浅析建筑工程施工内业资料管理问题

滕美玲

摘要：建筑工程施工內业资料是工程建设不可分割的一部分，它能够让工程建设有迹可循，使施工质量有据可查。目前，施工企业在内业资料管理方面仍旧存在一些问题，本文就内业资料管理问题现状、问题产生的原因进行分析，并就解决措施进行探讨。以期内业资料管理工作得到重视并走向正规化。

关键词：建筑工程施工;内业资料;问题分析;措施

随着我国建筑行业迅猛发展，施工技术水平不断提高，新科技、新工艺不断融入施工建设中，使得一些施工企业在发展潮流中，工作重心偏重于工程建设，忽略了内业资料的管理。“十三五”规划对建筑业提出了更为严格的要求，要想圆满完成任务就要改革，创新发展建筑企业的管理体系，在强化施工外业管理的同时，严抓施工内业资料管理工作，使企业管理体系标准化。

一、内业资料管理的重要性

建筑工程施工内业资料是一种以文字、图像、图表等手段记录施工过程的一系列文件材料，它贯穿于工程建设的全过程，在工程施工，交工、竣工过程中有着非常重要的作用。涵盖施工技术资料、施工过程记录资料、施工安全资料和竣工验收资料。一个完整的工程，既包括工程实体本身，又包括工程内业资料。完整的内业资料是工程竣工验收的必要内容;是工程管理、质量评定、验收备案和创优评审的重要依据;尤其在工程移交后，为建设单位对工程进行管理维护、维修改造、新建扩建提供原始依据。

二、内业资料管理存在的问题分析

（一）内业资料岗位不重视

施工单位在工程施工中，不重视内业资料岗位，侧重实体建设和施工进度，忽略内业资料管理工作。如：在工程建设中，为节省人员、节省开支，不设置专职资料员岗位，一人多岗，使得资料管理人员一心多用、精力不足、专业能力不够，无法集中精力去收集、整理文件资料，顾此失彼，导致资料整理不及时、不规范、不齐全，大大降低了资料的有效利用价值。对于一些建设周期短的工程，一些施工企业没有内业员，工程完工后，企业采用临时聘用一名资料员的方式，一次做完所有施工内业资料。这种内业资料只为应付了事，缺乏真实性，已经失去了它的价值。

（二）内业资料员不专业

内业资料员不专业主要分为四种情况：第一种情况，资料员所学专业为非工程专业，对工程不熟悉，对专业名词不理解，容易出现资料内容填写混乱、错误，资料分类不规范。第二种情况，内业资料员不经培训直接上岗，专业度不达标，容易导致许多问题。如：文件处理不合逻辑，上传下达不及时;材料进场检试验无证明、重要节点无记录、隐蔽工程无影像等。第三种情况，资料员不进入施工现场，对现场施工情况不了解，内业与外业严重脱离，导致时间线混乱，缺乏及时性。第四种情况，同一个内业员同时兼任两个或两个以上工程的资料员，无法保证对一个工程的实时跟踪，因此资料员对工作不熟悉，严重影响内业资料的质量。

（三）内业资料整理不真实、同步

内业资料的整理应与工程实际进度一致，资料真实可靠。目前，在一些施工单位内部仍旧存在应付检查模式，资料跟不上施工进度，迎接检查时，临时补资料，不符合生产实际。如：内容日期混乱、工程“零缺陷”、人员签字均为一人代签、抽检资料缺项少项等。如此一来，内业资料就是去了它本身存档价值。

（四）内业资料未能有效整合、统一管理

施工企业在施工过程中，部门与部门之间的沟通合作不紧密，质量检测部门、技术指导部门、安全检查部门等分工不够明确，在实际生产中各个环节的管理衔接不恰当，不能及时沟通，导致质检报告、技术文件、安全资料出现偏差、遗漏、重复现象，工程资料多数散落在质检员、技术员、安全员手中，未能有效整合及统一管理。

（五）竣工图纸不准确

工程图纸是建筑工程重要的信息载体，工程必须严格按照施工图纸进行施工建设。但在实际现场施工中，会遇到一些复杂的外界环境因素，这就需要根据实际情况对施工图纸进行一些变更和调整，工程竣工后，提交的竣工图时必须如实的体现这些调整和变动的内容。然而，在实际生产中，一些施工单位对这些技术资料缺乏重视，用施工图充当竣工图，或者只将少许变动内容体现出来，出现遗留和错误现象，使竣工图纸不准确。

（六）工程监理在资料监督审查方面作用不明显

工程施工过程中，仍存在一些监理不作为现象。如：对施工单位送审文件资料审查不仔细或不按时签字发放，检试验资料含糊评价，以做老好人的姿态参与其中，只做表面工作，未真正落实责任义务。或者，只注重工程质量与进度，对施工过程中形成的资料不予重视，起不到监督审查作用。

（七）内业资料未按照归档规范整理及归档不及时

工程竣工后，内业资料迟迟不移交，或移交之前不进行自查，交至档案馆时，频繁整改，不能通过档案验收。未按照归档要求整理资料，资料编号不统一、内部文件缺少签章、重要内容未归档入卷;需要放入归档资料中的检验试验合格证、质量合格证等原件缺失或用复印件替代;归档资料装订形式不符合归档要求等。

三、解决措施

（一）工程内业资料作为反应工程建设活动的，真实性、准确性、完整性

建筑行业要加强内业资料管理标准化，强化各参建方职责，提高对内业资料管理的关注度，自上而下的重视工程内业，转变重生产轻内业的固有思想。

（二）健全管理制度，加强管控力度

1.强化内业资料管理的重视度，企业要建立健全科学完善的档案管理体系，责任到岗，以完善的管理机制制约资料管理工作的开展实施;加强思想意识教育，不断强化资料管理的重要性，提高工程资料管理人员的管理意识。

2.在资料管理过程中，要使资料整理处于受控状态，施工建设中，逐层设置负责人，对资料进行检查管控、统一管理，防止出现错误、丢失等情况。

3.施工建设中设置专职资料员，专人专岗，保证资料质量，资料员要经岗前培训后方可上岗，务必保证资料员专业，编制及收集的资料准确、可靠;定期对资料员进行岗位培训及业务考核，提高业务水平。

4.建立资料編制及管理制度，严格按照制度执行。由于施工各环节会形成非常多资料，如材料进场、质量检测、技术交底、设计变更资料等，这使得资料管理工作量大且繁杂，容易出现混乱、丢失现象，严格的管理制度会使工作更加得心应手。如非必要情况，资料不许外借，若要借出，必须严格执行资料借阅制度，防止资料丢失现象发生。

5.采用“一带一师徒”制。对于刚步入工作中的新人，虽然有满腔热情，但面对复杂的资料整理工作还是迷茫的，不知如何着手，采用“一带一师徒”制是最便捷有效的措施，徒弟跟着师傅从实际工程建设中逐渐积累和学习经验，并将遇到的问题及时反馈给师傅获得答案，从而快速提升自身能力。

6.制定管理计划，定期进行资料检查，保证内业资料的编制与工程进展同步，确保资料真实、准确。

7.科学化管理、建档。在开展资料管理和归档工作中，资料的分类和与归档是较为关键的环节，是否按照规定要求对资料进行分类与归档，对以后的应用与查阅有较大影响。因此，竣工验收资料要严格把关，确保归档资料完整齐全、及时有效，真正发挥内业资料在工程管理中的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务。

（三）充分发挥工程监理的监督管理职能

工程监理作为工程建设的第三方，要秉持守法、诚信、公正和科学的原则，对整个工程建设进行实时监控。除了对工程进行计划管理、安全管理、质量控制、计量与支付等方面进行严格管控，在施工单位内业资料方面，也要发挥监督检查职能。监理对施工单位报审资料，要认真核实检查及时签发，督促资料及时跟踪报送，实事求是，避免补签、编造现象;在工程竣工后，认真审查竣工资料，保证按时归档验收。

（四）建设单位发挥主导作用，全面系统管控

1.建设单位要在工程开工前做好前期准备工作，分类收集保存好工程立项文件、设计文件、勘察文件等;在施工过程中，监督好各个施工环节，及时跟踪检查资料形成情况;工程竣工后，及时办理竣工手续，核查竣工图及竣工验收文件，为档案验收做好准备工作。

2.对现场施工和监理进行不定期检查，实时掌握施工进展情况以及内业资料与施工进度的跟进情况，确保内业资料系统、完整。

3.组织、监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和最终立卷归档工作，确保归档资料顺利通过档案馆的验收，为后期工程整体竣工验收提供便利条件。

（五）档案馆要严格执行和落实档案验收标准

对接收进馆的档案资料认真核查整理，对不符合标准的资料予以退回返工重做，保证归档资料质量和实用价值。这样不仅能更好地为工程建设服务，也能加强工程建设单位对资料管理的重视。

（六）创新发展资料管理体系及管理模式

加强工程建设过程中信息化的应用，在科学技术和信息化快速发展的今天，建筑行业对企业管理理念以及管理模式提出来更高的要求，企业要跟上时代发展，其管理体系和模式就要做出相应的变化，工程资料的管理方式就要进步和创新，尤其是加强信息化、自动化、智能化在工程中的广泛应用。所以掌握信息技术并熟练应用于工程建设中，将大大提高资料管理效率和管理质量。

四、结语

我国的经济迅速发展，各个行业都在探索改革完善自身体系、提高自身实力，从而达到在竞争中不被淘汰的目的。建筑工程施工资料是反应施工现场实体最终成果的重要资料，是工程建设不可或缺的部分，它的管理状况影响着工程整体的发展趋势。因此，必须加强对建筑工程内业资料管理的重视度，加强对资料员的选拔培养，优化管理制度，从而提高企业在整个建筑行业的综合实力。

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