人工智能时代档案管理创新路径研究

薛圆圆

从古代的结绳记事方式到大数据时代的云计算和区块链技术，档案馆已经进入人工智能时代，现代信息化管理使人工智能技术嵌入到档案管理中，这为档案管理技术的发展展示了一个广阔的前景。正如著名的技术哲学家海德斯所说：“我们离开了伊甸园，生活在地球上。”人工智能被称为是信息生态环境的重要组成部分。一些专家预测，在未来几年，人工智能将在多个领域对公众生活产生深远影响：交通、智能家居、服务机器人、医疗保健、教育、安全、专业工作和娱乐。

一、人工智能在档案管理中的应用价值

1.人工智能的概念。对于人工智能而言，不同的人在不同的目标下有不同的认识，智能主要与理性行为有关。尼尔森认为，人工智能是一种旨在使机器智能化的活动，而智能是一种使实体能够在其环境中正常和可预测地运作的活动[1]。人工智能是受人类神经系统启发的一系列计算技术，与人类利用神经系统和身体感知、学习和推理的方式相比，常常有天壤之别。人工智能是在信息技术、网络技术和认知神经科学、计算机、信息理论、数学、心理学等一系列技术相互融合的基础上，在一个新的前沿学科发展的基础上创造出来的一个全新的技术领域。

2.人工智能在档案管理中的应用趋势。国外人工智能在档案管理中的应用研究较为先进，重点研究了先进的人工智能技术在档案管理中的应用。埃斯波西托等人利用基于机器学习的智能系统对文件进行数字化、提取和分类。针对电子邮件在信息技术、嵌入式机器学习技术等电子邮件管理系统中的价值，提出了将文件管理专家评估与自动分类相结合的创新方法[2]。爱尔兰的工业记忆项目使用文本嵌入、机器学习和自动分类技术，展示了机器学习在数据处理中的进步和准确性。他们还探索了将专家系统、深度学习和统计模型嵌入档案管理的可行性，并演示了使用机器学习软件对非结构化数据语料库进行分类。

早在20 世纪90 年代，国内档案学术界和实务界就开始对人工智能与档案管理的整合进行理论分析和实践探索，随着自动化、现代化和信息化背景的变化，研究重点转向了人工智能在档案管理领域的应用。国内以自动化为背景，探索文件自动化管理的现状，提出了人工智能的智能检索特点。在信息化背景下，国内学者对人工智能进行了较为广泛和深入的讨论，并从管理理论的创新、管理模式的优化和管理人员的变革三个方面论述了人工智能对档案工作的促进作用[3]。人工智能在档案工作中的应用主要包括智能采集、智能分类检索，薛四新等人重点论述了人工智能背景下档案工作者的发展趋势和能力要求。从档案研究的角度来看，大多数学者的研究都集中在“人工智能服务+档案”的具体解决方案和具体技术应用上，推动了档案管理模式的转变，促进了档案管理效益的提高，确立了新时期我国档案管理的进一步一体化发展，技术的异化和悖论是不可避免的，因此，研究技术的本质和逻辑是消除和避免技术副作用的重要途径。在此背景下，本文讨论人工智能在档案领域的具体应用，从人工智能嵌入档案管理的逻辑出发，对热烈讨论背后的因果关系进行了多维分析，结合人工智能嵌入式档案管理的特点，对档案管理的智能化进行了现象学的阐释，为人工智能嵌入式档案管理提供了理论张力。

二、人工智能时代档案管理创新路径

档案网站关乎能否在技术上着陆。现有档案网站存在三个问题：一是各功能的智能化程度低；二是数据管理的理念和方法没有融入网站的运行中；三是网站运行依靠人力支持，运行团队人员有限，矛盾大。基于这三大问题，进行了智能档案网站的系统建设。

1.利用人工智能，建立智慧档案馆。一方面，对现有功能进行智能升级。例如，使用人工智能优化当前展览的组织和展示的能力，机器视觉增强技术展示的是信息的本来面目，因此展示结果往往不同于人类的逻辑。另一方面，可以开发出更多样化的文件信息服务模块[4]。

另外，还要利用网络技术实现档案信息的检索和利用。数字档案馆的出现解决了传统档案馆有限的使用寿命和有限的使用范围。然而，数字档案馆只是方便了档案的利用。随着科技的发展，在数字化档案馆的基础上，云计算、物联网、人工智能等技术的应用，将使档案信息化建设进入一个新的阶段。目前，档案资源日趋多样化，包括传统档案馆、原始电子档案馆等，每年新产生的档案数据量都在TB 左右。如此海量的数据，一般的存储和处理技术都不过关，“智能档案”应运而生。智能档案馆面临着海量数据的操作和存储，云计算是解决海量数据带来的一系列问题的必由之路。

2.加强集成数据管理，提升档案资源收集能力。档案机构的资源如何在内容和形式上适应用户需求，人工智能框架应将数据管理理念融入档案网站的运行中。也就是说，哪些文件可以通过档案网站在线使用，这些文件如何在线使用，应该有详细的规则，包括形式和内容的使用要求，如何设置用户的权利和使用权限，以便能够为网站智能化提供基本的规则。可以按照不同的维度和属性展示档案，并可以通过可视化的方式加以利用。这种方法应该在档案网站的档案产品中突出强调。最后，依靠人工智能及时收集各种用户行为数据，以反馈文件操作的优缺点，从而为用户提供明确的资源。

提升文本挖掘能力。在档案的编研过程中，我们需要检索大量的资料，但在浩瀚的人类历史文献中进行检索是相当费时费力的[5]。智能代理是数据挖掘中的一种人工智能产品。众所周知，谷歌爬虫和百度google 都是智能代理。谷歌或百度在浩瀚的网络世界里通过智能代理收集人类几乎所有的知识。有了它们，就可以获得大量的信息。智能检索可以为档案的检索和利用提供方便，提高工作效率。

3.加强人工智能服务，提高个性化服务系统的智能化程度。档案管理最终的服务目标是用户，因此将人工智能用于档案管理领域就必须提高档案管理信息的服务应用价值，通过优化档案检索模式、档案资源搜集，完善档案公共服务方式，使得用户能够得到个性化的应用服务。例如，在传统的档案服务过程中，用户一般需要通过网页填写信息进行查询，而利用人工智能加强和优化档案管理服务模式，能够依赖于后台数据，根据查询结果进行人工智能化查寻，从而为用户提供更为便捷的智能化服务模式。同时，还可以利用人机交互的真实服务过程，增强用户在使用人工智能服务过程中的满意度。例如，针对海量信息，可以利用知识图谱技术，使用户快速地搜集到相关信息资源，还可以根据用户的使用习惯、经常查询的信息等为客户建立档案使用日志，并推送用户需求信息。

如无法提供足够人手回应不同用户的提交要求、意见或查询，便需加强档案网站的人工智能服务。一方面，在用户端提供档案网站辅助服务，提高个性化服务系统的智能化程度。通过这项技术，档案的在线应用、政策建议、反馈甚至实物档案路径的个性化开发活动都可以实时提出和回答。另一方面，在资源方面，人工智能帮助档案管理员整合、开发、利用和保存档案。面对海量且不断增长的信息，人工智能可以对信息进行标记，从而保证在客户端能够提供足够的档案信息资源，更加符合客户和数据的需求，完成无缝对接服务工作。

4.加强智慧档案专业人才建设，利用技术演进拓宽档案职业边界。技术进化是人工智能时代嵌入文件管理的体现。从技术发展的历史状态来看，档案职业存在着一种边界，这种边界随着技术的演进而不断拓宽。人工智能技术嵌入档案管理后，档案人员的技能升级特征显现出来。通过转变角色定位，提升专业技能，拓宽档案职业边界。智能只是人工智能时代最微不足道的特征，它往往是时代潮流造成的社会影响。人工智能为档案职业的重新定位带来了更多春天般的机遇，促进了档案职业边界的拓展。在档案职业培训方面，各省市坚持“专攻技术”的原则，通过知识交流、跨岗位、专家授课等方式，提高职业技能和技术水平。打造一支“高、精、顶”一流的档案人才队伍。如，北京市海淀区档案馆把培养技能型档案人才作为工作重点，积极开展校政合作，创新人才培养模式。在人工智能环境下，档案工作者要积极适应电子商务、数字档案、智能管理、个性化服务的新要求，做好角色定位和功能转换。

将人工智能技术应用到档案管理的中前期会遇到很多问题，因此提出以下注意事项。第一，档案管理模式需要改变。与原有标准相比，档案类别和指标也需要调整，以适应各类档案资源。第二，人工智能带来的新技术问题。技术是一把双刃剑。解决原有问题的基础上，应用过程中还存在两个技术问题：一是需要足够的数据库和规则；二是对文件安全存储的新要求。现代各种智能技术在智能档案馆建设中的应用，要注意避免技术官僚化倾向，避免把技术应用作为档案馆建设的主要理念，认识到技术是引导工具，档案资源是档案馆的核心。为了正确把握和理解人工智能对智能档案的带动作用，有关建设部门要始终坚持科技与人文的有机统一，坚持人文理念，从发展的角度正视技术在档案领域的应用，使公众充分认识到信息时代人文精神在智能档案中的重要作用。目前，社会各界仍在探索过程中，以人工智能为驱动的智能档案馆建设也面临着资金不足、人才匮乏的问题。然而，作为“人文关怀”理念下的档案馆，我们坚信“人文关怀”是档案馆真正的人文关怀理念。