事业单位会计档案管理问题及对策

魏恒强

计算机网络和大数据的发展，将其应用到各个领域，对经济模式转变起到了有力的推进作用。会计档案是会计业务工作中重要的一环，它是在会计核算过程中进行记录、保存、转移的具有价值、能够充分反映单位经济往来业务，能够有载体的文字、图片、表格等资料，包括会计凭证、总账、明细账、订单、合同、契约、财务报表以及涉及反映该笔经济业务的相关附件。这些会计资料对会计工作来讲，是会计业务一个重要组成部分，在事业单位评价、监管中具有重要的参考价值。

一、基于大数据时代会计档案管理的意义

电子档案管理是未来的重要发展方向，具有非常大的优势，它能够解放较多的劳动力，并且在工作地点、网络环境下可以极大提高效率，其主要表现在以下几个方面。

（一）明确安全等级，避免信息泄露

在大数据背景下，可以明确查看人级别后授权，授权人可随时调阅查看档案，相关档案可能在自己的权限内看不到，但纸质的界限不是很明显，比较容易泄露更多信息。

（二）查询有针对性，提高了工作效率

利用大数据手段查询会计档案，可以有针对性地对数据进行筛选，避免大海捞针，使查询的信息非常有效，大大提升了工作效率。

（三）摆脱纸质档案束缚，有利于节约资源

大量电子档案的使用，会极大地减少纸张使用，也省却了大量打印环节费用，比如打印机和纸张的消耗。实行电子档案后，可以节约大量人力成本，工作人员数量也会相应减少。

（四）大数据信息可实现高级别应用分析

运用云数据等可实现跨地域信息查询，摆脱了档案不适合运输的困扰。利用大数据下高级别筛选的强大功能，可以对数年来的数据进行综合分析，达到高级别应用分析的目的。

二、大数据背景下会计档案管理存在的问题

财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》明确了会计档案中电子数据的法律地位和效力。在信息化背景下，会计档案管理实现了由纸质媒介向电子数据的跨越，电子数据档案将是未来的发展趋势，跟上时代发展是必然的选择。大数据时代的来临，给各单位带来了新的挑战，比如硬件设施升级改造、软件系统采购和升级，人员培训等问题，都需要在现阶段加以解决。

（一）思想认识上不够重视

财务信息系统在不断更新迭代，但人们仍然固执地将纸质会计档案作为重要工作来抓，而对电子档案存在怀疑的态度。纸质会计档案包括原始凭证、记账凭证、财务报表、报表辅助等。如果仍然以纸质媒介进行管理，这对于在异地实行远程信息共享的单位存在较大的困难。而电子会计档案通过网络共享方式，实现会计档案采集存储、分析应用，能够为查询带来非常大的便利。作为单位负责人往往重视的是经济往来，而对于会计档案则根本不了解也不够重视。首先，会计档案规范整理和收集是会计从业人员的必修课，一切规范的整理都是为将来打好基础。但从业人员意识淡薄或通过传帮带养成的不规范的行为习惯，难以适应当前要求。会计档案管理的基本要素还是在人才，各事业单位大小参差不齐，存在着在单位里从事档案管理的工作人员大多是非专业人才。传统会计档案管理工作是通过大部分人力来完成的，效率低下。在实行会计档案电子化管理初期，也仅是存储在电脑等设备中，这样工作效率提高了不少，但这仅是发展初期的模型。此种情况下，一些小的单位还没有设置档案管理员，单位各部门的档案仍是自行保管。最新修订的相关办法规定，财务部门仅对三年内的会计档案进行临时保管。

（二）制度程序不规范

笔者在调研中发现，事业单位大多没有制定会计档案管理制度，有的制定了但比较简单，导致档案管理存在较大的不规范性，造成会计档案形成和管理上监督指导不到位，甚至出现缺失，给单位后续管理带来了较大麻烦。在档案调阅、查询方面也存在信息化较为落后，查询难度大，使得已有的会计档案无法发挥其应有效能。另外，档案的销毁更是一块硬骨头，尤其长期档案积压在档案室内，无人出面进行销毁，主要是对档案管理知识了解不够，害怕承担责任，制度也没有清晰界定。

（三）电子档案保存条件不具备

在大数据技术支持下，单位财务信息化程度越来越高，从而可以用更为快捷方便的方式处理账务。在此背景下，同样需要采用方便快捷的方式保存会计信息。但大多数财务人员和档案管理人员，更加重视纸质材料的归档，而对出现的电子文档，还没有高度重视起来。对档案保管这项工作，纸质会计凭证、会计账目以及财务报表等，都是单位比较重视的档案材料。但目前会计信息化不断普及，使电子档案保存提上了日程，大部分材料能够较为完整地保存下来，但是仍然存在不全面、失真和不能在不同设备之间相互转换的问题，导致目前电子信息化保管会计档案还存在较大短板。一是硬件设施的扩建和升级，现在单位办公用房普遍紧张，再改造建立信息化设施存在困难；另一方面，复合型人才比较缺乏，现有管理人员普遍存在专业知识不足，急需加大这方面培训力度。

（四）缺少绩效评价机制

在一般单位中，大多数人印象里档案室是一个“养老”的部门，在档案整理的初级阶段就不能做得很好，更不要说问责和监督了。很多档案管理还存在着问题，特别是绩效问责的问题。档案是一个复杂的系统工程，不单是一个部门的事，需要多个部门配合，才能把这项工作干好。在绩效评价上更是存在不好界定的难题，因此往往遇到事情就相互推诿，不了了之。

三、基于大数据下会计档案管理问题的解决途径

（一）提高政治站位，加强会计档案收集、整理和存档

首先，需要顶层设计。同内部控制一样，都需要领导足够重视。档案的形成、收集、整理和归档是“一条龙”的工作，牵涉众多部门，单靠一个部门牵头不容易完美实现其意图；其次，需要由专业人员来干这个事情，一方面加强现有人员培训，另一方面也要引进相应人才，多管齐下提高整个档案管理水平。

（二）制定规章制度，规范工作程序

针对单位存在着在会计档案管理方面的薄弱环节，要进行充分调研，制定合理可行的规章制度。制度先行，有利于解决实际工作中出现的很多问题。在制度中把所有人的权责明确规定，使人员在制度约束下提高主观能动性，保守单位秘密。通过制度明确档案保管年限要求、销毁程序等，可以在制度规范保护下解决档案销毁这一顽疾。某市以市局为主体，召集全市20多个部门联合制定了较为完备的制度，并开展了制度执行大比武、大交流活动，具有很好的借鉴作用；能够让本系统的单位在一个平台上进行交流和座谈，相互学习对方的独特之处，具有很好的带动作用。

（三）改造硬件及软件设施，加强人员培训

在各单位日常开展的经济活动中，会产生大量原始档案资料，包括发票、收据、银行回单等，单位根据经济往来形成原始会计凭证，需要对这些凭证及时进行整理、审核、归档。软硬件设施是提高工作效率的重要载体，完善和先进的设备能跟上时代的步伐，好的软件系统能介入信息化系统，确保会计信息及时性，保证移交会计档案具有实效性。虽然会计档案允许会计室在具备档案临时保管的场所下，可以短时间保存，但是大部分财务部门是不具备档案保存条件的，还需要及时把档案移交到档案管理部门安全保管。保管部门需要能够完整接收档案，并且在信息化系统里规范整理，能够查阅及时、快捷。一是需要软硬件兼容，二是需要专业人才，为前来查询的用户提供全面准确的信息。

（四）加强管理监督，完善考核机制

加强会计档案监督管理工作是提高事业单位档案管理水平的重要举措，这样有利于事业单位重视会计档案的有效管理，并对其展开合理的监督，通过有效的会计档案监督工作，对档案涉及到的各部门有一个约束，达到协同配合作用，督促对各业务进行重点审查，形成良好风气。还需要加强部门之间的相互监督，通过设置意见栏和监督电话等，获得全面监督的效果。

综上所述，在信息化及云计算高速发展的当下，对会计档案管理工作要求越来越高，这有利于快速推动电子会计档案管理更加完善，相应制度建设更加健全，对档案管理的重视程度也会越来越强，必然会带动整个信息安全及档案管理达到一个崭新的高度。