浅谈如何发挥职业院校档案管理工作的服务职能

摘要：在当今这个高速发展的时代，教育已经成为越来越重要的时代标志，每个学校都在努力成为为社会培养人才的摇篮，尤其是在高职院校中，由于高职院校的性质就是为社会培养出具有专业技能的人才，所以职业院校正在改变自身传统的教学模式，尤其是针对职业院校的内部管理工作。本文将从我国职业院校的档案管理部分入手，提出与之相关的工作建议和策略，以期职业院校的档案管理工作能够发挥出自身的服务职能。

关键词：职业院校;档案管理;服务职能

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言

档案管理工作一直以来都是学校管理的重要内容，在档案管理系统中，包含了各个校内学生的教育经历，其重要性不言而喻。对此，职业院校应当更加重视对于檔案管理工作的优化改进，正视当前存在的问题，并实事求是地进行改进，如是，才能使得职业院校的档案管理工作发挥出更完善的服务职能。

1.职业院校档案管理工作存在的问题分析

1.1管理体系不完善

职业院校档案管理工作目前面临的最大一个问题，便是其工作的管理体系还尚未完善。对于这个问题，职业院校的领导必须要正视档案管理工作，并理解在档案管理工作中需要投入大量的资金与人力这个不可避免的问题;同时，职业院校应当依靠专业人员详细分析自身的优势及劣势，探究如何活用优势，并降低劣势带来的影响，使得档案管理工作的管理体系建设成为可能;另一方面，档案管理工作需要使用到相关的设备，而只有让设备正常运转，才能使得档案管理工作顺利进行。对此，档案管理工作的设备必须要安排到位，并借以专人进行工作的开展。[1]

1.2档案信息化管理建设落后

有一些学校起步较晚，投入资金相对较少，还没有形成完备的档案信息管理系统，这就导致学校经常会出现一些档案信息丢失或错误的现象，无法满足妥善保管学生档案的需求，档案管理工作完全成为学校工作的一种形式，不能够正确发挥档案管理的功能和作用。还有一些职业院校中的档案管理人员，由于缺乏专业技能，无法正确使用档案管理，直接导致资源和人力的浪费。

1.3高素质档案管理人才匮乏

在很多职业院校中都没有正确认识档案管理工作的重要性，经常会将档案管理工作交给一些不能正常任课的老师来负责，并且这些老师都没有经过档案管理的专业培训，无法完成对档案管理系统的合理运用。在职业院校的档案管理工作开展过程中，没有对档案管理人员进行专业的培训，导致工作人员无法正常开展档案管理工作。除此之外，还有一些档案管理人员是学校的退休老师，他们年龄都比较大，不能够熟练的应用计算机多媒体来负责档案工作的系统应用，因此，职业院校在委派档案管理工作人员时，要采取一定的考核措施，确保工作人员能够顺利完成档案管理系统的操作。[2]

1.4缺乏足够重视

在职业院校档案管理工作中，信息化建设在不断的推进，但是对于大多数职业院校而言，在此方面仍旧有较大的上升空间。领导层对于档案管理工作缺乏足够的重视，一方面是源于档案管理的信息化建设建设需要耗费大量的资金，日常维护管理需要更为专业的人员，是一个长期投入的过程。另一方面在于档案管理工作会带来一定安全隐患，如果处理不好，容易导致重要档案资源的泄露。因此，对于领导层而言，在此方面存在一定尝试的动力，但是也对其隐患有较大的担忧。面对着信息化建设在各行各业的展开，大多数学校仍旧会带着尝试性的心态做一定的档案信息化管理的试水。而对于为了其安全与使用效果所需的高投入，仍旧存在支持不足的现象。此外，对于档案管理，各学校缺乏其价值的认可，由此导致在管理上相对混乱无序，无法将其实际档案管理工作的价值发掘出来。[3]

2.如何发挥职业院校档案管理工作的服务职能

2.1建立完善的档案管理机构

职业院校要想能够更好地完成档案管理工作，就必须要建立起较为完善的档案管理机构。第一，学校领导一定要引起对档案管理工作的重视，定期对档案管理系统进行审核，并且要让工作人员形成档案管理操作平台，加强对档案的管理和维护。第二，要加强档案管理工作人员对本职工作的认识，定期组织宣传活动，让相关人员形成对档案管理工作的正确认识。

2.2注重资源合理运用

作为职业院校本身，拥有着不低的社会资源与人才资源，为了减少档案管理工作中的经费消耗，可以运用有效的资源来提供帮助。在档案管理工作进行的有关系统设计或者日常维护中，可以运用教师团队资源或者有关社会资源，尽可能的将费用降到可以承受的范围，同时又保证系统的安全与有效性。在经费的运用上保持节约型管理，避免铺张浪费。以实用性为主，避免过高标准而不适合实际所需。此外，信息化技术的高速发展与广泛化的使用，以及大数据、云算法、数据加密以及电子签名之类的信息技术的使用，都使得电子文件与档案的收集、存储、搜索能够有坚实的技术保障。而职业要做的便是活用这些高新的信息技术，以构建更加灵活可靠的档案管理系统。[4]

2.3提升档案管理人员的素质

职业院校要尽可能提高工作人员的技能和素养，尤其是档案管理工作，要选用专业人才，加强建设档案管理队伍，可以通过学习或培训的方式来提高档案管理工作人员的职业技能和素养。在对档案管理人员进行培训的过程中要注重实践与理论相结合，尤其是要提高工作人员对档案管理工作的认识，除了要让工作人员完成档案管理课程的相关学习之外，还要提升档案管理人员对多媒体和网络的操作技术和能力，从而使档案工作人员能够得到快速提升和发展。

3.小结

综上所述，档案管理工作实则是一项难度不低且流程复杂的工作。对于职业院校而言，档案管理工作的全面开展尚还面临着诸多问题，例如：相关制度残缺、对口人才稀缺、重视程度不足以及档案的归档不规范等等。只有对这些问题进行一一的攻克，职业院校才能做好档案管理工作，进而充分发挥出它的服务职能。

参考文献

[1]章桂旻. 浅谈如何发挥职业院校档案管理工作的服务职能[J]. 科技展望， 2015， 25（034）：214.

[2]周媛. 职业院校档案管理服务职能及有效发挥[J]. 兰台世界， 2016（22）：3.

[3]景通. 论怎样发挥职业院校档案管理服务职能[J]. 科学中国人， 2016（6X）：1.

[4]沈丽琼. 职业院校档案管理服务职能及有效发挥[J]. 办公室业务， 2018（12）：1.

作者简介：

李莉，女，汉族，山东淄博人，大学本科学历，馆员职称，主要研究档案管理方向。