次关系的短小精悍的数字或符号表示，以方便评估专家及材料管理人员查阅。如无特别要求的情况下，可直接按照评估指标体系本身的编码规律，按照一级指标、二级指标、三级指标或多级指标的要求，用分层级管理的编号模式对支撑材料进行编排，依据事先确定的评估指标分别将相应的评估材料“对号入座”。编号完成之后，即可对材料进行组卷，组卷前应根据评估工作的需要并参照文书档案的立卷要求，将文件材料按照一定的规律排好顺序，然后编制好案卷封面、卷内文件目录、备考表和页码进行装订。值得注意的是，支撑材料的案卷名称应以其所对应的一级、二级、三级或其他指标的名称进行命名，案卷之间排列顺序要与各指标之间的逻辑排序相一致，卷内文件材料的排列顺序与相应指标子类目排列顺序一致，既能保持材料形成的自然规律和有机联系，又能反映出一个独立工作的全过程[4]74。支撑材料组卷完成后应装盒，并在盒子脊背和正面打印上案卷名称、对应的评估指标代码以及在总卷数序列中的位置号，以方便查找利用。

4.编制《评估材料目录》。《评估材料目录》是评估专题材料的纲领，通过该目录可以快速查找到所需要的材料，目录应分类清晰、体系完整、查找方便快捷，能全面准确地涵盖评估指标的全部信息，让利用者通过目录快速查找到相应的支撑材料。其编制主要依据事先确定的支撑材料的分类指标，应做到和支撑材料的分类指标一一对应，和每份纸质档案编码一致，与装盒的编码一致，并细化到文件级标准。以我校学院升大学评估材料目录编制为例，首先根据支撑材料指标确定目录指标，如一级目录“专业设置”、二级目录“本科专业设置”，在二级目录下按照专业设置时间的先后顺序，将各个专业设置的相关支撑材料一一罗列，对应其所在支撑材料中的卷次和页码，使专家能根据《评估材料目录》所提供的信息快速查找到所需材料在支撑材料中的位置。

5.评估结束后的归档管理。评估工作结束后，评估办公室应及时将评估材料移交档案管理部门，档案管理部门应对材料的完整、准确、系统情况进行检查，并对材料进行归档保存。从已有的经验来看，部分高校评估办公室在评估结束后没有及时将材料移交档案管理部门，而是自行临时存放，由于其没有专业的保存条件，极易造成材料的缺失。高校评估对任何一所高校都是头等大事，材料具有完整性、成套性和系统性的特征，凡是对今后工作有参考利用价值的评估材料都应归档保存，绝不能为避免材料的重复，而将所有材料打乱，取出和学校历史档案重复的那部分，破坏评估材料的完整性、成套性和系统性。高校评估作为学校的重大活动，其产生的材料可参照学校重大活动档案管理制度进行管理将材料归入到相应档案类别之内，依照编制支撑材料的顺序确定流水号，评估材料的保管期限应视其使用价值分别确定为永久、定期或长期保存。同时，在评估过程中往往伴随着支撑材料也会产生一部分电子文件，也应将此文件作为学校档案材料的一部分，根据电子文件归档的要求进行归档保存，以确保评估材料归档的完整性。

高校评估作为高校提升自我办学水平的重要途径，近年来已被教育部作为一项长效机制，每年组织专家对申报高校进行各种评估。高校评估支撑材料作为专家考察申报学校各项办学指标的依据，在一定程度上决定了评估工作的成败[5]47。从材料的形成和最终去向来看，应该作为学校专题档案的一部分，纳入规范化管理的范畴。高校评估类档案的管理是一项系统性的工作，高校应该建立专题档案科学化的收集管理机制，全面指导评估材料的收集和管理。材料形成部门和档案管理部门都应明确职责，在评估的初期阶段就应制定评估支撑材料规范化管理的相关工作措施；评估的过程中，应加强材料的收集；结束后加强科学管理，积极推进材料的规范化建设，服务于学校各项工作。