财务管理视域下高校资产档案管理问题与对策

鲁 红

一、高校资产档案管理中的问题及其影响

1.责任和归档主体存在缺位分散。在实际工作中，由于存在着管理者职责不清的问题，比如包括了学校的财务部、教务部、资产部门、审计部门、基建部门以及档案和二级学院等部门，而这些部门之间的沟通协调略有欠缺，从而使得资产档案管理缺乏一定的责任主体，并且归档主体也存在着多样、分散的问题，责任和归档主体之间的问题导致资产档案的收集情况出现一定的问题，不能够及时更新和收集，从而资产档案也不能清晰地反映学校资产的使用情况以及存量分布等情况，这对学校的财务管理和预算产生了不良的影响。

2.队伍建设仍需健全。队伍建设的不健全主要表现在以下几个方面：首先，专职或兼职管理资产档案的人员不全；其次，兼具资产档案所需技能的人员缺乏；再次，资产档案管理人员缺乏一定的岗位职责意识；最后，从事资产档案管理的人员具有较高的流动性。由于资产档案管理队伍的不健全使得资产购置、调配以及修理和清查等工作不能及时完成，从而造成数据的缺失或不真实，账目和实际的资产不相符等情况的产生，影响高校资产的核算，因此队伍的建设仍旧需要健全[1]。

3.收集与归档仍需完善。部分高校不重视资产档案的收集和归档，资产档案的不及时更新、不真实以及不规范等情况时有发生。高校资产档案管理的不及时影响了相关数据的更新和分析，包括资金的流动、分配以及安全管理，这便给学校的财务风险管理造成了不良的影响。

4.信息化建设具有一定的局限性。部分高校在信息化建设的过程中仍旧保留着严重的保护主义思想，这样的思想严重阻碍了学校资产档案管理的进程，使得学校财务管理缺乏科学有效的核算和监管，而这主要体现在以下几个方面。（1）资管档案相关管理平台之间有着一定程度的信息差异。例如，学校财务处的信息系统和资产信息平台的信息系统并不是统一的，而是相互独立的存在，因此两者之间经常发生获取资产信息的差异。（2）资产管理部门的资产信息管理平台数据并不能理想地实现信息共享。就目前而言，平台资产数据共享端口仅仅开放于学校的资产数据管理部门，而学校其余的教员和职工对于资产管理平台的数据并不了解。信息传递的限制性导致了资源配置存在问题，比如资源配置不能优化、合理资源不能共享等。举例来说，学校有一些相对贵重的精密仪器，而由于资源共享受限，使得资源的利用率下降，导致了资源的浪费，使得资产无法产生最大的效益[2]。

二、优化高校资产档案管理，提升财务管理效能

1.高校资产档案管理组织保障的加强。对高校的资产档案责任和归档主体进行完善，按照不同的主体制定不同的制度，将学校资产管理的职责按照不同的部门进行细分，从而有助于学校资产管理水平的提高。比如，资产管理档案归档的指导和协调由学校的资产管理部门解决；负责高校资产管理的专兼职人员的专业技能培训也是资产管理部门职责之一；另外，还需对资产管理资料进行整理立卷、统计分析，提供相关的数据为财务管理做参考；资产的定期清查等工作也均由资产管理部门来负责[3]。而资产管理资料的收集和上报由相关的部门、二级院系负责完成。

2.高校资产档案管理人员保障的加强。学校负责资产管理各部门需要配备具有相应专业知识的专职或者兼职的人员，另外，学校还可以借助信息网络技术宣传资产财务管理意识，从而实现资产档案人员以及学校其他职工资产管理意识的提高，以对资产管理盲区或空白地区进行清扫，实现资产管理的全面化。在原有的资产档案管理人员的基础上，增加部分具备计算机和财务管理知识的人才，从而有效地提高人员的信息化水平。另外，学校也应该充分加强相应人员的培训工作，使培训成为常态，同时培训的内容也应该具体全面，从而有助于提高相应档案人员的知识水平和管理能力，使得他们在计算机、财务、资产、档案等多个领域的知识水平都有提升。同时，要建立完善资产管理人员的考核系统，人员的考核应当从档案的收集、归档、移交以及更新等方面实现，并对这些方面进行成绩统计，计入年终的绩效考核体系中去[4]。

3.建立健全相关规则和体系。（1）资产管理要具备时效性。第一，学校在各层级的资产管理单位之间可制定相应的制度，其中包括对日常资产数据资料移交时间的规定以及财务资产定期汇总的规定等，从而有效缩短登记入账与出账之间的时间，使得资产和财务对账之间的时间节点能够快速确定。第二，学校可针对资产专项管理制定相应的制度，对事前的准备、事中的检查、事后的交接等过程进行详细规定，要确保管理人员的全程参与以及实际对接，避免数据出现纰漏。如此一来，也避免了对财务管理工作产生不良的影响[5]。（2）技术标准需要规范。资产档案的管理需要按照高校管理的实际情况来制定相应的技术标准，以期实现资产档案具备标准、真实、完整等特征。数据的收集过程应当符合标准，这也反向促进资产管理工作的有效进行，如此一来，国有资产损失的现象大大减少。（3）保障完整性。第一，面对资产的各个周期出现的文字或图像等，资产管理部门要针对此提出一定的内容范围，从而为财务管理提供相应的参考资料。其中包括了以下几点：首先，在开始阶段，相应的部门需要对购置资产计划书、可行性报告或询价记录进行分析、评估、借鉴和考量等，从而形成相应的报告，为学校的资源配置提供参考意见。学校资产管理部门应当从资产申购到招投标进行相应的采购规范，从而实现资产的有效配置，避免资源的浪费。其次，是在运行阶段对资产的规范管理。举例来说，对于贵重仪器，需要结合其使用说明以及质量保证书等文件，在分析了其故障率、维修率、使用效益、售后服务、成果创造等方面后，对其技术性能、使用效率以及经济效益形成报告后提交，为高校的资源配置提供参考依据，同时也为高校的绩效评价提供参考。最后是在结束阶段对资产的规范管理。通过对设备仪器报废的申请报告、技术鉴定报告以及审批意见的规范管理[6]，促使相关部门完成相关资料的归档和分类，其中包括了资产报废和申报、财务和资产部门的审核备案、报批主管和财政部门等方面，从而促使相关部门完善资产处理的相关程序，以促进资产管理的有效进行。第二，则是要详细归类资产档案的资料内容，包括了重要的资产项目会议记录、工作的计划和经验的总结等；清查、评估、处置国有资产的文件，以及产权，界定、变动和纠纷的信息资料；经济目标责任书和检验报告等；信息化平台建设中的相关信息形成报告资料以及数据分析挖掘处理后的报告等。资产管理部门采集了相应的资产管理材料，动态分析资产管理中的效率、服务共享等的状态。如此一来，便有助于日后进行相应的资产管理。（4）考核问责体系的建立。首先是需要形成相应的考核领导小组，才能进行资产管理的考核。考核领导小组成员包括财务、资产、档案及人事部门的人员。其次是需要建立核对财产和资产管理的账目的考核体系。此考核体系一方面需要考核资产材料的更新程度，另外一方面要核实财务资产部门的对接。再次，是对资产材料归档的考核。通过对其是否合法、合规进行考核，查看其是否具备完整性和真实性[7]。另外，需要对资产档案的开发利用进行考核，明确资产管理档案的利用和采纳情况，查看资料的有效性。最后，是对相关管理部门的问责。面对资产材料的缺失、伪造等情况，要详细追问责任部门。

4.高校资产档案信息化建设的意识仍需强化。（1）各信息平台之间的信息融合需要加强。第一，资产信息管理平台和学校财务处之间的信息要有效地对接。资产和财务的管理是密不可分的，财务核算、对账以及资产的审核是在资产和财务有效管理的情况下完成的。资产和财务部门的有效对接，能够促进各部门了解相关的资金流向，对本校的资金有明确的了解后进行合理的资金配置，以避免资金的浪费。其中可包括经费查询、预约报销等渠道，使得相关部门对学校的经费有详细的了解，避免资金的浪费。另外，预约报销部分也能够促进入账和出账的同步进行，解决了高校职工使用经费的难题。第二，现代办公系统和资产信息管理系统端口的完美连接也是必不可少的，这是实时收集资产财务管理中相关重要文件信息的技术支持。比如，高校可以有效利用OA 和钉钉办公的系统软件等，通过办公和资产两套系统的联系，以期实时归档非涉密性的资产文件。（2）移动新技术的运用需要加强。高校也要通过资产信息管理平台和移动信息平台的有效对接，以期实现使用者和管理者能够实时进行资产管理服务，包括资产的验收、登记以及处置、清查、审批等各个流程，使用者和管理者便能够动态掌握资产的信息。这在资产的财务管理上也不失为一项新的技术革新。如此一来，不论是管理者还是使用者都能够有效的实现资产的财务管理和使用。（3）资产动态数据的共享需要加强。资产信息管理平台的数据共享也是资产管理项目中的一项重要内容。只有实现数据信息的有效共享，才能实现资源配置的合理优化。因此，要保证数据信息的安全，确保全校教职工都有权访问相应的资产管理数据，从而使全校的教职工充分地了解学校的固有资产，避免资源的重复购置，实现资源配置的最大效益。