巧用档案管理软件进行计量管理

马文慧

摘要：随着我国高新技术产业的开发和普及，计算机技术和软件分析技术得到了广泛应用。在档案管理工作中，运用现代化档案管理软件对档案进行分类、归纳、查询、分析，已经成为档案管理人员的基础性工作之一。现阶段，如何在档案管理工作中提升计量管理工作的精准性和高效性，是档案管理人员需要重点研究的问题。基于此，本文就如何运用档案管理软件提升计量管理工作效率问题进行分析，以实现该行业快速发展。

关键词：档案管理;软件;计量管理

Abstract： With the development and popularization of my country's high-tech industries， computer technology and software analysis technology have been widely used. In the file management work， the use of modern file management software to classify， summarize， query， and analyze files has become one of the basic tasks of file management personnel. At this stage， how to improve the accuracy and efficiency of measurement management in file management is an issue that file managers need to focus on. Based on this， this article analyzes how to use file management software to improve the efficiency of measurement management in order to achieve the rapid development of the industry.

Keywords： file management; software; measurement management

近年來，网络分析技术的发展和计算机处理技术的高速发展，为人们的生产、生活和工作带去了诸多便利。在计量管理和档案管理工作中，计算机技术以其高效的分析、处理数据的能力和方便、快捷的操作方式被广泛应用于该领域中[1]。本文将着重对如何通过档案管理软件的使用做好计量管理工作进行分析和讨论。

一、档案管理软件在计量管理工作中的应用分析

（一）计量管理工作需要建立系统数据库

在计量管理工作中，需要建立相应的系统数据库对档案内容进行分析、归类与查询，其数据库主要为以下几点：（1）文书档案;（2）业务档案;（3）会计档案;（4）特殊载体档案。其中业务档案包含管理体系、人员、方法、设备、环境条件、检定校准装置、管理评审及内审、授权考核及能力认可等等，所以我们要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，在计量管理工作中，通过系统数据库的建立将档案分门别类进行永久性、长期或短期不同期限的保存，并在需要的时候通过档案管理软件的运用实现查询与借阅功能。这种模式不仅为档案管理工作节约了大量的人力、物力，还提高了计量管理工作的准确性和便利性，符合时代发展的需要[2]。

（二）计量管理工作需要进行完善的系统构建

在计量管理工作中，档案管理软件最大的优势在于可以对相关数据进行查询、修改、分析和归类，在实现全方位对数据进行管理的同时又保证了数据处理的准确性和时效性，成为人性化档案管理工作中的重要一环[3]。在对档案管理软件进行系统构建时，需要根据建立不同编制的数学模型以满足期间核查的要求，并通过对智能软件程序的建立，保证其自动分析和处理数据以及自动核准和校对的功能，从而最大程度上确保计量数据的准确性。此外，在档案管理软件系统构建过程中，还需要建立系统纠错和系统更新功能，以应对日益复杂、多样的计量管理工作。

（三）计量管理中数据的查询功能

档案管理系统中的查询功能分为单项信息、多信息查询、信息范围查询、信息分类查询、信息排序查询、高级查询，同时在查询功能的设计上采用不同权限的顺次逐级查询，这种查询管理系统类似树状结构形式，不同顺次拥有不同的查询权限，顺次越高，所查询的功能越具体、多样。此外，档案管理软件还具有对数据深度查询的功能，例如，对设备内容的深度数据进行查询，则可以查询到与设备相关的设备资格证书、产品使用说明书、生产厂商具备的资质以及设备溯源证书等。同时，客户也建议在数据分析表主界面的菜单选项中选择要查询的内容，这种模式最大程度上优化了档案查询功能和数据处理功能[4]。

二、档案管理软件在计量管理中的注意事项

在计量管理的过程中，要想有效应用档案管理软件，就必须要注意各类事项，在明确注意事项的同时保证信息技术的良好运用。主要的注意事项为：

（一）注意管理权限的合理设置

若在相关计量管理工作中不能合理地设置对档案管理软件和网络平台的管理权限，则极易出现档案管理混乱、滥用权限、泄露计量数据和客户隐私等情况，在使用过程中应注意科学地设置管理权限。一是要加强对档案管理人员职业道德教育，引导他们形成正确的保密观念，能充分认识到合理保密的重要性，在自己的操作中要注意一切档案资料的保密处理[5]。二是要加强对相关管理工作的监督和约束力度，完善与之相适应的计量数据资源系统与网络平台的运行管理系统，采用一体化的档案管理技术配置先进设备和系统时，还需要准确地设定管理权限，每个人员在进入系统进行操作之前，都必须输入权限的验证信息，如果验证信息错误就不能进行管理操作，而在完成操作后系统将自动关闭，以免出现信息泄露现象。在管理权限设置和约束的过程中，还需要根据现行计量控制基本特征和发展要求等，建立统一、规范的工作模式，以提高各方面控制工作的有效性，保证管理权限准确设定，规范操作行为[2]。

（二）注意信息技术的应用效果

在相关的计量管理工作领域，使用先进的档案管理软件，要注意技术应用的效果，主要原因是计量管理属于一个非常复杂、长期的项目，许多数据信息都需要及时更新或者销毁，首先单位提前对所有操作人员的专业知识和岗位技能进行培训教育，并結合计量管理的需求，合理设计不同的数据存储系统与管理系统，并经常进行软件升级和硬件维护，还要注意简化档案管理软件的应用程序、应用流程，在先进的技术手段支持下，确保控制计量整体工作的有效性，计量管理工作的制度化、标准化、现代化。

（三）注意做好安全防护工作

在使用档案管理软件进行计量管理时，应注意加强安全防护力度，在保持各项管理工作的安全性和加强信息保护效果的前提下，防止信息被篡改或泄露。一是要在工作中着重加强计算机信息安全防护技术应用效果，建立相应的安全防护工作机制和体系，所用的防火墙系统和杀毒软件系统应经常进行漏洞修复处理、更新处理，以降低病毒入侵的概率。第二，应注重利用入侵检测技术，及时检测出入侵现象中的病毒入侵现象等，一旦出现此类问题，迅速做出报警处理，使人员能够按照情况预防病毒与黑客带来的威胁。此外，在档案数据库系统中，还需要采用先进的识别技术，合理地设置动态密码或生物识别密码，尽可能采取安全保护手段，防止数据信息损坏或丢失，保证所有档案信息内容、数据内容的完整性和可靠性，从根本上增强档案管理工作的管理水平。

三、结束语

综上所述，合理运用档案管理软件不仅能简化计量管理过程中的工作程序和查询手段，还能提升工作效率和工作质量。在合理应用档案管理软件时也应当做好相应的权限管理工作和系统防护工作，从而全面地保证信息数据的安全性。

参考文献

[1]夏天维.档案管理软件在图书馆档案管理中的应用[C]. 2017年贵州省计算机学会年会. 2017：107-108.

[2]朱怡. 档案管理软件在计量管理中的应用探析[J]. 卷宗，2017，12（31）：22-22.

[3]李艳迎.实验室计量标准档案信息化管理研究[J].办公室业务，2017，（23）.58.

[4]陈宝萍.浅析计量标准档案管理及其设备管理系统[J].兰台世界，2013，（z4）.68-68.

[5]黎燕.浅谈企业计量标准装置的档案管理[J].南方金属，2008，（6）.31-33，42.