新形势下基层单位档案管理标准化建设思考

2021-12-26陈璐

科学与信息化 2021年11期

陈璐

辽宁省盘锦市档案馆辽宁盘锦 124010

引言

对于基层单位的档案管理来讲，全面展开标准化建设，有利于决策者更好掌握单位情况，同时总结相关经验，在实现工作调整和制定发展规划中发挥至关重要作用。档案的标准化可以保证管理工作顺利进行，在实现档案平台建设基础上，对于档案内容通过数字化方式进行处理。此过程会面临各种问题，根据问题制定解决措施是标准化建设的关键所在。

1 基层单位档案管理标准化建设现存问题

（1）缺少完整管理制度。在基层单位持续发展下，已经基本形成系统管理制度，同时配备相应工作体系。在基层工作中，因为档案管理属于主要工作内容，如果管理制度存在漏洞，会导致其使用率下降。与此同时，基层单位未制定完整管理制度，缺少先进体系，同样会阻碍标准化建设。

（2）缺少专门档案管理机构。对于基层单位来讲，如果缺少专门管理机构，即由人事机构兼职，很难保证整个档案管理工作的有效进行，最终造成工作质量下降。与此同时，档案工作人员不具备较强技术水平，缺少较强综合素质，管理理念比较老旧，均无法满足其管理需求。

（3）政府部门缺少相应投资。档案管理属于长期工作，加上工作内容比较复杂化，记录事件内容比较久远，部分档案信息的记录跨越时间较长，从而对档案管理留存设备具有较高需求。因为缺少档案管理资金投入，会导致人员配合不具有合理性；留存设备过于老旧，设施的使用年限偏长，具有较高留存价值档案装置会出现损坏等，均会影响档案管理的标准化建设。

（4）档案分类不明确。基层单位档案类型比较复杂化，涉及内容比较广泛，管理人员需要按照档案类型等影响因素进行相应归类，而在实际工作中，档案的分类环节均存在不同问题，通常选择集中留存形式，使不同内容档案混乱摆放，最终造成档案使用存在较大困难。

（5）档案交接失误。通常情况下，档案的管理人员出现人事调动时，原管理者和新工作人员出现交接问题，未完全检查原有档案直接交接等，均会影响后续管理工作。

（6）管理人员缺少较高专业水平。在基层单位日常工作中，大部分档案管理工作人员并非专业人员，主要是以兼职人员为主，其整体专业技术并未满足档案的信息化建设标准，尤其是管理人员综合素质方面。对于部分基层单位来讲，管理人员的年龄偏大，很难掌握计算机技术内容，使其管理知识、专业技能整体下降，无法满足档案管理工作要求[1]。

2 档案管理的标准化建设要求

（1）信息性。档案管理的标准化建设需要做到和信息化协调发展，只有选择适合信息管理模式，才能更好体现标准化价值。目前，在档案管理的标准化建设过程，以信息化为基础进行建设，需要满足以下要求：借助信息技术加强档案管理的标准化，对其管理模式进行转变，可以不断丰富工作内容，通过信息化技术的应用，更好实现档案存储和开发应用；借助标准化形式进行数据信息处理，可以提升档案数据使用率，充分体现档案价值尽量符合档案决策、工作需求。

（2）规范性。规范性需要按照档案管理科学制定管理制度，确定管理操作流程，以形成完整工作体系，利用有效措施提升管理标准水平。一方面，制定完整档案管理制度和依据，确定管理操作方法，以信息化建设环境为基础编制操作手册；另一方面，强化档案程序管理，确保各部门相互配合进行，不断优化各项操作流程，从而确定管理工作职责，保证管理工作质量得到提升，更好解决档案管理现存问题，避免存在任何影响因素。

（3）便利性。需要重点提升档案使用便捷性，确保档案管理的安全性，避免管理安全和档案使用便利性出现矛盾，通过提升便利性，不断发挥档案管理的标准化价值，对此，在档案管理的标准化建设中，需要保证其动态性，按照档案使用持续更新档案的管理和使用；选择新型技术优化档案管理的标准化，需要持续优化档案管理的标准化，不仅需要提升业务的规范性，而且还能深入开发档案使用方式，更好符合档案数据的共享价值[2]。

3 基层单位档案管理标准化建设措施

（1）加大基层档案重视力度。需要加强档案管理思想转变，正确掌握档案管理作用，思想方面掌握档案管理重要性，积极拓展实践活动，深入学习档案管理的标准化作用，利用实践操作方式转变思想，利用强化措施进行档案管理，加大档案管理治安力度，聘请专业人员等强化档案管理，保证其具有保密性和保真性，以促进档案管理长远发展。

（2）强化基础档案的安全建设。为保证档案安全管理，单位需要及时强化档案安全保障，避免档案信息出现泄漏情况，单位、部门需要加强档案管理流程监管，确保相关工作人员具有较强法制意识，强化法律教育，可以实现档案管理的标准化建设。

（3）实现基层档案的信息化。在资料整理时，需要以纸质类、数字类联合管理为主，不仅可以对电子文件进行有效归档和管理，而且还能更好实现数字统一管理，确保文件具有真实性特点。创建相应网络系统，全面落实数据统计工作，通过数据管理和数据查询、共享等方式，充分发挥网络信息技术独特价值。

（4）加强档案人才建设。对于基层单位来讲，为了实现档案管理标准化建设，还需要不断加强人才建设，例如：专业功能与综合素质提升，单位需要全面展开学习培训，保证每位学员积极参与其中，特别注意专业技能培训，以提升业务能力。确保每位员工坚持自身工作职责，具备较强服务意识和大局意识，保证各项工作顺利展开，从而充分发挥自身价值。