医院档案管理数字化发展面临的问题及对策

袁文莉 刘卓

山东省淄博市第一医院 山东 淄博 255200

引言

医院是为群众健康提供医疗服务的专业机构，每天都会产生大量信息，传统的医院档案管理模式是将这些信息通过纸质的方式进行分类归档管理，不但耗时长、占用空间大，而且工作量大、不易查找。而在信息技术的支持下，将医院档案数字化，可以使其更规范、简洁、易于查找，降低工作人员总工作量，有利于医院发展，可以减少不必要的资源浪费，缩短信息查找的时间，提高信息利用率。但是在医院档案管理数字化的过程中也会遇到一些问题，如何解决这些问题是目前医院档案工作的重中之重。

1 医院档案管理数字化的意义

档案数字化是依靠扫描、计算机、录音影像、数据库、多媒体、存储等技术将原有纸质档案中的信息录入数据库中，可以达到缩小储存空间、快速检索、方便维护、安全可靠等效果。随着信息技术的发展，档案管理数字化已将成为必然趋势，做好医院档案管理数字化，可以在医院档案管理工作中起到事半功倍的作用。

1.1 档案数字化代替纸质原件更易于保存

将医院档案管理数字化，用数据代替原有的纸质资料，更加易于保存，增加信息保存时间。传统档案管理模式下，当对档案信息有需求时，只能通过记录查找原始资料，在反复翻阅过程中，会对纸质资料造成损伤，加速档案破损速度，我们医院现存最早的纸质档案是1948年的，距今已70余年。而档案管理数字化以后，可以通过移动设备查看数据信息，更方便、快速，更好的保护原始档案资料，使信息资料可以长时间保留。

1.2 便于分享确保信息完整

医院在人们生活中存在重要地位，要求信息能够异地互通。在传统档案管理模式下如遇异地查看信息时，只能对所需要的资料进行原始传递，传输时效长、数量大、容易出现纰漏。而将档案数据化以后，可以借助互联网进行实时传输，便于异地查看。而且，在档案纸质信息出现字迹不清晰时，可以借助计算机通过扫描机将信息恢复，确保档案信息的完整性。

1.3 提高档案管理人员工作效率

医院档案涵盖面广、信息量大，在对档案进行管理的过程中，就需要大量的人力、物力、财力，尽管如此，也避免不了由于人为原因造成的信息缺失或原始材料损坏的危险。传统档案管理方法主要依靠工作人员将纸质资料进行分类整理，尽管有统一的标准，但因个人理解力不同，对同一份资料的判断也会不同，因此会出现资料分类不准确的情况，为之后档案查找利用增添不必要的麻烦，降低工作人员工作效率。医院档案管理数字化可以很好地解决这些问题，利用计算机将纸质材料转化为网络信息，分类存储，在查找时可以通过计算机搜索内容，方便快捷。而且，如遇到新增信息时，不需要拆卷就可以直接在原有信息基础上进行数据添加，减少工作程序，节省时间。通过数字化档案管理可以有效减少工作人员总工作量，明显提高工作人员的工作效率[1]。

1.4 节约档案管理成本

由于医院档案种类多、数量大，所以在档案归档存储时，要分类存放，需要较大空间，这也在无形中增加了医院经济压力。而通过计算机将原有档案进行数字化转换，可以将信息输入计算机，在查找时通过计算机搜索，不再需要翻阅原始文件，而原始文件可以统一存储在同一空间中，降低存储成本。在人力方面，原有档案管理工作量大，需要多名工作人员协同完成；而在档案数字化以后，可以减少不必要的工作程序，降低工作量，只需少量人员即可完成档案管理工作，这也显著降低了档案管理费用，从而达到节约档案管理成本的目的。

2 医院档案管理数字化面临的问题

随着电子信息技术的发展，档案管理数字化已经成为发展趋势，医院档案管理也在逐渐向数字化转变，但是在这个过程中仍然存问题，这些问题明显干扰档案管理数字化工作。其表现主要有以下几点：

2.1 医院档案管理数字化意识淡薄

受传统档案管理模式影响，部分医院内部负责档案管理的人员在工作中仍然采取手工管理方法，在档案文件的交接过程中还是纸质文件居多，管理人员往往都是重在收集和使用，轻视统计和编辑工作。目前，虽然档案管理数字化已经是发展趋势，但是医院对其重视程度不高，没有意识到档案管理数字化的重要性。此外，很多医院的档案管理还处于初级阶段，没有形成完整的数字化体系，这也是医院档案管理数字化不能普及的重要原因[2]。

2.2 医院档案管理工作人员综合能力不足

随着社会发展，常规档案管理方法难以满足医院对档案信息的获取要求。多数医院档案管理模式已经逐步向数字转变，这也就要求档案管理人员要具备相应的工作能力，但是目前医院档案管理工作人员多数身兼数职、专业知识不足、计算机操作能力有限，不能完全满足档案管理数字化的要求。而医院本身对档案管理重视程度不够，没有组织档案管理人员进行相应的专业培训和进修机会，导致档案管理人员发展空间小，没有得到重视，这也是医院档案管理数字化不能顺利进行的原因。

2.3 医院档案管理数字化网络安全问题

随着信息技术的发展，在医院档案管理数字化为使用者提供便捷服务的同时，同样也存在一定的安全隐患。档案数字化是将档案以数据的形式存储在计算机中，占用空间小、查抄速度快，便于整理，但同样也会出现相应的问题，如数字档案在存储之后可以随意修改。档案信息在存储过程中不稳定，易于受到病毒入侵导致数据丢失或受损，更严重者会造成系统瘫痪，带来更大损失。

2.4 基础设备投入不足

医院档案管理数字化对人员、设备要求较高，需要适配先进的硬件设施和专业的档案管理人员。目前，由于医院对档案管理数字化重视程度不高，在档案管理方面投入不足，很难达到档案数字化的要求。

2.5 人事档案管理模式落后

随着科技的不断进步，各领域均逐渐向信息化管理方向发展，但仍有部分医院在人事档案管理工作中继续采用传统方式，致使在档案信息的整理与布局工作中常出现不同问题，不能与新时代信息化档案管理模式相融合，仍旧保持着静态管理模式，没有认识到信息化管理的重要性，不利于人事档案管理向信息化转变。在医院人事档案管理工作中引进信息技术可以有效提高管理工作效率，有利于人事信息查找、共享等工作的进行。但是由于部分医院档案管理模式落后，对现代技术未能做到合理利用，所以严重制约档案管理信息化发展[3]。

3 医院档案管理数字化对策

3.1 提高医院对档案管理数字化的重视

档案管理是医院基础工作的重要组成部分，应提高医院管理人员对档案管理数字化的重视程度。首先，要把档案管理作为医院日常工作的一部分，转变管理人员观念，加强档案管理数字化意识，使其了解档案管理数字化在医院管理过程中的作用。其次，要改变档案管理人员传统工作习惯，使其能够习惯档案数字化工作方式，从而促进档案管理数字化形成完整的体系。同时，医院可以尝试建立自己的局域网络，以便于档案信息需求者可以随时随地获取信息。

3.2 提高医院档案管理人员综合素质

管理人员是做好医院档案管理工作最重要的条件之一，为完善医院档案管理数字化工作，需提高档案管理人员的综合素质。对于现有的档案管理人员，医院可以邀请专业人士来院演讲，传授在实践过程中总结的经验，提高医院档案管理人员的专业能力。并且，医院还可以选拔一批优秀的档案管理人员去进修，增强自身的档案管理能力，提升专业性，待学成归来还可以将所学管理知识和技术传递给其他管理人员，从而提高医院整体档案管理人员的综合能力。此外，医院可以招募一批本身具有相应专业技能的优秀人才来完成医院档案管理数字化工作，并注意提高医院档案管理人员综合素质。

3.3 提高医院档案信息安全性

档案管理数字化与传统的纸质管理模式不同，档案数字化对信息安全要求更高，为防止信息丢失、泄露，加强医院档案信息安全就成为医院档案管理必须解决的问题之一。医院应当设立档案室，将档案存储设备放在远离磁场的地方，建立独立配电室来保护电源，确保档案管理系统可以稳定运行。同时建立网络安全系统，保护数字化档案的安全，还可以通过在计算机上设置加密防火墙、安装病毒拦截软件等方式防止黑客入侵。医院也可以利用计算机功能将档案信息进行备份，储存在硬盘或其他地方，防止档案信息缺失，确保医院档案信息的安全性。

3.4 升级医院档案管理数字化建设中的基础设施

为提高医院档案管理数字化水平，医院首先要做的就是完善基础设备。档案管理信息化过程中需要的主要设备包括扫描仪、复印件、计算机等，根据医院自身需求选择适合的硬件设备，为档案管理数字化提供帮助。首先需要加大医院信息化建设的资金投入，引进先进的软硬件设备，包括服务器、信息存储设备、交换机等，其次建立人事档案信息化管理平台，使其可以在医院相关部门之间实现资源共享，从而达到提高医院人事档案管理的工作效率的目的。

3.5 完善医院人事档案管理模式

医院人事档案管理主要是对人事信息进行收集、归纳、整理、分类及保存的过程，在人事档案管理工作中，为了将档案信息价值完全发挥出来，需要构建科学、合理的档案管理模式，提高档案信息的利用率。随着社会不断发展，医院的各项信息逐渐增加，对档案管理模式的要求也随之提升。基于此，医院应该在各部门设置相应的档案管理负责人，确保员工都具有一定档案收集能力及意识，并构建信息化管理模式。

4 结束语

随着信息技术的不断发展，人们对档案管理的要求越来越高，医院作为大众生活中重要部门，档案资料信息种类复杂繁多，档案管理数字化已经成为医院档案管理发展的必然趋势，所以，从提高相关人员的综合素质和档案数字化理念、完善医院管理体系、加强各部门之间的合作、引进先进设备和专业人才、加强管理人员档案数字化意识、强化网络系统安全等方面入手，可以加快医院档案管理数字化进程，为使用者提供更优质的服务。