煤炭企业在合同管理中存在的问题及应对措施

摘要：在企业管理中，合同管理是其中重要的一部分，合同管理最为关键的要求就是规范化与科学化。煤炭企业不同于其他企业，因为业务上的特殊性，在合同管理上会面临较多的挑战。为了能让煤炭企业获得理想的合同管理效果，本文首先对煤炭企业合同管理现状进行分析，然后针对问题提出应对措施，希望能对煤炭企业合同管理的效果进行改善。

关键词：煤炭企业;合同管理;应对措施

因为国家层面在产业结构上进行调整，市场上煤炭所占据的份额正处在缩减中，随之起来的是清洁能源。长期下来，煤炭整个行业的现状开始呈现供给大于需求的情况，当前，我国煤炭产能陷入过剩的境况，加上环保政策不断出台，煤炭企业想要持续发展面临一定的难度，甚至连生存都存在一些困难。就煤炭企业而言，怎么开展科学、规范的管理，规避和降低风险，是企业想要生存的关键。而合同管理是管理中一个关节，更应该得到企业的重视，因为由于合同内容的不规范，出现合同纠纷，就会让企业面临经济损失。

一、煤炭企业合同管理现状

煤炭企业合同管理，指的是企业在生产运营过程中，进行工程项目建设、物资采购以及设备维修等行为，跟有关单位签订能保障双方权益的文书。就煤炭企业而言，其管理属于开放式的，在合同方面投入的重视程度不足，一些煤炭企业负责人甚至觉得合同的存在只是形式问题，其中的内容没必要过于讲究，因此会造成企业存在一些隐患。

首先就是合同管理没有相关的保障机制。一些煤炭企业尚未针对合同部分制定出相关的管理制度，对于合同的执行只是靠经验去落实与推进，这种随意性与不规范性的存在，对合同本身而言是极为不利的。尽管合同本身就是属于法律约定文书，但也需要有一套比较健全的制度对其进行管理与规范，这样才可以让合同发挥出最大的作用，让合同双方都可以在签订合同时有规章制度可以遵循，能依照章法操作，实现合同管理规范化与科学化。

其次，煤炭企业在签订合同前缺乏一些调查与了解。煤炭企业对设备的采购以及维修需求量比较大，有时候在认识的人介绍下或者网上简单联系下就直接签约，对对方的主体经营资格以及履约能力等情况都未做调查，这种签订会存在对方最后未按约履行，出现转包、分包的结果，这种情况下工程各方面都无法得到有效保障，企业的发展将会面临不必要的损失，陷入困境。

第三，煤炭企业法律专业人员的缺乏，合同起草上比较随意。因为煤炭企业自身存在的特殊性，一些煤炭企业未配备专业的法律人员，通常的处理方式是哪个部门带头开启工程的，就由哪个部门负责起草合同文件，最后造成签订的合同是各式各样，一些部门合同起草人员因为不懂合同具体起草要求，为了省时省力，就直接在对方之前的合同基础上做出大概修改，就直接作为所需合同使用，无视合同的关联性，因为法律知识的缺乏，导致起草的合同出现各种问题，这其中就为纠纷的产生埋下了隐患。

第四，合同会审形式主义严重，相关人员不够负责。合同起草完成，企业内部相关负责人就要对合同进行会审，通常会比较随意地排出一名工作人员参加，有的甚至可能对合同内容不知情，会审过程中会出现各种想法与看法，无法达成一致，可能在最后定稿都要进行3次以上的会审。这种情况的合同会审缺乏严肃性。同时合同会审签字也是比较随意的，不会去细看合同条款就直接签同意，以上种种都造成合同变成了形式主义。

第五种情况就是合同签订后，没有后期的跟踪与管理，合同执行度比较低。煤炭企业负责相关负责部分就会将合同直接归档，这就算是结束后。并未在后续工作中指派专人对合同进行跟踪管理，监督、检查工程是不是按合同时间开工、履约。这种情况使得工程进展得随意，不受合同约束，合同失去了原有的法律效应，管理跟执行脱节，一旦出现任何问题就会出现相互推诿的情况。

第六种情况就是部分煤炭企业在签订合同后，合同存档上任意随性，不仅不会做合同登记台账，也不会对合同进行编码，无视合同存放的档案柜，使得查找无序可循，档案管理出现混乱的情况。

以上情况，种种都会给煤炭企业带来经济纠纷，都会让企业陷入经济纠纷。

二、煤炭企业合同管理应对措施

（一）针对合同建立管理机制

就合同建立健全的管理机制，这对于合同管理比较薄弱的部分煤炭企业而言，是非常必要的。一套健全的管理机制可以让合同管理工作变得更加规范与科学。可以为企业的日常合同管理提供对标，合同本身就是一件严肃的事情，不能有一点马虎，企业需要就此设立招标及合同管理小组，要明确其中组员的职责内容，做到监督，制定对应的工作流程，并落实好相关环节的管控，不能任意操作，以免合同操作的随意性导致企业面临经济及名誉双重损失。

（二）落实好资质审查及履约能力的调查

煤炭企业在合同签订上，要提高流程的标准化，其中最必要的一环就是进行项目招投标，针对来参加招投标的单位，合同管理相关部门要认识审查其主体资质，以确保资质足够的合法及有效，并且就公司近期的业绩以及生产运营情况展开全面的调查，在履约能力上要做到全面预估，从而降低签约风险，确保合同执行可以有序、稳定。

（三）配备专业的合同处理人员

煤炭企业，因为企业业务工作的性質，对于人员的重视程度，往往更看重技术性人才，合同处理人员的法律专业度，并没有被关注。因此，一些煤炭企业甚至都是随时随处安排一些人员对合同进行处理，合同管理缺乏一定的严肃性。其实专业的事就应该给专业的人做。合同管理容不得马虎，是一项比较严肃、重要的管理项目，尤其就煤炭企业来说，涉及到的内容都是比较重要的，企业需要配备专业的合同处理人员，能有效把关合同条款，可以基于法律公平态度下，公平公正地起草合同文件，制定相关合同条款，防止了合同起草中随意性、片面性情况的发生，能让合同真正地做到约束双方，让合同管理更加严肃，具有法律性。

（四）设立专人全程管理合同签订及落实

无论是合同的起草还是修改签订，其实都需要专业人员。合同在最终落实过程中，是对合同主体起到责任约束的作用。合同的存在，并不只是一份文件，而是对双方主体责任进行确认的文本，可以促进合同管理更加规范化，这个可以帮助合同争议得到高效解决，并且可以为合同审验人员降低大量的工作量。对于合同后续跟踪管理工作由专人建立严格的跟踪管理台账，随时掌握工程进展情况及合同履约情况，便于加强合同履行的监督管理，有问题及时向相关负责人汇报，提高合同的执行有效性。

（五）改变会审的形式  提高会审效率

煤炭企业会审存在的问题，主要是形式上有待改变。需要将合同审核这一环节变更为电子版进行发送。无论会审中参加的人员在企业中是从事什么内容的工作，多次反复参加，对于其本身而言都是精力时间上的浪费，同时专业度不高的参与，会审效率也是极低的。因此，需要对会审的形式进行改变，可以以电子版方式进行发送，每个人可以就合同提出自己的意见，最终汇总到合同负责部门，进行修改，最终定稿，定稿之后再进行负责人签字。这种方式不但压缩了集中会审的时间，让会审参与人员的时间更高效地被利用，同时也提高了会审的效率，同时每个部门对合同的意见修改都有了工作记录，这避免了会审存在随意性，提高了会审参与人员的责任心，让合同会审变得更加的严谨。

（六）对合同档案进行有序管理  提高规范化与有序化

合同管理，就离不开档案的建立。合同档案的管理，虽看似在做无用功，其实是为后续工作提供了保障，良好的档案管理，是对合同进行编码，其中涉及到对合同名称、编号以及类型的规整。利用合同代表性内容的整理，可以将一些细节内容整理其中，比如类型中有工程类、维修类、服务类、物资采购类等、合同签订日期、对方单位名称、合同金额、质保期、质保比例、付款方式、经办单位、经办人、经办人电话等，既做有序，同时又高效。归类后的合同，存在放在档案盒里，不仅看起来整洁，同时查找起来高效、方便。这项工作就犹如画龙点睛般的存在。能为煤炭企业合同管理画上一个圆满的句号。同时也为后续工作的开展铺垫一个好的开始。煤炭企业在发展过程中，如果所有的合同管理都是有序、整齐的。那么，整个企业的工作效率就会提高很多。

在煤炭企业管理中，合同管理是其中重要的一部分，不容忽视与敷衍。是企业实现科学管理、规避风险重要的一个环节。站在煤炭企业角度看，当下的形势十分恶劣，新型能源的不断冲击，同时需要面对环保这一要求，经营空间相比往日，在不断压缩，合同管理对于企业而言，显得极为重要，一旦合同管理出现问题，煤炭企业面临的境况将会更加艰难。因此，需要企业内部合同管理人员要在实践中不断摸索出提高合同管理效率的方式，尝试运用新的方式应对出现的新问题，最大程度降低风险发生率，减少企业因为合同纠纷产生损失的可能性，即便生存艰难，也要推动煤炭企业的健康、稳定发展。

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作者简介：杨盼盼，女，汉，河南鹿邑，本科，毕业于天津大学，研究方向：土木工程，助理工程师。