差旅费用报销系统构建成效

魏怡鸣

（四川工商学院会计学院，四川 眉山 620000）

1 差旅费用报销系统建设情况

1.1 各地区差旅费用报销，统一地区结算

根据现今的发展情况，民办学校为了更接近生源，以职业技术类学校为显著标志积极在各地区建立分校或建立招生服务网点。根据费用报销制度，各地区差旅费用报销统一地区结算，学校所有的报销在本部结算。OA 系统上线使用后，教职工可以通过手机端、电脑端进入OA 系统提交报销申请，不受时间、地域限制，领导也可以随时随地进行审批，可以通过员工提交报销申请的附件查看每一项费用对应的原始发票。

1.2 制定预算控制的预警，预算外支出追加审批

职业类技术学校以招生人数为学校生命之源，每一位教职工均有招生任务。为了使A 学校年度预算更加准确，学校对每一位教职工制定了固定的差旅费用预算。OA 系统未上线前，每个月每位教职工需要手动计算，是否超过标准，财务工作量大，手动计算输入出错率较大。OA 系统上线后，每位教职工每一项费用类型的固定预算将录入系统。当本月报销费用累计总和超过预算时，OA 系统将会提示：超支部分不予报销。以提醒申请人和财务人员关注该项费用的年度预算。只有进入OA 系统重新申请超过部分费用的事项申请，预算外支出将会进入相应的审批流程，领导审批后，超过部分才有新的预算余额，才能顺利提交并办理报销任务。

1.3 每周报销制度，统一支付

A 学校实行每周固定一天报销统一结算制度，员工可以随时提交自己的报销申请，在每周固定日期前员工所提交的报销申请在OA 系统完成相应的审批流程。财务人员在用友U8 系统进行账务处理完成，凭证通过财务处的审核，教职工报销费用将会在每周固定日期结算。这种对报销结算管理方式加强预算的编制和控制，不仅有利于财务人员统一管理，而且可以预测每周、每个月报销的支出，实现报销支付节奏可控。

A 学校OA 系统中的差旅费用报销系统在2019年上线，经过两年时间系统基本上稳定，教职工可以通过系统快速提交报销费用的相关信息，提交的信息进入相应审批流程，流程结束后，财务人员将报销单据传入用友U8 系统自动生成凭证，提高报销相关费用透明度及处理报销任务效率。具体差异如下表1 所示。

表1 是否使用差旅费用报销系统对比

通过表1 可以看出使用OA 系统进行差旅费用报销不仅缩短报销周期，减轻财务人员工作量，而且还能使财务信息共享，降低流程风险，增强企业内控管理。

2 差旅费用报销流程

根据A 学校的报销要求，教职工差旅费用报销主要分为两类，一是有全年总预算费用的员工报销，二是无全年总预算的员工报销及超过全年总预算报销业务。其中无全年总预算的员工报销及超过全年总预算报销业务在报销前需要在OA 系统上填写事项申请，领导审批后，同有全年总预算费用的员工报销流程一样，在OA 上提交报销申请单，生成相应的单据编号，相关发票扫描件上传系统，将原件贴好邮寄到财务部，单据进入审批流，财务部根据附件及发票原件审批，审批结束后，财务进行结算，归档工作。在整个过程中主要涉及以下五个环节。

2.1 事项申请

差旅费用报销事项申请不是必要环节，只有无全年总预算的员工报销及超过全年总预算报销才需要申请。教职工事前在OA 系统填写事项申请，选择所属部门，填写姓名、开始日期和结束日期以及说明申请事由，并估计此项预算总额。然后提交事项申请，生成相应的单据编号，事项申请进入审批流程，等待部门领导及上级领导审批。

教职工可以通过电脑及手机进入系统查看事项申请进度，上级领导对事项申请理由或预算总额认为不合理可以退回修改，事项申请流程完成，才能进入报销申请。

2.2 报销申请

费用报销提出申请时，对于无全年总预算的员工报销及超过全年总预算报销业务需要将相应事项申请的单据编号关联报销申请。学校根据教职工差旅费用类型，在用友U8 系统中管理费用设置了相应的明细科目，例如61300102 国内外住宿费、61300103 本地交通费、61300104 出差交通费等其他明细科目，用友U8 系统会将科目同步到OA 系统中。教职工在OA 系统中填写报销申请，表头中选择所属部门，填写姓名、银行开户行、开户账号及费用总金额，若有事项申请需关联其单据编号，表身填写票据编号、业务发生日期、选择业务费用所属费用类型、费用支出明细、费用金额。再将票据扫描件放在附件中，提交票据，生成相应的票据编号进入相应审批流。将原始票据贴在原始票据粘贴单并编号邮件财务处。

教职工可以通过电脑及手机进入系统查看报销申请进度，了解报销所在的环节，同过去相比增强差旅费用报销透明度。在流程中报销若有问题，审核人可以在系统中留下意见或退回修改，报销员工可以第一时间收到存在的问题，再进行修改，提高了报销整体效率。

2.3 报销审批

A 学校运用OA 系统进行差旅费用报销，实行的是逐级审批制度。首先是本部门领导审批，然后流程到财务人员，最后再由学校领导审批。其中部门领导主要审核报销的费用是否符合业务需求；财务人员主要审核原始发票是否与申请的费用一致，发票是否合格，是否符合公司报销标准；各司其职，在每一个审批环节发挥作用，加强企业内部控制。

在整个审批过程中，领导和财务人员可通过手机或电脑登录OA 系统审批待办任务，不受时间地域的限制。领导无需查看纸质发票，可以通过单据附件查看相应的发票扫描件，将线下审批转化为线上审批，提高报销效率。

2.4 报销结算

审批流程完成后，OA 系统上的报销申请单转回到财务人员待办任务，财务人员单据将从OA 系统传入用友U8 系统，单据自动生成凭证摘要、会计科目、金额、日期等，再将相应的带有审批过程的单据打印粘贴原始票据后，并写上对应的凭证号。每周三财务经理审核U8 系统中的凭证，审核完成，整理付款清单，进行付款结算。

2.5 档案管理

纸质版会计凭证对于内部审计和外部审计都是必不可少的，学校建立专门的档案室，将用友U8 系统中的凭证打印，附在对应原始单据后面，按月整理，统一归档。

3 差旅费用报销系统构建成效

差旅费用报销是财务工作中重要的组成部分，也是每个单位必不可少的一项开支，由于其发生频繁、数额较大，管理起来比较困难，容易造成差旅费用开支不当，同时也容易激发员工与学校部门之间的矛盾，所以为更好加强A 校的宏观调控，科学管理差旅费的开支，设定科学、合理的差旅费用报销管理制度，这样才能减少财务人员与差旅人员、差旅人员与公司之间的矛盾，同时还能提升财务人员服务质量，更好地加强公司内部管理。

随着社会的发展，各个部门实现财务数据信息共享，将线下差旅费用报销方式转为线上报销方式非常重要。OA 系统的建立，对内部教职工的技能和水平的要求越来越高，不仅要熟悉内部的报销相关规则和流程，而且还要学会善于运用OA 系统进行报销的便利。对于教职工财务知识了解少的相关问题，应该定期对教职工进行培训，提升报销人员综合素质。了解什么发票能进项税抵扣的相关知识，正确的填写报销申请单，避免报销申请单据从OA 系统传入用友U8 系统时，财务人员手动修改凭证。对于财务人员应该提升人员综合素质，当税务总局发布与报销差旅费相关的政策，应及时组织员工学习相关政策。并且对财务人员实行绩效考核，由于每个工作人员工作内容不一致，针对不同财务人员设置不同的考核指标，明确考核相关标准，确定其加扣分依据和奖惩措施，来增强财务人员工作的积极性。运用OA 系统中的差旅费用系统进行差旅费用报销后，不仅财务人员在用友U8 系统进行账务处理手动输入出错率降低，而且在OA 系统超支预警作用下，预算超支减少。财务处长在年度述职大会上说到：“OA 系统的建立，让差旅审批流程得到了简化。因为，不再需要纸质票据，也就不用提前取票或等开发票，节省了出差人员的时间和精力。出差申请报批时间、差旅费用结算时间、个人补助到账时间明显缩短。“贴发票”“跑报销”已然成为历史。同时，执行差旅费用结算标准的准确性、一致性得到保障，财务会计账簿管理成本下降，水平得到提升。”

对于报销的主体人员来说，运用OA 系统提交报销申请单也非常的配合，因为通过这种方式大大地缩短了报销周期，相比未使用OA 系统进行报销，报销人员可以更快收到报销款。OA 系统上线后，财务人员切身感受到OA 系统操作的便捷和工作效率的提高。同时有更多的时间学财会的新政策，也意识到财务会计的角色从核算型慢慢向管理型转化。差旅报销系统构建后，在报销管理上，可以迅速调阅出差人员、人次和时间等各项数据，将原来琐碎的差旅数据集中展示，形成了学校的公务活动“大数据”，科研更加直观地反映工作推进力度，为领导科学决策提供重要参考。

4 结语

本文将A 学校的差旅费用报销作为研究对象，分析运用OA 系统进行差旅费用报销的流程，明确差旅费构建的积极作用和成效。面对越来越激烈的市场竞争，管理效率就是一个单位的竞争力。在特殊的情况下，例如疫情防控期间，不能去单位办公室办公，运用OA 系统在家办公也不影响工作效率。对于一般的企业使用无纸化办公OA 系统与用友、金蝶等财务相关软件结合十分重要。本文以OA 系统下进行差旅费用管理研究提供实践样本，希望丰富运用OA 系统在差旅费报销管理方面的研究，同时也希望给其他将要建立OA 系统的单位和企业提供帮助，避免出现类似的问题。