公共档案馆档案信息服务体系构建研究

段华梅

进入信息时代，信息资源逐渐取代物质资源，成为社会发展的新动力。社会公众更加重视信息，积极获取和利用信息资源已成为新趋势。我国公共档案馆储藏着丰富的档案信息资源，如何提高档案信息资源的服务水平，更好地满足人们日益增长的信息需求，成为档案服务社会研究的重点和热点。本文以公共档案馆档案信息服务系统构建为切入点，结合当今档案信息服务的发展实际，利用SWOT 方法对档案信息服务问题展开研究，以提高公共档案馆档案服务水平，更好地满足社会公众对档案信息资源的利用要求[1]。

一、我国公共档案馆信息服务概述

1.公共档案馆的含义。公共档案馆的形成有较长历史。18 世纪90 年代，法国发生资产阶级革命，之后国民会议颁布《国家档案馆条例》。《条例》规定档案馆每周对外开放3 天，档案可免费利用。19 世纪30 年代，英国颁布《公共档案法》，并于1854 年成立公共档案馆，由此产生世界上第一个公共档案馆[2]。20 世纪80 年代，我国引入公共档案馆理念[3]。由于档案信息需求的增加，国内逐渐加快对公共档案馆的建设和研究，可以说我国的公共档案馆从引入到研究发展都基于我国的基本国情，无论是从其涵义还是特征上，都具有较强的“中国特色”。对于公共档案馆的概念，国内学者对其解释甚多，如宗培岭认为，公共档案馆是文化机构，能全面且准确地提供档案信息。这些信息涵盖社会发展的基本面貌，能在不同媒介中相互传递公共信息资源。李国庆认为，公共档案馆的本质是提供全面档案信息，使公民利用馆藏档案信息资源[4]。综上，学界对我国的公共档案馆一般界定为：由国家建造和管理的，以不同方式向党政机关、社会群体等提供在法律规定下的档案信息资源的服务与利用，具有公共性的档案信息服务性质的国家各级综合档案馆[5]。

2.公共档案馆的特征。与相关档案馆相比较，我国公共档案馆总体上呈现四个特征：其一，设立的政治性。具体体现为国家保存的档案首先保证国家的政治利益。档案资料是国家建设发展的历史记录，也是国家领导政治决策的参考资料。其二，馆藏资源具有广泛性。传统综合性档案馆之前只接收党政机关和企事业单位的档案文件，主要服务于党政机关。现在，公共档案馆更加注重公众的档案利用需求，如个人档案、婚姻档案、房产档案等。其三，服务的公共性。一方面，公共档案馆作为社会公共机构，将社会公众视为平常档案信息利用与服务工作的对象；另一方面，档案资源是社会的公共资源，需为全体公民所共享。其四，文化的传承性[6]。我国公共档案馆作为国家科学文化事业机构，其任务是为社会、国家和民众保存历史和传承文化。在档案资源整合建设中，不但要考虑学术研究与实际工作的不同要求，还要重视社会民众对档案文化传承的不同要求，以满足社会各界不同层次的档案利用需求。

3.档案信息服务的概述。档案事业的基本职能是档案信息服务，档案信息服务是实现档案价值、开发档案信息资源的重要方式。档案信息服务是一种社会信息服务，它以档案信息资源为内容，采用各种有效方式，向社会公众提供档案信息。档案信息资源提供的服务，是为解决经济建设和社会发展问题而提供的档案信息服务活动。此外，公共档案馆还具有服务范围广泛、服务方式多样的特点，如档案信息搜集、检索、整理，档案查阅、展览、编研、咨询，数字档案在线查阅、展示、复制，以及新媒体档案信息推送等，因而具有服务内容综合化、服务手段简便化、服务范围广泛化的显著特征。

二、我国公共档案馆信息服务SWOT 分析

SWOT 分析，就是将与研究对象密切相关的内部优势、劣势，以及外部机遇和威胁等，通过调查列举出来，用系统分析的思想，把各种因素相互匹配加以分析，从中得出一系列相应的结论。在SWOT 分析中，S（strengths）是优势，W（weaknesses）是劣势，O（opportunities）是机会，T（threats）是威胁。运用这一方法，可以对研究对象进行全面、系统和准确的研究，从而根据研究结果提出发展战略、计划以及对策建议。我国公共档案馆信息服务SWOT 分析如下。

1.优势。公共档案馆档案信息服务的优势在于：有规范的档案管理体制、工作制度，完善的基础设施，多样化的档案服务方式，专业的档案工作人员等。以昆明市档案馆为例，该馆成立于1959 年8 月，在编人员45名，其中，研究生4 人、本科28 人、大专 4 人、高中 1人，大专以上学历职工占职工总人数的80%。现有档案库房6400 平方米，业务办公用房4600 平方米，设有档案查阅大厅、现行公开文件查阅中心、档案信息中心、档案寄存中心、档案鉴定整理中心、档案抢救保护中心、档案目录中心、档案保管基地、爱国主义教育基地等。除历史档案外，保存有1949 年以后形成的档案170个全宗，255265 卷、526618 件。此外，还有印章档案1097 枚，以及部分奖状、证书、锦旗等实物档案。2009年在全省率先晋升为国家一级档案馆，成为西部第一批通过测评的国家综合档案馆。得益于良好的综合建设条件，公共档案馆能够以查阅、复制、展览、编研和网站利用等线上线下方式，为社会各界提供普遍、均等的档案信息服务，档案信息服务能够惠及社会各界与全体公民，满足不同层次的档案利用需求。

2.劣势。公共档案馆存在的主要问题有：体制建设未完善，运行机制效率低；思想观念滞后，共享意识薄弱；行业标准尚未统一，法规建设有待完善；数字资源建设还不能满足利用需求；人才建设落后于档案馆发展需求等。如在档案服务理念方面，目前我国公共档案馆服务发展有很大进步，但是实际服务工作还停留在传统的“等客上门”或“面对面沟通”等被动的服务方式上，没有主动研究用户需求，档案服务工作无法融入公众生活。在资源建设方面，还存在馆藏主体单一，馆藏门类匮乏；档案的开放无法满足公众的利用需求；数字档案信息建设状况不容乐观等问题[7]。在档案网站利用方面，大部分档案网站主要以政务信息、工作动态、领导活动等为主，档案信息总体呈现为：政策指导类约占30%—40%、信息服务类约占40%—50%、互动类占10%—20%[8]，公众需求的档案信息内容严重不足。

3.机遇。随着党和国家对档案馆公共服务的重视、档案信息化的发展，以及公众对档案信息利用需求的增加，我国公共档案馆档案信息服务建设迎来了机遇。如在方针政策方面，2008 年国家颁布了《中华人民共和国政府信息公开条例》。《条例》规定：“各级人民政府应在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”2012 年7 月11 日，国务院颁布了《国家基本公共服务体系“十二五”规划》，将基本公共服务体系建设列入国家规划[9]。公共文化服务体系的构建重新定位了公益性文化事业的价值导向，而具备原始记录性特征的档案信息是全社会最为重要的文化财富之一[10]。2016 年12 月，全国人大常委会通过了《中华人民共和国公共文化服务保障法》。这部法律明确指出，要“加强公共文化设施建设，完善公共文化服务体系，提高公共文化服务效能”[11]，为我国公共档案馆档案服务工作的快速发展带来机遇。

4.威胁。随着信息化、数字化建设的发展进步，社会公众对于档案信息服务的需求在不断增加，具体表现在：其一，服务更广泛而精准。社会公众的档案利用需求逐步展现出多样化、个性化和精准化的趋势，而公共档案馆多以传统、固化的方式提供利用档案信息，二者之间存在的差异性阻碍了档案信息利用服务工作的发展。其二，信息服务形式更多样。以往档案信息服务多以文字和图片信息为主体，随着信息化的发展，人们对其他形式如语音、视频、动画、超链接等更为生动和多样化的信息服务需求大量增加。其三，突破时空限制。随着网络、数字技术的发展，社会公众更趋向于获得即时、便捷的档案信息服务[12]。面对社会公众多样化档案信息需求的挑战，档案馆存在的诸多问题，如服务理念落后、资源建设滞后、利用方式陈旧、服务范围狭窄，以及档案人员素质差异等，都阻碍了档案利用工作的发展，对公共档案馆的档案信息服务带来了威胁与挑战。

三、公共档案馆档案信息资源服务体系构建

关于档案公共服务体系，彭枝芳定义为：与档案馆公共服务相关，内容协调、结构合理、功能健全的一个整体，涵盖公众档案需求、档案法制、档案资源、服务方式、档案馆自身建设等要素，是档案馆为服务社会公众、适应社会发展而建立的综合服务体系[13]。为充分发挥公共档案馆服务功能，建议从以下几方面构建档案信息资源服务体系。

1.贯彻落实方针政策，树立档案服务理念。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“档案日益成为国家基础性战略资源；档案工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样，地位和作用越来越重要。”基于档案工作在国家治理、经济文化建设等方面的重要作用，建议公共档案馆档案服务部门和工作人员贯彻落实党和国家有关档案开发利用的方针政策，树立服务国家、社会和公众的理念，改变过去被动服务、固化服务等模式，搭建公众档案利用互动平台，以用户利用需求为导向，创新服务方式，采用新技术手段，为社会公众提供更为主动、形式多样的档案信息服务。

2.研究实践工作案例，借鉴服务工作经验。公共档案馆是一个公益性的文化事业机构，受到党和国家的高度重视，如何响应党和国家的档案服务方针政策，开发档案资源、服务国家治理，以及满足社会公众对档案信息资源的利用需求，已经成为亟待解决的重要现实问题。我国相关档案部门在建立档案服务体系方面进行了有益探索，并取得显著成果。以辽宁省庄河市吴炉镇档案部门为例，吴炉镇档案部门在档案服务工作方面设立档案服务窗口，健全档案反馈制度，开通档案服务热线，以及创新档案管理模式等，全面推进了档案服务工作的发展，为吴炉镇经济发展和社会稳定提供了大量的档案信息资源支持[14]。又以深圳市档案部门为例，深圳市档案部门为更好地发挥档案服务职能，采用整合档案信息资源、围绕社会热点挖掘档案史料、举办档案展览、积极开展现行文件的查询利用，以及推进数字档案馆建设等方式，在为社会提供档案信息公共服务方面取得了显著成果[15]。学习借鉴这些实践案例，有助于吸收有益经验，拓展建设思路，推进公共档案馆档案信息资源服务体系建设工作的发展。

3.开展档案治理工作，建立档案服务体系。关于档案治理的内涵，徐拥军认为，从西方治理理论来看，档案治理是指档案部门、社会组织和公民个人等多个主体协同合作，基于一定的行动规则，共同对档案事务进行科学、规范管理，实现档案领域善治的活动和过程[16]。为做好公共档案馆档案服务工作，建议开展档案治理，整合档案馆、社会组织和社会各界力量，推进档案工作改革，全面构建档案服务体系。其一，构建保障机制。一是从方针政策、工作开展、执行机构、资金投入、服务方式和时间要求等方面规划发展公共档案馆档案服务工作。二是通过档案培训、新技术人才引进等方式，开展人才队伍建设，为做好公共档案馆档案服务工作提供人才保障。其二，建立工作制度。工作制度建设就是要从档案收集、整理、鉴定、保管和统计等方面建立档案实体管理制度，从查阅制度、借阅制度、编研制度、利用规定和在线服务等方面构建利用制度，形成档案工作制度体系，开展公共档案馆档案服务规范化与制度化建设。其三，明确服务目标。即贯彻落实习近平总书记国家治理方针及党和国家档案开发政策，以国家政治、经济、社会、文化和生态治理，以及社会公众档案利用需求为目标，构建公共档案馆档案服务目标体系，以更好地为国家、社会和公众提供档案信息资源。其四，整合档案资源。为服务国家治理和社会公众，建议公共档案馆在征集保管国家档案的同时，加强婚姻档案、居民医疗保险、家庭档案、健康档案等与大众生活、工作和学习相关的档案资源建设，整合相关档案资源，为社会各界提供各种档案信息服务。其五，创新服务方式。2014 年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》。《意见》提出：“逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息上传到平台上，真正建立起方便人民群众的档案利用体系。”[17]为此，建议在编研、展览等传统档案利用方式基础上，采用电视、网络、新媒体等多种形式和手段，创新服务方式，为社会各界提供多样化、个性化和常态化的档案信息服务。

随着社会的发展进步，政治民主、社会和谐、精神文明已成为人民日益增长的美好需要，档案馆作为社会化公共服务机构，加强馆藏资源建设，以信息服务为核心，以社会各界群众需求为目标，开展档案治理，构建档案信息资源服务体系，提升服务能力，对更好地为国家、社会与公众提供档案信息服务有重要现实意义。