部队装备档案数字化管理工作思考

李克芹 刘均文

92815部队 浙江 宁波 315717

引言

随着物联网、云计算和5G等先进技术的来临，人类已经进入到了信息时代。信息时代的到来，无论是信息的采集，还是信息的储存，抑或者信息的共享与数据挖掘都越来越方便、快捷，但也在很大程度上改变了部队装备档案管理的工作方式与工作内容[1]。部队装备档案数字化管理工作，是指以数字化技术为载体，通过软件、局域网等多种方式来对部队装备档案管理工作进行创新与改进，有机结合了数字化技术与装备档案管理工作的特点，在很大程度上让部队装备档案管理质量和效率得到了提升[2]，符合当前部队装备档案管理工作的需要，特别是会提高部队机械设备资料的收集整理水平，本文就部队装备档案数字化管理工作进行思考。

1 开展部队装备档案数字化管理的意义与价值

1.1 有利于保护装备档案原件

装备档案是部队在长时间的装备建设过程中所累积下来的历史记录，真实地记录了中国人民解放军的装备发展历程。但是在时间过长、保存环境不佳等因素的影响之下，有相当数量的装备档案已经出现纸张老化、字迹褪色等情况，甚至有些纸张已经出现干裂现象，难以翻阅查询，给部队装备档案信息的利用与开发带来了很多的困难。之所以档案可承担体现历史、记录历史的重任，主要原因还是在于其具备凭证性、原始性与唯一性。为了能够有效体现出部队装备档案的价值，必须要对部队装备档案开展行之有效的保护[3]。开展部队装备档案数字化管理，必然有助于保护装备档案原件。

1.2 有利于发挥出部队装备档案的使用价值

开展部队装备档案数字化管理工作之后，只要有网络，就可在装备档案管理系统进行装备档案的信息查询与检索，这样一来，就不再需要反复多次翻阅装备档案资料原件，对于用户而言，快捷便利；对于档案管理者而言，工作效率会大幅度提高，尤其是会推动部队机械设备资料的收集整理速度。此外，数字化管理部队装备档案之后，可以局域网为载体来开展集成化查询服务，进而可最大限度发挥出部队装备档案的使用价值[4]。

1.3 有利于提高装备档案管理的准确性

随着当前部队装备数量的迅猛发展，部队装备档案管理工作的难度日益增大，数字化管理方式的应用，在很大程度上增强了部队装备档案管理的准确性。数字化可让各种装备档案信息在部队内部实现了共享，相关人员可随时查询各类装备档案数据，不再需要层层统计上报，在很大程度上降低了人为干扰，确保了部队装备档案管理的准确性。与此同时，数字化还可在很大程度上增强部队装备档案管理的速度和效率，可让部队装备档案管理越来越简洁化、直观化与便捷化，能够在装备档案管理系统中随时随地查询到各类装备档案的变动情况、归档情况、借阅情况等，大幅度降低装备档案管理人员的工作强度，提高装备档案管理人员的工作效率与工作质量，进而促进部队装备档案管理工作的开展。

2 开展部队装备档案数字化管理的三大基本原则

部队装备档案数字化管理，并非只是简单地通过扫描仪等设备设施将纸质档案转化为数字档案。由于部队装备档案的特殊性，开展部队装备档案数字化管理时必须要把握住三大基本原则：

2.1 保障部队装备档案信息安全原则

开展部队装备档案数字化管理的最重要原则在于保障部队装备档案信息安全。由于部队装备档案数字化环节较多，过程较为漫长，需要将“信息安全”原则全程贯穿整个过程。档案管理人员在分门别类整理好数字化的部队装备信息资源之后，要将其全部存储于服务器内。服务器要保证绝对安全；为了确保“万无一失”，还要做好备份[5]。与此同时，档案管理人员在给使用者提供档案查询服务时，需要多次确认其身份，做好全过程可追溯工作。此外，档案管理人员还要定期维护部队装备档案数字化信息资源管理系统，若部队装备档案的密级较高，那么还要予以加密处理等。

2.2 遵守形式保真原则

“形式保真”是指部队装备档案数字化信息绝对不能“失真”，要能够体现出“档案原始面貌”，即：保持其在规格特点、载体形式、信息内容等多个方面的原始特征，部队装备档案数字化信息要与档案原件存在着“可资为凭”的关系，以此来最大限度地满足使用者对部队装备档案进行原件对照、全文查考、目录检索等要求。

2.3 把握好有序化原则

“有序化”是指部队各级档案管理部门需要综合考虑其具体情况，依据其物质条件与馆藏情况来有针对性地开展装备档案数字化建设。从目前来看，部队装备档案数字化建设还尚处于起步阶段，存在着人力有限、资金短缺、业务基础有待加强等困难，再加上需数字化的装备档案数量多、存档年代久远等问题，这样一来，也就导致部队装备档案数字化管理工作是一个长时间的过程，并不能短期一蹴而就。因此，档案管理人员需要根据实际情况，合理划分数字化进程的轻重缓急，优先将那些成套完整、可利用率高、历史价值高的装备档案进行数字化。

3 强化部队装备档案数字化管理工作的具体路径

3.1 加强对装备档案数字化管理工作重要性的认识

装备档案数字化管理与部队装备档案管理工作的有序、稳定开展密切相关，务必要对其重要性予以充分认识。要挑选责任心强、经验丰富、业务素质高的人员来负责装备档案数字化管理工作，各个部门要全力配合装备档案数字化管理的有序开展，最大限度地提供帮助，协助装备档案管理人员顺利完成工作。

与此同时，若要在部队内顺利实施装备档案数字化管理工作，还离不开规范制度的严格遵守，要明确规定数字化管理方式、数字化管理内容等，切实增强数字化管理的效率与质量。

3.2 逐渐优化装备档案管理系统

为了能够更好地增强部队装备档案数字化管理工作的质量与效率，需要逐渐优化装备档案管理系统，可在装备档案管理系统的应用层与数据层为用户提供访问服务。装备档案管理系统的业务数据库要基于“共享”、“开放”的原则来构建起共享数据库，能够为用户在线提供数据信息的查询、浏览、下载等服务。与此同时，装备档案管理的机密性较强，务必要确保装备档案管理系统的安全性、可靠性，所有的用户必须经过实名认证，同时得到系统管理员业务授权之后方可进入，且不同层次的用户享用不同的执行权限，以此来最大限度地保障装备档案管理系统在信息访问、信息传输、业务处理等方面的安全性。值得注意的是，部队装备档案数字化管理是一项较为复杂的工作，需要部队各级档案管理部门领导制定出切实可行的发展计划，统筹规划资金投入、设备购置、人员配置等因素，严格遵守相应的规章制度来做好部队装备的数字化管理。

3.3 强化档案管理人员的日常管理与激励

3.3.1 薪酬待遇与数字化管理成效挂钩。部队装备档案数字化管理工作具有管理困难、对档案管理人员要求较高等特点，档案管理人员的责任心往往是关键。从目前来看，部队装备档案数字化管理工作的好坏与运行管理人员的薪酬待遇不直接挂钩，这样一来，就容易形成“干多干少一个样”，严重缺乏足够的激励约束机制，在很大程度上影响到部队装备档案数字化管理工作的有序推进。建议可将档案管理人员的薪酬待遇与数字化管理成效直接挂钩，必将会提高档案管理人员的工作主动性与积极性。与此同时，部队各级档案管理部门还要制定出台多种激励措施，吸引更多的专家学者投入到部队装备档案数字化管理研究中来。部队各级档案管理部门应该要紧紧围绕着当前和未来部队装备档案数字化管理的发展目标，有意识地用一些具有吸引力的条件去引入一批具有较高业务素养的档案管理人才，要重视人才、关心人才、爱护人才，要给人才有发挥才华的空间与余地，要信任他们，在不违反大原则的情况下，给他们发挥个人才干的场合；对于现有的优秀档案管理人员，则也要采取一系列行之有效的措施来留住人才，或人性化关怀优秀馆员，或为优秀档案管理人员提供职务晋升渠道等。

3.3.2 提升档案管理人员的综合素质。部队装备档案数字化管理工作的关键还是在于人，只有解决了人的问题，所有工作才可取得进展。档案管理人员综合素质的优劣直接关系到部队装备档案数字化管理水平。为了能够实现部队装备档案数字化管理工作的贯彻落实，档案管理人员除了要达到日常工作的要求，还需要深入了解部队装备管理现状，部队很有必要定期开展培训工作，将档案管理人员与装备管理人员聚集在一起，相互交流最新的业务知识、相互分享日常工作心得体会。与此同时，为了达到最佳的激励效果，还需要建立健全末位淘汰制，档案管理人员若不主动参与到培训学习之中，出现严重的“消极怠工”现象，那么就要予以转岗、辞退等出来；档案管理人员若表现优秀，对于部队装备档案数字化管理工作的推进发挥出了积极作用，那么则要大力表扬，并且给予相应的物质奖励。

3.3.3 保障档案管理队伍的稳定性。要切实增强档案管理队伍的稳定性。在多种因素的共同作用之下，档案管理人员流动性较大，但是部队装备档案数字化管理的专业性较强，需要从业人员有丰富的实践经验才能够有效防控风险，若新人过多，那么必然会让部队装备档案数字化管理工作力度“大打折扣”，故建议结合部队的实际情况，实行强制性从业年限门槛要求来确保档案管理队伍的稳定性。

3.4 做好档案管理人才队伍的保障工作

3.4.1 岗前专业培训制度。在档案管理人员入职培养的过程中，要将档案数字化管理作为重中之重的培训内容，要有针对性地开设相关培训课程，让档案管理人员握住数据技能、数据伦理、数据态度、数据意识、数据知识5大要素，能够熟练地应用数字化技术来处理各类部队装备档案信息数据，为后续开展部队装备档案数字化管理工作做好保障。

3.4.2 职后培训制度。职后培训制度是进一步提升档案管理人员职业能力的主要路径与重要保障，或邀请专家到单位培训，或将档案管理人员送到高等院校学习，但职后培训绝对不能仅仅只局限于技术，而要将档案数字化管理的作用和意义融入其中。有鉴于此，部队各级档案管理部门应该要制定出一套完善的档案管理人员后续专业化学习培训体系，通过大数据技术来对档案管理人员的培训需求进行挖掘，并有针对性地制定出培训目标与培训方案。对于不同职务、不同岗位的档案管理人员，也应该要采用差异化的培训方法，切实达到预期效果。

3.4.3 传、帮、带制度。通过传、帮、带制度，能够让新入职的档案管理人员迅速适应工作岗位、尽快融入工作环境，推动他们顺利成长，并且还能够在不同层级的档案管理人员建立起良好的同事关系，可无障碍地开展团体协作、知识共享、经验交流等工作，切实增强档案管理人才队伍的凝聚力。

4 结束语

总之，部队装备档案管理工作涉及面较广、涉及内容较多，若想让其实现可持续性发展，那么就必须加强数字化管理，当然，在此过程中必然会遇到较多的风险和问题，这就需要在实践过程中不断吸取教训、获取经验，有针对性地采取相应的措施，进而推动部队装备档案管理工作的稳步发展。