供电企业云平台的电子文件归档研究

陈龙

摘要：随着我国科技的不断发展，互联网平台和电子产品日益进入我国人民的生活当中，我国逐渐步入了大数据的信息时代。云平台便是由信息化建设衍生出来的储存电子信息的平台，其利用在我国各个企业当中，有效地提高了各企业的工作效率，而我国的供电企业也不例外。供电企业的数据库是非常庞大的，其中包含众多用电客户的信息，因此，利用云平台对电子文件进行归档有利于对信息的储存和归纳整理。

关键词：供电企业;云平台;电子文件;归档研究

随着我国信息化技术的不断发展，其对于电子文件的收纳管理具有积极的促进作用，使供电企业进入了无纸化的文件管理模式，促进了供电企业的可持续发展，大大提升了供电企业的运营效率，在一定程度上降低了个供电企业的经营成本。供电企业的电子文件归档工作也对我国传统的文件归档工作提出了新的挑战，电子文档是一个企业的核心竞争力，对其进行有效的归纳整理，有利于促进供电企业的发展。

一、供电企业电子文件归档的意义

隨着我国社会经济的不断发展，供电企业内部的文件越来越多，我国传统的文件管理的方式早已无法满足我国供电企业对于文件归档的需求。我国供电企业自开展以来文件极其繁多，不利于日常工作时对其的查找和翻阅，并且纸质文件储存起来较为不便，很容易对文件造成损坏和丢失。电子文件归档是信息化技术发展下的必然趋势，电子文件归档有利于加强供电企业对文件的归纳和整理，有利于提升文件的利用率，提升文件的自身价值。电子文件归档是供电企业将具有保存和查阅意义并且已被系统收录的文件向权限部门提交的过程。电子文件归档需要进行“四性”检测，即真实性、完整性、可用性和安全性，才能保证电子文件的后续利用和管理[1]。

二、供电企业电子文件归档的不足之处

（一）电子文件归档人员综合素质水平不高

由于我国电子文件受我国传统的文件整理模式影响，我国相关的管理人员对于电子归档的认知并不全面，因此，导致电子文件归档工作无法有效的顺利开展。大部分归档人员并没有进行过专业系统性的训练，导致其对如何进行电子文件归纳技术并不熟悉，不能对电子文件进行规范化、科学化的整理。还有一部分归档人员还在使用我国传统的归档技术，致使归档工作仍旧繁杂，工作效率无法提高。

（二）电子文件归档种类繁多

随着我国电子文件归档任务的不断开展，信息化技术不断深入我国供电企业，广泛利用在经营、管理、文件归档中，同时这也造成了我国供电企业内部的电子文件越来越多，致使企业内部的归档人员工作任务量逐步增加。尤其是对于我国供电企业这种特殊的企业来讲，信息化文件归档更是尤为重要，供电企业对于电子文件归档技术要求更高。由于信息化技术属于我国新兴的技术产业，导致企业内部对于电子文件的归档制度也不完善，致使电子文件归档工作开展不太顺利。

（三）电子文件归档整合性不强

我国供电企业大力开展电子文件归档的技术建设，相比较于我国传统的归档技术，工作效率是得到了有效的提升，对于电子文件的归纳整合也方便了许多，但随着我国供电企业正在逐步地发展，电子文件数量的增多，对相关的设施设备也提出了更高的要求，企业对于硬件设施的投入并不理想，同时由于文件的信息资料包含范围较广，因此，导致各部门对于文件的需求存在一定的差异，电子文件的整合性并不足，常常出现文件重复的现象。

三、供电企业电子文件归档的对策

（一）提升电子文件归档的综合素质水平

供电企业应加强对于电子文件归档的重视程度，提升相关人员的专业技术水平，使其明确电子文件归档的技术流程，能够妥善的利用信息化技术对电子文件进行整理归纳。随着我国信息化技术不断发展，供电企业内部工作人员理应摒弃陈旧的管理模式，实行无纸化的文件模式，以便于促进供电企业的良性发展。供电企业应定期对归档人员进行技术培训，提升其对于电子文件归档的业务能力，使其认识到电子文件归档的重要性，从而促进员工对于工作的积极性。随着电子文件的逐步增多，电子文件归档任务量的增加，供电企业内的归档人员缺乏，因此，供电企业也应面向社会招聘相关的技术人员，通过层层选拔，选择出来对于企业内部的发展有用的人才，壮大电子文件归档的队伍。同时供电企业应完善电子文件的归档制度，使技术人员按照相应的规章制度进行归纳整理，防止出现各部门权责交叉和权责不明确的现象，这样有利于减少电子文件上传的重复率。供电企业应建立企业内部独有的云平台，将电子文件归档储存在本企业的云平台中，方便企业内部人员的查阅浏览，充分地体现出文件的自身价值，同时云平台在一定程度上可以保证电子文件的安全性，防止被外部人员查看和盗取。

（二）实行对电子文件的“四性”监测

电子文件的归档工作要做到“四性”监测，从而确保电子文件的有效性。供电企业对于电子文档的监测要严格实施，避免出现不符合规格的文档，出现数据错误的情况，如果电子文件出现数据错误，那这个文件也没有存在的必要，属于无效文件，这在一定程度上会造成企业内部的损失，因此要确保文件具有真实有效性。在进行归档时要查看文件中的数据、数值、数量是否有不完整的地方，要保证文件中的数据完整，为文件的有效性提供保障。电子文件归档要保证文件中的数据和信息具有可用性，确保文件可以正常使用，检测文件中是否具有不符合要求的文件格式，使内外环境均符合电子文件归档的要求。电子归档中最重要的就是对其的安全性进行检测，主要是检测电子文件中是否存在病毒，以免造成企业内部云平台的瘫痪，对企业的电子文件造成不可逆的损失，对电子文件的质量进行检验。电子文件归档的安全性是保证电子文件可以进行有效查阅的前提条件，因此，对电子文件的归档进行“四性”的检测，有助于供电企业电子文件归档工作的有效开展[2]。

（三）做好电子文件归档工作

供电企业应对电子文件的内容、格式、大小、范围进行科学、规范的制度制定，使相关的工作人员明确归档工作流程。确定电子文件的来源及载体形式，制定相应的归档范围，按照我国出台的电子文件保管政策明确归档范围。供电企业内部主要存在自动及手动两种归档方式，自动就是通过企业内部的系统检测自动对电子文件进行归纳整理，并储存在云平台中，手动就是相关工作人员利用U盘对电子文件进行储存。由此可见，对于不同种类的电子文件可采取不同的方式进行储存，以保证电子文件的安全性。电子文档的储存时间相比于纸质文档的储存时间较长，因此可以合理的对电子文件的管理时限进行延长。电子文件的归档管理也尤为重要，供电企业要定期对云平台进行维护查看，一旦发现问题，应立即对电子文件进行迁移，确保电子文件的安全性和有效性。供电企业对于内部人员应设计不同的查阅权限并对每次查阅进行有效记录，以此来保证文件查阅制度的科学性、规范性[3]。

结束语：

综上所述，随着我国科技的发展，加强云平台电子文件的归档对于供电企业来说势在必行，以此来提升企业自身的竞争力，确保能够在激烈的市场竞争中站稳脚跟。但供电企业对于电子文件归档工作仍存在许多问题，因此需要供电企业顺应时代的发展不断创新合理的归档方式，树立现代化的电子文件归档思想，从而满足供电企业对于文件归档的需求，为供电企业的良好发展奠定基础。

参考文献：

[1]喻越. 企业电子文件归档探索与实践[J]. 电力勘测设计， 2019， （0z2）：125-129.

[2]吕艳兵， 陈忱. 电子文件归档和电子档案管理的研究[J]. 机电兵船档案， 2019， 200（01）：100-102.

[3]赵婷. 电子文件归档管理策略研究[J]. 现代企业文化， 2019， （007）：127-128.