大数据背景下灾害档案的信息开发与利用

刘孟玲

我国是世界上自然灾害最为严重的国家之一，灾害种类多、分布地域广、发生频率高[1]8-10。统计数据显示，我国2019 年全年各种自然灾害共造成1.3 亿人次受灾，909 人死亡、失踪，直接经济损失达3270.9 亿元[2]，造成了巨大的人员伤亡和经济损失。灾害档案作为灾害防控过程中产生的重要材料，专门记载和描述灾害发生经过，包括灾害发生时地、影响范围、人员伤亡、经济损失、抗灾救灾行动等内容的全部文字和声像资料[3]59-61，为救灾减灾工作提供重要的历史借鉴，具有十分重要的开发利用价值。如2008 年汶川地震充分利用唐山地震专题档案为灾区抗震救灾提供经验。2020 年，“非典”疫情防控档案资料为新冠肺炎疫情的防控工作提供了宝贵历史经验。

随着信息技术的不断进步，人们已经跨入大数据时代，大数据具有广泛的应用范围，从分析到预测到决策，人为分析与大数据分析相结合在可预见的将来能发挥重要作用，利用大数据对数据进行挖掘与分析已成必然趋势。目前，关于灾害档案的研究主要集中于灾害档案的收集和归档、灾害档案的管理两个方面，对灾害档案开发利用工作的研究还较少。将大数据技术应用于灾害档案的开发工作，能够有效加强国家灾害管理的研究，促进灾害档案信息的开放与共享，档案部门应加强灾害档案的开发利用工作，以振兴国家灾害档案管理和灾害应对机制。

一、大数据在灾害档案信息开发与利用工作中的应用价值

1.优化灾害档案信息的管理，提高灾害档案管理效率。我国是世界上自然灾害频发的国家之一，灾害档案的种类多且数量巨大，处于不同的组织机构、系统中，导致灾害档案的收集、整理和利用工作极为不易。当前，随着互联网技术的普及，许多档案数据信息以电子化方式呈现，自然灾害迫使现有的灾害档案数据库和服务能力升级，以支持大量用户对区域数据和信息的紧急请求。传统的档案管理工作模式难以满足档案管理工作的需求，通过综合运用新的数据感知、采集、存储、处理、分析和可视化等大数据技术，对数量大、类型复杂、需要即时处理和价值提纯的各类灾害数据进行开发[4]12-20，保障了灾害档案数据的安全存储和有效利用，大大提高了灾害档案的管理效率。

2.深化灾害档案信息资源整合，为决策者提供有效信息。灾害档案全面记录了灾害的发生经过、损失评估、应对措施等信息，是灾害分析和防控的重要依据。一方面，根据灾害档案门类多、数量大、递增快的特点，利用大数据技术的海量数据存储和数据分析功能，重新规划灾害档案的数据结构，强化各部门之间灾害档案的资源整合，使决策者快速了解灾害一线具体情况，提高灾害防控效率。另一方面，利用信息挖掘技术，从海量数据中获取更多有价值的档案信息，并形成信息关联建构，建立灾害档案智库，为制定应对措施、建设灾害预防和救治系统提供更加全面、有针对性的档案信息产品和信息服务。在2020 年应对新冠肺炎疫情的过程中，中美两国都应用大数据、人工智能等技术对科研档案、病例档案、历史档案进行分析，为科学研究和政府决策提供了有力参考。

3.提供个性化利用服务，实现灾害档案信息的资源共享。通过需求分析系统和高效传输技术了解不同的资源分配情况和需求状况，提供个性化定制的档案服务和不同种类应急预案，从而实现档案资源的合理配置。灾害档案数据库和灾害档案网站都是将灾害数据收集、存储与分发服务相结合的架构，目的是支持数据的长时间存储和永久性对指定社区进行全功能访问，实现灾害档案信息的互联互通和共享利用。以馆藏灾害档案资源为基础，建立洪水、地震、疫情等不同专题档案数据库，“盘活”馆藏档案，充分发挥灾害档案信息的价值。如美国的9·11 数字档案网站、飓风数字记忆库和日本的3·11 大地震数字档案网站，强调收集多元化数字档案，建设主体融合了多方社会力量，使灾害档案资源被充分利用、广泛传播[5]36-40。

二、我国灾害档案信息开发与利用现状

1.缺乏系统完备的档案标准化体系，灾害档案管理水平较低。首先，灾害档案工作的收集归档、整理分类等工作缺乏标准化建设，具体的归档范围、责任主体及流程并未明确,导致灾害档案资料不完整、形式不规范。其次，各部门未形成有效联动，无法同步开展档案工作，档案的收集工作与开发利用工作滞后，一般在灾害结束之后才开始进行，难以满足灾害防控期间的广泛需求。最后，各部门灾害档案管理水平参差不齐且效率不高，缺少对馆藏灾害档案的统计分析，对馆中灾害档案的内容、结构和价值不了解。目前，灾害档案数字化的规模和质量相对较低，直接影响了大数据技术的应用，不利于灾害档案信息价值的开发和发挥。

2.馆藏档案研究工作薄弱，灾害档案信息服务能力有待提升。目前，很多地区的档案馆尚未意识到灾害档案全面建档和开发的重要性，灾害档案的馆藏全面性和整体性有待加强，难以全面反映灾害的情况。馆藏档案的质量及研究直接关系到灾害档案信息资源的开发利用，目前灾害档案的主要载体形式为纸质档案，而照片档案、音像档案等新型载体档案数量较少；灾害档案的主要内容为上级的指示、会议报告等内容，忽视了关于灾害的具体情况、评估研究、灾后重建等记录的收集；灾害档案的开发以编研和展览开发为主，开发不足，档案工作人员的灾害档案开发利用意识薄弱，仍然抱有“重藏轻用”的传统观念，明显落后于其他档案工作，服务能力与用户利用需求未能达到步伐一致。

3.各部门之间存在信息壁垒，难以实现互联共享。由于灾害防控工作涉及领域广泛、部门众多，相关部门交互运作，相对独立。各地灾害档案信息面临条块分割、分散保管的严重问题。此外，档案工作人员与各部门人员也缺乏沟通渠道，灾前、灾中、灾后各个环节不能对接，业务开展不畅，导致灾害档案信息资源出现“信息孤岛”现象。当今时代，人们对获取信息的便利和速度要求越来越高，这一变化对档案的信息服务能力提出了更高的要求，而灾害档案仍以传统纸质保存模式进行管理，数字化程度低且标准不一，缺少对不同档案的数据挖掘和聚合分析，档案信息的查找和利用十分麻烦和烦琐，无法实现广域的信息互联共享。

三、大数据背景下灾害档案信息开发与利用策略

1.推进灾害档案立卷归档标准化，构建高效、有序的档案管理体系。灾害档案的管理利用工作是救灾减灾工作的重要组成部分，而健全完备的档案管理制度是规范灾害档案管理的基本要求，因此必须引起重视，对灾害档案工作实行统一领导，完善灾害档案管理制度和业务标准，包括宏观层面的国家档案法律法规和微观层面地方各机构的专项标准，严格执行质量验收制度，为灾害档案的信息共享和开发利用奠定基础。以纸质文件为主体的馆藏结构已不能满足社会的广泛需求，灾害档案管理部门需充分利用信息技术，加快灾害档案数字化建设。一方面，建立灾害档案资料目录数据库、灾害档案资料信息系统，实现灾害档案的快速检索查阅、高效利用；另一方面，建立灾害信息追溯系统以及数据分析评估系统、应急预案专题库等辅助系统。还要转变管理观念，将灾害档案资源的开发利用纳入档案管理系统，向新型档案管理体系转变，使灾害档案的管理和服务能力迈上新台阶。

2.打造灾害档案智库，开发灾害档案的多元化服务方式。根据不同标准对灾害档案进行复合分类，通过信息挖掘技术与信息关联技术相结合，搭建灾害档案信息共享平台和决策支持系统，提高灾害档案信息的系统性和集成性。传统的仅注重档案的单一价值的做法，已经无法适应数字时代的新要求，档案价值呈现出向高阶多维发展的强烈趋势[6]69-73，需将传统开发方式与现代开发方式相结合，充分利用新技术和新兴媒体，提供优质高效的多元化服务，形成灾害档案资源、管理机构和利用者的有效互动。一方面，选取价值较大的灾害档案进行编纂研究，形成不同主题的纸质和电子形式编研成果，通过网页展示、点播推送等方式进行传播，编制适合社会推广的档案成果，如2020 年江苏第一部“开放式”的战疫全媒体产品——《战疫·苏史记》。另一方面，将大数据技术与多媒体技术相结合，开发灾害体验系统，通过建设灾害体验馆、举办专题灾害展览、使用虚拟模型记录现实世界场景并使用沉浸式投影等方式，使用户能够利用虚拟技术深度感知体验高度真实感场景，加强对灾害的认识并且汲取过去应对灾害的成功经验，如日本地震体验馆。

3. 拓宽灾害档案收集渠道，建立档案工作协同机制。通过多途径、多角度收集各种灾害档案材料，由被动收集转为主动收集，建立完整信息链，形成体系化、规范化管理。多途径是指通过互联网、信息分析模型、接收归档、征集等不同途径，多角度是指收集不同载体、不同类型、不同内容的灾害文件材料，有利于促进下一步整理归档工作的开展，丰富灾害档案的馆藏资源。建立灾害过程中的档案信息抓取程序，对多样化形式的灾害档案进行全过程收集，特别是灾害的处理过程，及时、准确地为各部门提供第一手资料，以便于在最短时间内发现问题并采取应对措施，建立灾后恢复计划,并且能为以后的灾害防控提供借鉴。针对灾害涉及不同部门、领域的特点，在灾害防控环境中依托技术平台实现对话，建立灾害档案工作协同机制，实现政府、档案馆、博物馆、图书馆和社会公众等不同资源拥有者之间的优势互补，形成各主体从建设、管理到利用协调统一的强大合力，从而促进分散在各地区的灾害档案资源互联互通、共享互补，实现灾害档案开发利用工作的良性发展。

4.加强档案人员培训教育工作，建立档案人才长效培养机制。档案人员在灾害档案的收集和整理工作中占有重要地位，但在灾害发生时，往往档案人才力量配备不足，所以需要组织专门的档案专家小组指导灾害档案的收集、整理和归档工作，并加强对档案人员灾害应急能力和信息素养的培训，建立档案人才长效培养机制。档案人员需根据不同灾害类型和发展阶段，针对性地开展灾害档案开发利用工作：灾前整理关于各种灾害的特点、预防及应对的档案资料；灾中提供以往经验档案和关于灾害防控的最新信息，收集本次灾害全过程的文件资料并建立信息分析模型，帮助领导层了解情况、作决策；灾后将收集的资料整理归档并开展研究，向社会公众展示研究成果，帮助社会公众科学认知灾难，了解科研进展。如，2020 年的新冠肺炎疫情，可以提前整理馆内有关疫情、医疗、建筑建设等档案资料以提供利用。针对新冠肺炎的强传染特征和隔离要求，档案人员需加强档案工作的在线服务能力，通过各种途径和方式为用户提供档案信息，灾后做好新冠肺炎疫情的档案收集、归档工作。