高校机构知识库在学术档案管理中的应用

李 琴 左瑞玲 张海芸 王 鹂

一、引言

学术档案的概念并无权威定义，一般认为是学术活动中产生的各种成果记录[1-3]。由于科研档案很多具有学术性，易造成学术档案与科研档案混淆。学术档案比科研档案的范围更广泛，包括已经公开发表（或发布）和未公开发布（或发布）两大类：已公开的包括期刊论文、会议论文、专著、专利说明书、学位论文（部分未公布）等；未公开的包括技术报告、实验记录、教案课件、学术讲座ppt、讲演稿件、调查分析报告、各类研究手稿等。国际上对学术档案的收集非常重视，哈佛大学的档案馆就收藏了三百余年的学术档案，保藏有哈佛大学历年出版的全部书籍及其手稿，哈佛大学的教授在退休或逝世后，可将他—生的文稿交到档案馆永久保存[4]。我国对学术档案的收藏目前还很不充分，一方面是因为机构对学术档案的重视不够，另一方面是学术档案数量庞大，档案管理部门缺少充足的人力和空间来收集、加工、整理、保存学术档案。近些年，很多机构完成了数字档案建设，学术档案的收藏量已经不再受空间限制，但是受制于档案管理制度和习惯的影响，学术档案的收藏范围仍旧偏小，很多有价值的学术档案没有进入数字档案系统。近几年，机构知识库的建设已经比较普及，恰好为学术档案的收集提供了条件。机构知识库是收集并保存机构成员创造的知识资产的仓储系统[5-7]。无论是已经发表的学术成果，还是研究过程中的点滴思想记录，都可以存放到机构知识库中，进行规范化的展示，并可与同行分享。因此，机构知识库为学术档案的存储、展示、查找、应用提供了条件，这恰好弥补了档案馆收藏学术档案不完整的缺陷。

二、高校学术档案类别和收藏现状

高校的学术档案目前没有集中收集和管理的单位，而是分散收藏在档案馆、教学管理部门、科研管理部门等不同机构中，很大一部分学术档案仅留存在学者个人手中。随着存储设备老化、电脑更新、办公室的迁移等，学者手中的学术资料往往散失，无论是纸质资料还是数字型资料，均可能永久丢失。按照学术活动的类型，学术档案可以分为科研档案和教学档案两大类。科研档案一般保存在科研管理部门，如高校的科技处。教学档案一般保存在教学管理部门，如教务处、研究生院。档案馆对重要的科研档案和教学档案都有收藏，但是对于著作、论文等很多学术档案不进行收藏。无论档案馆、科技处、教务处、研究生院，都侧重于管理档案的收藏，侧重管理过程的记录，而非学术内容，对学术性较强的很多资料并没有进行完整的收藏。

1.科研档案收藏情况。科研档案，即科学技术研究档案，是在基础研究、应用研究和开发研究等自然科学技术研究活动中形成的科技档案。人文社会科学领域中所产生的一些学术研究档案，也按照科研档案来管理，所以本文中所说的科研项目包括人文社科领域的研究课题。按照国家科学技术委员会、国家档案局的规定，科研档案一般包括五类，分别产生于科研项目准备阶段、项目研究阶段、项目验收阶段、科技成果奖励申报阶段、科技成果推广应用阶段。每个阶段的学术档案收藏情况不同，都会有些有价值的学术档案没有列入收藏范围。

（1）科研项目准备阶段。档案管理部门一般只收藏正式立项的科研项目档案，包括申请书、任务书、委托书、开题报告、合同等文件，如国家自然科学基金项目，科研管理部门会完整留存从立项到课题结束的全部项目管理档案。对于提交立项申请却未批复的项目，则不存档，很多自主开展的课题研究，虽然具有较高学术价值，对后续开展同类研究具有很强借鉴意义，但是科研管理部门并不留存。这类自主研发的项目产生的学术档案，并无存缴的地方，机构库的建设为这类学术档案提供了统一的存缴和管理平台。

（2）项目研究阶段。科研项目研究阶段会产生大量学术资料，都是具有重要学术价值的原始记录，是值得收集的重要学术档案资料，包括实验设计、实验过程分析、实验报告、各种设计文件和设计图纸、调查资料、各类图形、数据资料等。这些学术资料大部分都没有被档案管理部门收藏。在各个阶段产生的学术档案中，项目研究阶段散失的资料最多，而其价值往往也是最大的。因为这阶段的学术档案反映了学者们的科学研究的实践，既有失败的教训也有成功的经验，参考这些学术档案，可以使后续相关研究少走弯路，节约研究成本与时间。

（3）项目验收阶段。验收阶段的学术档案往往是系统的成果描述，包括项目结题报告、项目验收报告、课题成果鉴定材料、论文、专著、专利申请材料等。项目验收往往需要专门的机构来组织，大部分资料都会归档留存。有些高校是科研管理部门存档，有些高校则是档案馆存档。但是也有一些高校没有留存验收报告，只存档了验收表、鉴定书等程序性文件，最有学术价值的研究报告却没有得到系统收藏与管理。

（4）科技成果奖励申报阶段。科研成果完成后，优秀的成果往往会参加成果奖励评审，产生成果奖励申报材料，包括奖励申报书、奖励证书、专利证书等证实成果水平的学术档案，这类档案可以证明成果的学术层次，却不一定能提供详细的研究内容。这类学术档案的收集覆盖面往往比较完整，但是内容未必完整，证书类一般都有存档，但是报告却大多缺失。专利说明书在专利局可查全文，但是机构内部未必有存档。

（5）科技成果推广应用阶段。推广应用阶段会产生应用方案、应用测试总结分析、扩大生产的设计文件、推广实践的工艺文件、成果转让合同等。这类档案的学术性低，但是有些档案也具有很强的学术参考价值，部分档案会在科研管理部门存档，有些生产相关文件会在应用单位存档。这类档案总体保存不系统、不完善。

2.教学档案收藏情况。教学档案是在教学管理、教学研究、教学实践等教学活动中产生的各类学术记录，包括教学大纲、教案、教学研究分析报告、课程相关调查报告、教学课件ppt、教学视频、教学软件等[8]。教学大纲、课程总结等文件一般保存在教务处，教案、教学课件、教学视频、给学生准备的补充学习材料、教师在教学中的研究与思考等，则大多保留在教师个人手中。随着新的课程开设，授课老师接受新的教学任务，很多教学相关的资料丢失，未能保留下来。

（1）教学管理过程中的档案。教学管理过程中会产生教学大纲、教学研究课题申报总结等档案资料。这些都具有一定的学术价值，一般由教学管理部门归档，资料保存比较完整。

（2）教师教学过程中的档案。这类档案资料包括教学课件、教案、授课经验总结、学生学习情况调查和分析、备课过程中的资料收集整理和笔记等，这些都是教师的经验总结，是具有较高学术价值的信息，各档案管理部门均不收藏这类档案，教师只能自己保存，一般两三年后就遗失了，不能长久保存，更缺少共享和交流的便捷渠道。

三、机构知识库收集学术档案的方式

机构知识库是收藏本机构内全部智力劳动成果的知识仓储，具有重要学术价值的学术档案是其主要的收藏内容。机构知识库中收藏的内容大致有两大类，一类是已经公开发表的成果，主要包括期刊论文、会议论文、专著、专利文献；另一类是未公开发表的成果，这一类成果类型多样，格式不一，收集比较困难，管理比较复杂。

1.公开发表成果的收集。公开发表成果收集有两种方式，一种是通过学者自主存缴的方式来收集，这种需要学者手动编辑上传自己的成果；二是系统自动推送方式来收集，这种方式通过出版社提供的数据进行筛选，然后推送给学者，经学者确认后入库收藏。通过自动推送方式获取的成果元数据更完整、更规范，而且能够节约学者的时间，是首选的收集方式。目前，图书馆基本都采购了大量学术数据库，可以提取本机构学者发表的大部分公开出版文献，具备推送的数据基础。自动推送方式收集学术档案的难点在于数据清洗，来源于不同出版社的期刊库、书目数据库、文献集成数据库、二次文献库的文献具有数据量大、数据格式不同、标引程度不同、数据重复等问题，需要极高的数据清洗水平。数据清洗后格式基本统一、重复数据去除，但是仍然存在同一作者英文名翻译多样、不同作者姓名缩写相同等问题。推送到数据库的信息仍然需要学者们的认领，才能最终完成归档工作。

2.未公开出版学术档案的收集。未公开出版的学术档案大多数掌握在学者个人手中，只能通过自存缴方式进行收集归档。机构知识库最大的优势在于对这些灰色学术档案的收集，尤其是对学术研究过程的中间成果的收集。学术研究过程中产生的各阶段记录、分析，甚至阅读笔记、思考随笔、学术猜想、研究计划等，一切具有学术价值的文档均可存入机构知识库。这种收集方式的重点是设计友好的系统界面，让学者们方便快捷地填写、上传自己的学术档案。有些历史数据存在于教学成果管理系统和科研成果管理系统中，可以通过接口直接导入机构知识库，实现统一收藏与管理。

四、高校机构知识库对学术档案的管理

1.建立机构库收缴学术档案的监督激励机制。目前，机构知识库的成果收缴有强制和自愿两种，为了学术档案收缴更完整，需要建立完善的收缴机制。由于学术成果的性质不同，可以采用强制收缴和鼓励自愿收缴相结合的方式，对重要成果可以通过制度规定要求学者必须存缴，如专著、高级别的学术论文、国家级省部级课题相关的立项报告、结项报告、鉴定报告、奖励申报表等。对于课题研究的中间成果、未立项的自主研究课题资料、教学课件、教学经验总结、自制教学音视频等学术资料，可以设置激励机制，鼓励学者主动存缴到机构知识库保存。

2.坚持学术性优先原则。机构知识库的重点是收藏学术成果，对于管理工作产生的一些程序性文档，则主要由教学、科研、档案等管理部门存档。因此，判断是否需要归档到机构知识库的一条最基本原则是学术性。坚持机构知识库的学术性原则，一是为了划定机构知识库和数字化档案库分工，防止重复收录造成存储和管理的资源浪费；二是为了学术成果的分享与交流。大多数管理档案的学术共享与交流比较受限制，而机构知识库建立的目的就是为了学术成果的收藏、分享与学术交流，因此非学术型文献与机构库的建设原则是背离的，如合同、协议等不属于机构知识库收藏的范围。

3.实行成果分级控制和分级访问管理。机构知识库是共享理念下的学术资源库，是学者进行学术交流的资源分享空间，因此机构知识库应该是开放的。对于学者而言，有些学术成果需要暂时保密，这样就需要对成果进行访问分级控制。机构知识库中学术成果开放级别可以为三级：全网开放、机构内部开放、学者本人可见。

如果不涉及国家机密，则所有成果的题录信息应该是全网开放。对于已经公开出版的文献，可以采用全网开放访问全文。对于学者自存缴的学术资源，由作者设定是否保密和保密期限。对于无需保密的自存缴资源，应该全网开放，以促进学术成果的交流分享，提高学者和机构的影响力。对于需要保密的成果，可以视情况设定为机构内部开放或仅学者本人可见。

与成果的分级设置相对应，机构库的用户也应该设置为不同级别，可设定系统管理员、二级机构管理员、机构内部学者、机构外注册用户、游客等不同身份，分别赋予不同的数据访问权限。

4.做好学术档案应用系统开发设计工作。学术档案收集管理的目的是为了使用，在使用中促进知识的流动与创新。机构知识库系统的检索、统计、分析等模块需要根据学者需求不断完善，并开发新的应用功能，以满足学者对学术档案的使用需求。

5.做好机构知识库的宣传推广工作。机构知识库建设的根本目的是为了机构内学术成果的收藏与使用，学术成果在分享中才能得以应用，在使用中其价值才能得以发挥。机构知识库应用的前提是学者们对机构知识库的认可，需要学者们认识到存储自己的学术成果和分享交流的重大意义，因此宣传推广尤其重要。机构知识库的宣传推广需要与学者建立密切联系，机构知识库的建设人员有限，因此需要借助新媒体力量和学者们的力量。一方面通过微信、微博、机构官网、机构报纸等媒体开展宣传推广；另一方面需要从每个二级机构选择几位有影响力的学者，聘为机构库宣传推广员，借助这些学者们的学科知识背景和学术圈子，开展宣传推广工作。

五、结语

总之，学术档案是具有学术价值的文献信息资源，是学者们的智力劳动成果，具有很高的学术价值，理应得到完善的收藏，并且需要便捷的检索和利用途径，以发挥其学术价值。机构知识库为学术档案的收藏管理提供了便捷途径，实现了与数字档案管理系统的互补。目前机构知识库系统一般具有强大的检索功能和统计功能，这为学术档案的应用提供了更多途径。数据清洗水平的提高、成果自动推送准确度的提高、成果分级管理和访问分级控制、新应用模块的开发、深入的宣传推广，这些发展将使得学者更加认可机构知识库。为了更好地收藏和利用学术档案，高校和学术机构应该促进机构知识库建设，开发和完善机构知识库的深层次功能，为科研创新提供更好的学术信息资源保障。