博物馆档案和业务工作的衔接

赵凯飞

博物馆是征集、典藏、陈列和研究代表自然和人类文化遗产的实物的场所，是以为社会发展提供学习、教育、服务为目的的非营利的永久性机构。博物馆的基础是藏品，而博物馆档案则是一切藏品展示、研究工作的基础和记录。博物馆业务工作人员在业务开展过程中要及时详细地记录藏品信息，而档案工作人员要根据业务工作过程中产生的档案资料的状况，对其进行收集、整理、归纳、统计、妥善保存并加以利用。为了使博物馆的业务工作能得到更好的开展，社会价值得到更好的发挥，必须不断地加强对博物馆档案工作的管理。博物馆档案管理工作应引入先进的信息技术和专业的技术人才，建立完善的管理制度，提升博物馆的管理水平，并利用多种方式展示博物馆文化，提高人们对博物馆文化的关注度，以实现博物馆工作的意义。

一、制度化管理是建立博物馆业务工作与档案工作衔接的根本途径

博物馆的档案工作建设，在未来的发展中，要坚持将博物馆的业务工作作为重点，以向着整体化、精细化管理为目标，以制度化建设为根本。根据不同业务工作的性质，制定完善、先进的管理办法，使档案室的资料管理工作更为标准与健全，优化档案管理服务。当代博物馆要建立完善的档案管理机制，引进先进的档案管理技术，才能跟上时代发展的脚步，抓住机遇，迎接挑战。

根据国家《档案法》中的法律法规要求以及博物馆上级部门针对博物馆档案室发展的规定，结合博物馆档案室自身的实际情况，制订符合业务室和档案室发展的各个管理环节的严格制度，并监督执行。制度的制定管理是多方面的，大小事务都要有相关制度规定，方能将档案工作更好地完善起来。大的制度包含对档案资料的收集、整理、鉴别、管理、定期清理核对等，要求档案管理人员在进行档案资料交接时，要保持细心、负责的态度，对每个细节都不能放过，发现材料不全的，及时与相关业务部门负责人沟通，能弥补的需要按要求及时补上，尽可能地将资料收集完整，使每种档案都能达到材料齐全、内容完整、使用方便的要求[1]。对工作已经完成，不按照要求进行档案递交的业务工作人员，按照制度的规定，定期索要，保证相关材料不在其他部门积压。及时归档，才能确保档案资料的真实性、安全性、准确性、完整性，才能在发现档案材料有遗漏时及时补充。为提高档案室的工作效率，制定“统一领导、分散建档、集中备案”的制度，按照此项制度规定，可以将分散的档案管理工作分配给当事人，当事人按照完整、准确、翔实、规范、标准的整理原则，能清楚地知道档案资料哪些是完整的，哪些是需要补充的，将档案资料进行完善，逐步地推进档案管理理念的现代化和与时俱进，不断优化档案管理制度，推进业务标准的精细化、协同化发展，才能最大限度地提高档案资料的质量，促进博物馆事业的整体发展。

二、信息化建设是博物馆业务工作与档案工作衔接的重要手段

电子计算机等信息技术的使用，给博物馆的档案管理和业务工作的开展都带来新的方式，业务工作开展过程中可以及时地将业务开展的状况进行记录、上传。需要资料的，只需由档案工作者协助，即可进行查询。档案工作者可以利用网络技术，直接通过电脑网络来进行一些业务工作中产生的电子档案信息的收集、整理和传输，这样不仅可以及时地收集资料，进行档案整理，还能及时补救整理过程中发现的问题。通过这些网络收集资料，还能使档案资料在博物馆局域网络的限制下，实现资源共享，可以让各部门都对资料的状态提出意见。博物馆档案工作者也渐渐突破了只停留在保管档案的业务上，还要按照其他部门工作人员的意见，加强对档案的管理、研究、利用。在依照相应的标准进行档案管理的同时，加强档案研究工作，不断探索，总结档案管理经验，提高博物馆档案的利用价值，使藏品资料等业务档案给人类社会和后辈子孙带来应有的历史意义。

目前，博物馆虽然在业务工作开展和档案工作建设中都加入了计算机网络技术，但对比国外博物馆的信息化程度，我国博物馆仍需继续加强信息化建设，力求通过与各业务工作部门建立网络连接，以便快捷地知道各业务部门的工作进度，需要不需要进行档案对接等，节省很多催促时间，档案管理人员可以更加专注于业务研究。通过网络连接，可以直接了解各业务部门的材料形成状况，何时进行提交等，根据各部门的材料状况，制定相关的提醒计划，以免漏交。网络化是搞好档案工作的保证，如果缺少了和档案材料形成部门的频繁互动，档案管理人员无法准确了解档案资料的状况[2]，业务部门有没有新档案形成等，档案工作就无法专注地进行，而变成和各部门的交接是第一任务，至于档案工作做得好不好，则无暇顾及。通过网络技术，档案借阅人员可以直接与档案管理人员沟通，如果在外地的业务工作人员需要一份重要材料，档案管理人员可以通过网络直接传送给他，避免来回的交通浪费时间，提高各部门的工作效率。档案管理人员应建立整个博物馆的网络化信息管理系统，各业务部门征集、鉴定、陈列展览、保护/修复等工作，也可以通过网络技术了解档案资料的缺失，业务人员在进行业务工作时也能及时补充。与藏品相关的文字、照片、影像资料等，通过网络可进行内外部的传递、存储、查阅；在需要领导决策时，通过网络技术可以直接得到领导的批复；档案资料的信息采集、文件处理等不再受地域和时间的限制，可以高效率地工作。应用先进的计算机处理技术，如光盘档案、缩微档案、信息处理等技术，可以对大容量的资料进行整理，减少档案材料的储存空间，提高了档案的传送速度和调档速度。

将信息化平台系统应用到博物馆档案工作建设和业务工作开展的过程中，切实提升业务档案的管理质量，有效地消除现阶段博物馆业务档案管理过程中存在的缺乏统一性、无法有效沟通等问题，避免出现信息孤岛，利用平台对数据权限实施安全性控制，切实提升数据信息的安全性；对于博物馆业务档案内的非结构化数字信息（图片、影像、三维等）所具有的特征，归纳与整理出非结构化数字档案由开始录入至后期管理与使用的规范化程序，不断完善类似的管理，以此来促进国内档案管理工作发展[3]。

针对博物馆业务档案实施高效应用，能够满足博物馆实际应用的业务档案管理流程与数据规范；引入现代化的信息平台，对现有业务所形成的档案实施有效的整理与共享，为实现数据化运行奠定基础，而且能够提升其空间，确保更加高效、稳定地运行，发挥其各种功能；在博物馆中积极推广信息化平台，让更多的社会大众了解与熟知文化藏品，学习知识，感受传统文化的魅力。

三、人才队伍建设是博物馆档案与业务工作衔接的重要保障

博物馆的工作专业性很强，藏品的收集/征集、鉴定、保护/修复、陈列展览、研究教育等业务工作的开展都是以学术研究为前提的，因此，高水平的业务开展和档案建设是非常重要的，提高业务和档案工作管理水平，不仅需要引进高素质的专业档案管理人才，还需要提升其政治素质、专业素质，加强档案管理人员的学习能力等方面的培训。

要想实现档案管理的标准化、智能化以及协同化，需要有一支专业的档案管理队伍来支撑。档案的管理不是一成不变的，各项制度在逐步完善，信息化技术在逐步深入，为了更好地理解和应用新的制度和信息化技术，档案管理人员需要不断强化自身的专业能力。因为博物馆是事业单位，以服务社会为主要职能，工作人员还要加强政治教育，提高政治素质、责任感和使命感。在具体管理过程中，相关的从业人员需具有扎实的专业功底，不断地学习具体的制度与规范，掌握档案管理中所需要的技能与知识，与时俱进，加强计算机及相关软件的应用学习，掌握计算机数据分析技术的应用；档案管理人员要具备较高的职业素质，责任心要强，在工作中保持求真务实、一丝不苟的态度，由于藏品工作的特殊性，要做好藏品的信息不外漏等保密工作。

博物馆要定期对档案管理人员进行培训，特别是对新进的档案管理人员或是有新的档案管理制度出台，以及新的计算机技术应用的时候，要及时将这些知识传授给相关人员，提高档案管理人员的技术水平。让档案室的各管理人员，如管理负责人、具体实施人员等，都清楚自己的职责，形成全博物馆人员都清楚地了解档案管理机制。在有新的计算机技术应用时，如果无法进行内部培训，则需要请专家到馆内培训或者送相关的管理人员参加专门的网络技术和计算机技术培训班，进行专业学习。学习完成后，将先进的计算机技术在全博物馆档案室进行分享，切实提升档案管理的信息化水平，充分利用计算机的优势。对于管理者而言，同样要不断地学习，掌握更多的技能，加强档案的管理，如有成功的经验，像使档案的内容分类科学、流程清晰、检索方便，最完善的保存藏品档案资料等方式，应及时分享，这对提升管理人员的综合素质具有非常重要的意义。

制定更加科学、合理的激励制度。把档案工作管理纳入综合目标量化考核范围内进行年度或半年度考核，根据档案管理人员的工作状态、主动性及质量进行考核，对表现优秀的人员实行嘉奖，推动档案管理人员的整体工作积极性[4]。

将档案工作作为全博物馆的整体工作来进行，博物馆的档案工作涉及各个部门，因此提高各个部门的配合度，甚至在各个部门中发展兼职档案工作人员，对档案工作也有积极的推动作用。因为藏品的业务工作历时较长，各个业务部门在自身的工作中，都需要准备藏品的原始资料，因此要以博物馆的管理人员为核心，建立一支博物馆档案工作小组。要强化这支队伍的档案管理意识和技术，及时收集工作内容，并与档案室人员进行沟通，协助开展档案资料的整理工作，及时提交收集到的档案资料，而不仅仅依靠档案管理人员的力量，降低档案室工作人员的工作强度，使其将重心放在对资料的整理、核对以及规范管理方面，对提高档案的管理效率和规范度有很好的促进作用。

值得一提的是，博物馆档案工作对专业性的要求极高，但档案工作冗繁枯燥，工作流程长，获得成果困难，很多专业素质较高的人员更倾向于投入到其他的业务岗位中，导致档案管理人员流失严重、档案业务管理无序。这与档案岗位对于工作人员的专业性要求是矛盾的。要从根本上解决这个问题，还是要从上至下地提高对档案工作的重视，提高档案的管理效率和利用率。当档案被广泛应用的时候，将更好地服务于业务工作，档案工作者的积极性也就得以提高，这样也能有助于档案工作的开展和推进。