项目管理在中小企业信息系统集成中的应用分析*

2021-12-25桂友武

科学与信息化 2021年3期

桂友武

湖南工学院湖南衡阳 421000

互联网时代，随着计算机技术、网络技术的飞速发展，中小企业分散在单一部门的信息管理系统已很难满足企业日益增长的电子商务的需求。信息系统集成、统一企业门户是中小企业信息化必经之路。中小企业信息系统集成是通过综合布线和计算机网络技术，将各个分离的设备、功能和信息等集成到相连、统一、协调的系统中，使资源达到充分共享。

中小企业信息系统集成作为综合性IT工程项目需要解决不同协议、不同厂商的软、硬件连接问题，规模大、技术密集，除了具有项目的一次性、临时性、特殊性等一般特点外，还具有技术先进、需求多变、周期较长、人员流动快、管理强度大等特点，传统的管理方式很难推动中小企业信息系统集成项目的有序进行，必须引入科学规范的项目管理以提高中小企业信息系统集成项目的执行效率。

1 项目管理简述

项目管理是在一个确定的时间范围内，为了完成一个既定的项目目标，采用特殊形式的临时性组织运行机制，通过有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源的一种系统管理方法。项目管理作为一门管理科学，涉及组织行为学、人力资源管理、运筹学、财务管理、沟通管理、质量管理、管理经济学以及其应用领域等多门学科的内容，是一个系统工程。项目管理方法是关于如何进行项目管理的方法，主要有阶段化管理、量化管理和优化管理。阶段化管理指的是从立项之初直到系统运行维护的全过程，量化管理是对组织目标使用科学、量化的手段，优化管理是分析项目每部分所蕴含的知识、经验和教训，更好地发扬好的经验，总结教训[1]。

2 中小企业信息集成项目阶段化管理

中小企业信息系统集成是企业计算机硬件、软件、网络设备等多产品的融合，项目内容包括需求调研、方案设计、产品组合、软件开发、施工、服务、运维及售后保障等。根据项目进程分为初始、实施、收尾三个阶段，采用阶段化项目管理方法对中小企业信息集成化项目进行管理，以确保项目稳步推进[2]。

2.1 初始阶段

在项目初始阶段，进行项目调研及可行性分析，书写可行性研究报告。由专业的信息系统集成商承担项目开发，确定项目经理。项目经理根据项目合同、项目内容及当前的人员情况编制项目计划，包括定义活动和排序、估算活动历时、编制活动计划表、编制人力资源、质量、成本、范围的管理计划。在编制计划时，充分做好客户调研，考虑到项目后期可能会遇到的问题，尽量将后面的变更可能性降到最低，这样才能保证计划符合项目的要求。

2.2 实施阶段

实施阶段是项目最重要的阶段，项目大部分工作和支出通常都在该阶段。根据项目实施的具体方案，按项目计划开展工作，采购必需资源，协调人员和其他资源，核实项目范围，确保项目质量，发布相关信息，对照计划提交阶段性产品并按其技术要求、质量保证进行验收。在每个阶段完成后，企业与集成商双方项目负责人要能比较清楚地了解项目的进展、完成情况，以及使用者对项目完成部分的满意程度。建立反馈机制，对照项目计划对项目进度、绩效进行监督和测评，遇到错误及时纠正，对变更能进行识别、分析和监控。同时健全各类文档，文档是对项目实施的资料记录，包括活动清单、会议记录、项目进度计划表、质量检查记录表、工程施工图片资料、人员培训记录等[3]。

2.3 收尾阶段

在项目结束收尾阶段，组织项目验收，根据合同所规定的范围及有关标准对项目进行验收。对项目实施过程中产生的各种文档、技术资料等进行整理与归档，编制总结报告，总结项目成功经验和教训。

3 全面加强项目范围量化管理

范围即项目的任务是什么。为避免因项目范围管理不明确导致矛盾，企业与系统集成商要找准对项目实施范围定义的结合点，找准利益平衡点，明确项目范围，集成商应该做什么，做到什么程度都要清清楚楚[4]。

在项目初始阶段，集成商与企业共同制订双方认可的、周密的范围计划书，进行详尽的需求分析。需求分析是一个项目的开端，也是项目建设的基石。系统集成商应深入企业各业务部门、走访各岗位，采用必要的手段和方法来进行需求调研，提醒企业员工需求分析的重要性，企业员工也要主动协调，积极配合，尽可能将业务流程描述详尽、具体，没有歧义。只有切切实实把握企业员工的需求和方向，才能更好地进行功能界定，明确工作范围。

在项目实施阶段进行范围分解，将计划阶段的范围分成若干有序、具体、易管理实施的单元，形成项目的工作分解结构。同时管理范围变更处理，范围变更无法避免，以最优的方式处理变更。