企业内部控制环境下的合同管理分析

徐英浚

摘要：当今社会，健全的内控管理制度是企业健康发展的需要，也是面对市场风险与挑战的需要。企业应严格按照内控管理相关要求开展工作，但由于部分企业及管理人员存在法律意识、管理意识淡薄，漠视企业规章制度的行为，大大降低了内控工作在合同管理方面的执行力，给企业经营管理带来较大的风险隐患，因此，加强企业对合同的管理监督势在必行。

关键词：企业内部控制;合同管理;分析

引言

合同管理是企业内部控制的重要风险管控点。企业单位合同管理内部控制主要把握以下几点：如何规范合同签订流程，特别是合同签订前招标文件的审核、审批流程;如何监督招投标流程、合同履行情况;如何防范与控制合同订立、履行中存在的风险;如何合理制定合同会签流程等。也就是说将内部控制融入到合同订立、执行、监督的所有环节，但在实际工作中还存在一些问题。

1企业合同管理存在的主要问题

1.1不重视对合同的全要素管理

在内控管理领域，当企业建立起一个内控体系之后，真正的合同风险往往不是来自于合同本身，而是來自于合同外因素，尤其是不可控因素（例如合同交易对手企业本身刻意隐瞒重大履约风险、自身经营出现深层次危机等）。因此，针对这种情况中企业应当重视和加强对合同的“全要素”管理。但是在现实中，一些企业为了短期的经济利益或者自己任期内企业的效益，盲目忽视交易对象主体存在的重大破产风险，尽管签订的合同内容本身合法合规、风险可控，但是签约后会给企业带来不可逆的风险。

1.2合同会签流于形式

合同会签要求会签人员具有相对专业的经济法、财务管理、招投标管理、政府采购等相关知识，如果没有建立规范的会签流程，没有规定采购中心、办公室、审计科、财务部等职能部门相应的工作职责，未明确针对合同的哪些内容或模块进行审核把关，参与会签的各个职能部门在会签过程中会存在随意性、仅审核表面上的流程是否到位，而不会去深入思考合同这样签订是否合规、合法、合情、合理，其中是否存在相应的廉政风险问题。

1.3合同起草和审核不严格，审批时限过长

合同起草和审批过程中，如果出现合同文本错误或文字表述不当，甚至违反国家法律法规的现象，很可能造成合同无效或经济活动违法违规等后果。在传统纸质合同流转审批模式下，因审批人员外出，导致合同签订程序无法正常推进，各环节审批时间留痕不清晰，责任难以追踪，影响了工作效率。

2基于合同管理视角下企业内控制度的构建策略

2.1建立合同履行情况评估制度

评估的内容主要包括：一是合同执行进度。对双方在合同约定的时间内对应的工作内容与成果完成的情况进行检查，检查是否出现了延误以及发生延误的原因。二是检查质量情况。对工程质量和供货质量以及工作成果是否和验收标准相符进行检查，对于返修工的效果，还要检查其是否与需求相符。三是检查收付款情况。对合同对方是否根据合同进度将支付工作完成的情况进行检查，检查支付金额是否符合合同的约定以及发生延误的原因。四是检查合同履约情况。要检查在合同的履行过程中，是否有违约、预期违约、合同修改、补充、无效、解除以及无法履行等情形存在。五是检查合格供应商和承包商以及客户的信用评审情况。对于合格供应商和承包商的评审，主要对其履约状况、技术以及专业能力、工作配合、服务质量等因素进行评估，对于客户的信用评审来说，主要是评审客户的偿债能力、守信程度以及履约状况，对客户的信用等级进行确定。

2.2合同签订时期的控制

组织谈判小组进行谈判，谈判小组只能承诺自己授权范围内的事务，可进行保密的管控谈判策略和谈判过程。谈判的过程和结果都要记录，并且谈判双方要签字确认。然后根据谈判的结果来编写合同的文本，并由公司的职能部门审核，主要审核合同是否合法，内容是否严密和可行。把合同进行分级授权管理，在限额的范围内可以批准签订合同，超过限额的合同，要有管理权限的上级审核通过后才可以授权公司对外签署，合同签字盖章之后要登记编号然后归到档案部门管理，有关财务收支的要留一份原件给财务部门记账所用。

2.3确合同会签流程，明确职责

在合同管理制度中明确各职能科室职责，建立规范的会签流程。比如要求在合同管理制度中明确经办职能科室负责人对本部门所负责的相关合同按照管理流程进行审核、签字;内部审计科要求对合同的严谨性、合法性、规范性、可行性进行审核;财务部门对支付方式的合规合理合法性进行审核;监察室对合同的廉洁性进行把关;法律顾问对合同的合法合规合理性进行审核;分管领导审核批准分管范围内的合同;单位一把手负责批准单位所有的合同并进行合同签署。应当加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。

2.4开展合同管理内部审计工作

对于合同管理审计来说，它主要是审查和评价合同管理工作的合规性以及合同管理内部控制制度的有效性。其主要内容包括：一是对合同管理各项制度与流程的建立情况进行审计，还要审计其执行的总体情况。二是审查合同确立的必要性，对合同项目是否纳入年度计划进行检查，检查其是否完成立项审批，检查合同内容与范围是否和计划以及立项吻合，检查资料的齐备与否。三是审查合同采购（委托）方式，对其是否根据要求对限额以上的项目进行招标的情况进行审查，审查其招标程序是否合规，对于未使用招标形式的要检查其是否完成了审批。四是检查合同的相关资料，检查合同签订方的资信证明文件是否与合同资格的要求相符，对于和签约有关的往来函件和谈判记录等审核资料要检查其是否完备，对于合同履行中的档案资料是否完备进行审核。

结束语

合同是企业管理权利义务的重要保障和依据，具有法律效应。合同归口管理部门和主办部门应严格按照内控管理规程执行，提升合同管理内控制度的执行力，强化过程管理，并对合同管理进行全面监督检查。此外，还应完善合同考核追踪和责任制度，充分发挥单位内控检查、纪委“大监督”等作用，在内控规范管理合同和防控风险的过程中，确保合同管理工作依法合规开展，提高企业经济效益，稳步推动企业迈向高质量发展之路。

参考文献

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