纪检监察案件档案数字化建设实践研究——以沈阳市纪委监委为例

赵 妍 李月惠

纪检监察案件档案是指纪检监察机关在履行纪检监察职责，查处各种违纪案件工作中形成并处理完毕的、具有保存价值的、经过整理立卷系统保管的纪检监察案件材料[1]。它为纪检监察机关的工作提供参考，为案件的复议、复查、复审、复核提供依据，为党风廉政教育提供素材，为研究党史、国史积累资料[2]。深化党的纪律检查体制和国家监察体制改革，对纪检监察档案工作提出了新任务、新要求。为适应新形势，推动纪检监察档案工作实现高质量发展，更好地为全面从严治党，深入推进党风廉政建设和反腐败斗争服务，沈阳市纪委监委针对监委组建后案件档案数量持续增加，信息源头不断扩大，信息量逐渐增多的实际情况，结合案件档案政治性强、保密性强、专业性强的特点，同时也是为沈阳正风肃纪大数据监督工作积累原始数据，在全省纪检监察系统率先开展案件档案数字化建设，为纪检监察案件档案的信息化、数字化建设提供了有益的参考和借鉴。

一、开展案件档案数字化建设的重要意义

一是新形势、新任务的要求。案件档案作为纪检监察档案工作的重要组成部分，承担着重要的政治责任，大量的案件档案是查办违纪违法案件的原始记录和处理依据，具有较强的政治性、敏感性、保密性，是重要的基础性工作。管理好、保存好、利用好案件档案是对各级纪检监察机关“四个意识”的考验。中央纪委要求各级纪检监察机关各立档部门要深刻认识面临的新形势新任务，以更高的政治站位、更广的视野格局、更强的创新能力谋划工作，以对历史负责的责任心、使命感，为纪检监察中心工作更好地提供档案服务。案件档案的数字化建设对促进纪检监察机关案件档案的科学管理，维护案件档案的完整与安全[3]，整合档案资源，促进档案工作提质、增效，以及更好地为纪检监察各项工作和领导决策服务有着十分重要的意义[3]。

二是促进档案工作转型升级的需要。案件档案数字化一改过去纸质案件档案管理的“粗放”模式，实现案件材料各要素可查询、可比对、可追溯，案件档案信息资源快速传输、交接和资源共享，不仅提高了纪检监察工作效率，为案件查办、复查复议、复审复核等工作提供参考依据，也避免了多部门同时利用的尴尬和急促。同时，开展案件档案数字化建设大大提升了案件档案立卷人的档案意识，有力地提高了案件档案立卷质量。开展案件档案数字化建设也是适应新常态的纪检监察案件档案管理工作的需要，更好地发挥了案件档案的凭证和参考作用，更是坚持刀刃向内，创新纪检监察自我监督的新方式。

三是服务大数据监督工作的需要。近年来，沈阳市纪委监委立足履行好监督这一基本职责，充分运用大数据和信息化技术，全力开发建设沈阳正风肃纪大数据监督平台。该平台整合全市39 个领域4000 多个单位的38 亿条数据信息，通过数据化处理和智能化分析，实现了对公权力和党员、六类监察对象的主动监督、精准监督，形成监督合力，推动科学技术为纪检监察监督工作服务。案件档案数字化建设为大数据监督平台提供了原始、可靠、翔实的案件查办的信息数据，使纪检监察机关监督执纪问责和监督调查处置工作更加科学、严密、高效。

二、开展案件档案数字化建设的主要做法

1. 制定归档办法，为案件档案数字化提供规范依据。第一，加强制度建设。依据《纪检监察机关案件档案管理办法》、《中央纪委国家监委机关检查调查类材料归档办法（试行）》、《辽宁省纪委监委机关案件材料立卷归档办法（试行）》、中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31），以及《沈阳市〈归档文件整理规则〉实施细则》《沈阳市电子档案管理暂行办法》，沈阳市纪委监委制发了符合其工作实际需要和利于案件档案数字化的《案件材料立卷归档办法》。从案件分类、立卷原则、立卷主体、归档范围、保管期限划分和归档时限等方面作了详细规定，细化了归档流程、案件材料排列顺序，规范了案卷题名拟写，制定了案件档案整理和数字化的具体要求，为案件档案规范化管理和数字化建设奠定了制度基础。第二，细化著录内容。《案件材料立卷归档办法》对案件档案著录内容提出具体要求，形成了一套标准规范、便于操作的案件档案著录规定。一是规范案卷标题著录。为便于数字信息查找利用，在案卷整理和录入档案信息系统时，对案卷标题著录项增加了被调查人姓名和案件办理方式等关键字词的著录要求。二是规范卷内文件题名著录。为实现数字信息精准查询，在案卷整理和录入档案信息系统时，规定每条卷内文件题名项必须增加著录被调查人姓名，以便于区别。三是规范档案管理信息系统著录项目。为了利于未来案件分析，在录入档案信息系统时，增加了线索编号、办案人姓名等信息著录要求。

2.配备软硬件设备，为案件档案数字化提供基础设施保障。档案数字化工作主要包括档案整理、数字化扫描、图像处理、信息录入、原文挂接、数字化成果移交等环节[4]，完成好这些工作必须配备必要的数字化基础设施。档案数字化的基础设施主要包括档案信息网络系统和档案数字化设备，这些是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件[3]，只有建设安全的档案信息网络，配备先进的数字化设备，才能实现档案工作转型升级和提质增效的目的。为了达到《机关档案管理规定》中关于“机关配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。机关档案部门应当配置独立的专业服务器和专用存储设备，服务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求”[5]，沈阳市纪委监委先后投入30 余万元购置了专门的网络版多媒体电子文档综合管理系统和50 多套档案数字化处理设备，管理系统在机关内网安全状态下运行，机关各部门均安装客户端，数字化处理设备配备给档案室和各案件查办部门，为有关办案人员录入、采集和上传案件档案数字信息创造条件。同时在机关内网数据库平台划出专区存储档案信息，并预留数据接口，为未来对接OA 办公系统和正风肃纪大数据监督平台，实现信息资源共享做好充分准备。

3. 购买数字化外包服务，解决存量档案数字化问题。一是建立安全机制。根据《档案数字化外包安全管理规范》关于档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则[6]，沈阳市纪委监委成立了由分管领导参加的“档案数字化外包管理工作领导小组”，建立了安全管理岗位责任制，并由机关信息化部门负责技术安全措施管理，形成了覆盖档案数字化全过程的严格监督和管理机制。二是购买数字化外包服务。为提升信息资源整合速度，对存量案件档案数字化采用服务外包形式，选择采购具有国家秘密载体印制资质的专业档案数字化服务公司进行数字化外包，签订安全保密协议，制订《数字化安全保密制度》，细化现场管理措施与安全保密要求。三是强化检查验收。对数字化成果实行分段验收和交接，由专人负责核对检查，全部数字化成果要求合格率必须达到100%。

4.压实责任主体，确保增量案件档案数字化质量。一是明确责任主体。按照《案件材料立卷归档办法》“谁承办，谁归档”的规定，明确立卷归档和增量档案数字化的责任主体是各办案部门的具体办案人员，强化了办案人员的主体意识。在录入档案信息管理系统时，需要录入办案人姓名，增强了办案人员的责任意识。二是加强业务培训。对各立卷部门的办案人员及时开展业务培训，使办案人员不仅了解查办案件的专业知识，而且及时掌握立卷归档的有关要求和相关规定，从而确保办案人员齐全、完整地收集整理需要归档的材料，及时、准确、清晰地将案卷材料的归档信息录入系统和进行规范扫描，使整个案件档案的立卷、归档工作有条不紊地开展，使增量案件档案的数字化流程闭环管理，保证案件档案数字化质量。