电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

周素娟

摘要：电子信息技术时代的到来，给世界带来了新的气氛。电子信息技术以其独特的优势，有效地促进了档案管理等工作领域的稳定、可持续、均衡发展。但在这种情况下也存在一些问题，影响了档案管理的进一步发展。这就要求事业单位针对相关问题提出相应的对策，不断提高事业单位档案管理的效率。基于此，本文就电子信息技术在事业单位档案管理中的应用进行分析。

关键词：电子信息技术;事业单位;档案管理;应用

一、事业单位档案管理概述

事业单位的档案管理工作日益严格，为了顺应时代的快速发展，档案管理必需更加明确、清晰、规范。档案管理工作主要包括以下内容单位上下级之间的文件往来、单位与相关企业的合同资料、单位项目的相关证明、单位决策、研究性报告、财务部门的相关单据与报表、工作人员的调动资料以及有保存价值的单位文件等。这些相关档案都需要专业的工作人员进行归档整理。利用电子信息技术进行归档整理时，电子信息内容一定要与原文件保持一致。档案管理不仅要追求规范整理、归档保存，而且也要具备调用灵活、播放操作简易、编辑更改方便等特点。

二、电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

利用电子信息技术进行档案管理突破了传统纸质档案的时间和空间上的限制，可以对档案信息进行有效的手机。现今，事业单位档案管理的电子信息技术主要运用于以下几点：第一运用于内容管理。原始纸质档案的内容管理起来复杂晦涩，而在电子信息技术的帮助下仅仅需要“档案信息的检索、文件信息的汇总处理、号码的编制和统计、表格的制作以及插图处理和文件内容的储存”几个简单的过程，操作简便，能够灵活处理档案信息。第运用于系统管理方面。在电子信息技术的帮助之下，管理系统被划分为几大板块：网页查询、管理用户、分类整理、搜集信息、打印处理。第三运用于存储和保护档案资料。信息技术的运用，提升了档案管理工作的科学性。

三、电子信息技术在事业单位档案管理中的应用现状

电子信息技术融入事业单位档案管理中，可以在提高档案管理可靠性的基础上，有效提高档案管理工作效率，同时也利于提高档案的有效使用率。但是其中依旧存在着一些不足亟待改进：第一，电子信息技术在事业单位档案管理中的运用缺乏足够的规范化及系统化，比如工作人员在档案整理时偏向于逻辑归档，仅仅将目录传输至终端，没有做到科学合理的电子归档，也没有考虑到脱机载体自动下载的设计问题，这就导致电子档案文件的网络安全性受到影响。第二，档案管理人员没有深入认识电子信息技术，容易出现工作失误。比如使用后的电子文件被随意处理，造成电子文件资源的流失;部分工作人员过分依赖电子信息技术，却没有保存好相关纸质文件，若电子系统发生故障而损坏了电子文件，也容易带来文件资源的流失，影响档案的完整性与安全性。第三，电子信息技术在事业单位档案管理中的使用时间尚短，档案管理制度不够完善，无法支持事业单位档案管理的更有效开展。第四，借助电子信息技术来对档案文件进行存储，主要是通过电子化的硬盘驱动器来实现电子化资料与文件的存储，其中存在的安全风险需受到重视，比如硬盘中毒，或者被黑客窃取文件等等。

四、强化电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

在事业单位档案管理期间，需要建设信息技术平台，建立专门的网站系统，根据事业单位的实际发展情况，为其提供专业的网络服务，在灵活使用资料的情况下，更好开展信息网站的建设工作，将先进技术作为基础，进行全面的创新，保证信息技术的应用效果，建立多元化的管理机制。在建设平台期间，事业单位应指导技术人员对其进行合理的分析，通过先进信息技术的支持，创建现代化平台系统，滿足信息技术的应用需求，为其后续发展奠定基础。

4.1有效落实管理制度

对于档案管理的相关制度必须及时进行完善，通过相关制度帮助档案管理人员树立正确的观念，从而确保档案管理人员能够科学合理地应用信息技术，规范信息化档案管理，对于工作中遇到的问题做到及时发现、及时解决。与此同时，必须要加强对档案管理工作的监督力度，保证档案管理制度的有效落实。

4.2提升管理人员专业素质水平

信息技术在事业单位档案管理领域中应用的时候，会对管理人员操作能力提出比较高的要求，需要管理人员操作系统完成档案管理工作，为了可以对信息技术在档案管理领域当中的实际应用效果做出保证，需要定期组织一定数量管理人员参与到专业素质培训当中，切实提升管理人员的系统操作能力，从而也就能够让档案管理人员的日常操作向着标准化的方向转变，对档案管理工作的效率及质量做出一定保证，也可以让管理队伍的专业性得到大幅度提升，专业管理团队实际运行的过程中，可以在发现问题之后及时使用适应性比较强的措施解决问题，将问题造成的负面影响控制在一定范围内，促使档案的安全性及完整性得到保证。

4.3提升信息技术的应用水平

事业单位在应用信息技术开展档案管理工作的过程中，要制定完善的控制模式，提升信息技术应用水平，保证信息化建设工作效果，全面提升办公信息化成效。首先，需要根据实际发展需求，对资金基础进行分析，理清技术的应用思路，制订针对性的建设方案，保证系统的时效性与可靠性。其次，如果档案管理部门的资金较为充足、数据量很大，就可以利用购买服务器的方式对档案进行处理，自主建设相关档案数据库，以便于开展信息数据的控制工作，以此提升其稳定性，完善结构性能，发挥数据加工与提取工作优势。如果事业单位缺乏信息技术平台的建设资金，就可以租赁云端服务器，对档案进行信息化管理，筛选最佳的云商，然后制定完善的管理模式。一旦出现问题，将会发生档案泄露现象，因此，需要选择一些资质水平较高的云商，以便于提升档案管理工作效果。另外，在建设相关系统期间，还要制定多元化的管理机制，拓宽事业单位档案管理方面的融资渠道，建立现代化的工作机制，满足实际发展需求。

结语

综上所述，将电子信息技术应用于事业单位档案管理中是发展的必然要求，它不仅可以提高档案管理水平、档案信息处理质量以及档案管理操作的便利性，而且可以提高档案资源的有效利用率。因此，在档案信息的整理和归纳中，电子信息技术是最佳选择。

参考文献

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