数字化时代高校档案管理信息化建设策略探讨

马文青 林 峰

（山东医学高等专科学校，山东 济南250002）

0 引言

高校档案管理是教育教学工作的重点内容，在数字化时代背景下，社会各个领域都与信息化密切接轨，高校档案信息化也成为大势所趋。所谓档案信息化，指在高校档案管理工作中实现信息技术的普及应用，通过信息化手段实现档案资源的开发、管理、服务等，是将传统的实体档案管理模式向数字信息化迭新的一个过程，帮助高校摆脱传统档案管理的老旧模式和观念，提升档案管理的效能，助力高校实现全面信息化教育建设的进程，为高校进一步完善发展夯实理论基础[1]。

1 数字化时代高校档案管理信息化建设的重要意义

1.1 有利于高校实现档案管理的长久发展

在数字化时代背景下，高校实施档案管理信息化将各类重要的档案资源进行全面化管理，通过现代信息化技术将高校所有分散性档案资源予以集合汇总，从而形成庞大的档案信息资源库，它还具备与传统档案管理无法比拟的便捷性、全面性、丰富性以及服务性，以此为高校开展相应的教学科研、评估、就业指导等提供更为完善、有效的信息数据支持，便于更多使用者进行档案资料的查询阅览，帮助高校档案管理工作实现长久性发展。

1.2 有效拓宽了高校档案管理的服务功能

在数字化背景下，社会各个行业要想跟上时代的步伐，取得持续性发展，就必须要及时转变观念主动进行革新，积极与数字信息化靠拢，只有这样才能在激烈的社会竞争中争得一席之地，否则最终只会被这个快速发展的时代所淘汰。如今，在档案管理领域越来越多的管理软件仍在推陈出新，给档案管理工作提供了相应的技术服务支持，促进高校档案管理工作越来越先进化、便捷化、完善化。比如，在对高校人才资源进行搜集时，档案管理系统可直接进行信息化处理，自动进行人才搜集并择优推荐契合程度高的相关人才。

1.3 有利于提升高校档案管理工作效率

通常在传统化实体档案管理的过程中，档案管理受到场地、硬件、人工等因素的影响具有很大的制约性。尽管有些高校档案管理工作正逐步迈入信息化，然而因其信息化建设经验不足、水平较低，也使得档案管理工作并未全面实现信息化普及。如档案整理、归档、登记、编录等工作仍需人工操作尚可完成，这也给档案管理者加大了工作量，导致工作效率不足、质量欠缺；同时，档案资料遗失、信息失真问题也不可避免。此外，由于纸张档案的保存年数毕竟有限，在自然环境下极易受潮发霉、泛黄陈旧，很难长久性发挥其应用功能，也使得众多档案资料长期存在重藏轻用的问题。而在数字化时代，通过信息化技术在档案管理中的科学合理应用，将帮助高校实现实体档案、电子档案的双重高效管理，借助相应的软件功能便可实现档案资料的收发传送，进入档案管理平台就可进行信息录入、档案规整、目录编制等相关工作，极大地方便了档案管理者的工作、减少了档案建成的周期，提升了档案应用的效率[2]。

2 高校档案管理信息化建设的基本原则

2.1 优先性原则

高校档案管理实施信息化要遵循优先性原则，尽管将所有馆藏档案进行信息化处理更有利于长久性保存文化资源，但是大部分高校档案鉴定工作的不及时，导致大量的档案资源未能及时获得鉴定，若要将其全部信息化处理，无疑要加大后续维护管理的压力，造成管理资源的浪费。鉴于此，高校档案管理信息化要结合实际需求而定，对当前档案资源进行科学筛选，将需要信息化的档案进行归整，一些馆藏价值、院校特色等利用频率高的档案应优先进行信息化处理。

2.2 可行性原则

在高校实体档案向信息化转变或是新开发信息化档案时，高校要结合办学目标、应用需求而确定信息化档案建设的目标，确立所需投入的各项人力、物力及财力等，积极做好可行性分析，保障在自身办学所能承受的范围内展开档案信息化建设工作，尽可能全面地分析预期的档案馆构建规模，档案信息资源的完备程度，保障档案管理信息化技术水平以及资金的有效投入等。

2.3 安全性原则

高校档案管理信息化之后加快了传播的途径和方式，也因此存在安全保密性问题，因此，高校数字化档案尤其是网络公开的档案资源一定要做好必备的安全工作，保障这些档案资源不被泄密、丢失或遭到外部侵袭。高校要实施有效的安全使用措施，做好网络数据的加密、设立应用权限、建立数据备份等，从而最大化地保障高校档案信息资源的安全性。

2.4 服务为主原则

高校档案管理信息化的最终目标是为最大化地满足用户的使用需求，提供社会性服务。所以，在建设档案信息化的过程中，高校应本着服务为主的原则向更多用户提供需求，要以此为出发点来建设信息化档案，着重分析在数字化时代下各类用户应用档案的心理特征、实际需要，以此决定哪些档案资源要优先信息化。

3 当前高校档案管理信息化建设存在的问题

3.1 缺乏档案管理认知意识

在社会各个行业中，档案管理工作都极为重要，它是现代经济化社会发展进程的一项基础需求，良好的档案管理可促进信息资源的有效合理利用，推动自身的成长发展。高校在多年的教学科研中会累积形成大量丰富性的档案资源，这将是高校未来办学发展的有力基础。然而，由于高校的档案管理者缺乏档案管理认知意识，对档案管理工作不够重视，还在沿用传统实体档案模式，缺乏现代信息化的管理观念和能力，这在很大程度上制约了高校档案管理工作的开展，降低了档案管理的水平。再者，有些高校对档案信息化建设仅做了短期规划，并未考虑到长远性发展，这也不利于档案管理的进一步发展迭新。

3.2 信息化软硬件不足

在数字化时代下，信息技术被各个领域广泛应用，在档案管理工作中，原先传统化档案管理模式继而陆续会被数字化取而代之，高校档案管理实现信息化普及才是发展之需。但是，当前一些高校在实施档案信息化建设的过程中，其硬件设施设备缺失、软件应用基础较低，导致实际的档案信息化管理水平和经验严重不足。

3.3 管理制度不够完善

要切实做好高校档案信息化管理工作，务必要制定完善全面的档案管理制度，以制度作为档案信息化管理工作的标准，保障高校档案管理信息化水平的提升。然而，当前有些高校档案信息化建设工作仍停留在初期阶段，一些基本的档案信息化工作不够明确，致使高校各类档案信息较为混乱、未能进行科学的搜集、归整，这显然不利于信息化档案的建成及使用。

4 数字化时代高校档案管理信息化建设的具体策略

4.1 建设完善化的档案管理体系

为提升高校档案管理水平、促进教学进一步发展，高校自身必须要以远瞻性看待档案管理信息化建设工作。作为高校的领导及管理者，必须要带头转变传统档案管理的理念，重视档案信息化建设，给予相应的资金支持，为档案管理部门配置完善的设施设备、主动引进专业的信息化档案管理人才，将高校档案管理工作作为重点考核项，针对档案管理者的工作表现给予奖惩措施，激励管理者不断学习、敢于创新，促进高校档案管理不断完善化。

4.2 构建完备的专题数据库

在高校档案信息资源建设的过程中，专题数据库是其主要的建设内容。通常，高校的档案资源更倾向于教学科研方面，且不同专业和学科的研究方向均有所不同，因此，构建完备性的专题数据库极为重要，且必须结合用户需求将其划分为档案内容数据库、学术论文数据库、科研成果数据库、科研专利数据库等，从而为高校教学科研工作奠定坚实的理论基础[3]。

4.3 增强信息化档案的安全管理

高校实现信息化档案管理工作之后，将给更多使用者带来巨大的便捷，实现高效服务，然而同时档案数字化之后也面临着网络的不安全因素。所以，高校档案管理者必须要强化网络档案安全意识，通过采用信息加密处理、防火墙技术等对这些档案资源进行保护处理，所有使用者必须经过身份验证之后才可安全登录档案管理信息化系统，以此进行档案查阅浏览以及下载应用。

4.4 构建完善的档案管理制度

完善的档案管理制度是保障档案信息资源丰富、规范及安全的前提基础。作为高校档案管理者，必须要积极响应用户需求、结合教学情况及进度构建完善的档案管理制度，强化管理软件的设计及应用，制定详细的操作流程和标准，规范档案信息数据的录入工作，一些纸质档案需经扫描后录入系统，以此确保档案的准确性与真实性，同时，要将档案类目名称、内容、保管期限、归档职能等信息明确化。比如，在新学期前，教务部应结合高校教学工作安排、各专业教学需求，做出相应的档案搜集、归整计划，而各专业教师也要积极配合档案管理部门主动提供教学信息资料，将这些档案进行规范的整理、记录及归档存放、形成信息化档案资料。在此过程中，档案管理者及教师都需各司其职，做好责任分工处理，确保整个搜集整理档案资源的环节规范有序，所有重要教学资料均能及时获得信息化保存。

4.5 提升管理者及使用者的档案素养

在高校档案管理工作中，档案管理者及使用者作为档案建设的主体和客体，关乎高校档案管理信息化的发展，他们所具备的档案素养是档案管理实现信息化建设的坚实基础。然而就目前现状了解，高校档案管理部门人员长期紧缺，尤其是专业的档案管理者更是寥寥无几，他们缺乏档案信息化管理经验和能力、不具备相应的档案管理意识和素养，很大程度上局限了高校档案信息化建设的步伐。因此，高校必须针对此问题进行改革，通过开展专业培训提升档案管理者的信息化技术、职业素养。此外，高校还需借助各类平台提高档案使用者的档案使用安全意识和素养，从而全面提升高校的档案管理水平和应用能力。