高校业务流程平台建设及数据应用研究

周琼 江艳霞 赵丹 苏昕 陈斌

摘   要：随着信息化建设的不断推进，高校管理理念逐渐向“服务+引导”转变。传统面向管理部门建设的业务系统已无法满足师生用户的需求，而以师生办事为中心的业务流程平台在高校逐步得以认可，其建设落地模式可分为：完全基于业务流程平台的建设模式、基于“业务流程平台+数据管理端”的建设模式、基于“业务流程平台+已有业务系统”的建设模式。该平台具有以下特点：一方面不同于传统业务系统仅面向管理部门人员，业务流程平台包含了师生用户及管理部门人员，对人员身份及岗位的要求更全面、精细。另一方面区别于传统业务系统沉淀数据的模式，业务流程平台使用各业务系统的业务数据，产生过程及结果数据，部分结果数据又成为下次事项办理的支撑数据。数据的流动使用，既有效助推了数据治理，又在资源配置、提升校务服务等方面起到了较好的作用。

关键词：师生办事;业务流程平台;业务数据;数据治理

中图分类号：TP393 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2021）21-0058-04

一、引言

高校信息化经过多年的发展，基本建成了包括校园三大平台、数据共享库、各业务系统等的数字校园体系。当初期业务信息化的矛盾被解决后，更深层次的问题浮出水面，体现为部门业务系统繁多，业务系统之间缺少数据交互，或数据交互时间滞后，服务标准不一等，且部门业务系统建设主要以满足部门管理需求为目的，导致师生用户办事代价高，在办理跨部门综合事项时尤为突出。此外，随着高校管理改革的不断深入，高校的管理理念已经逐步从管理向服务+引导转变，以教师和学生的诉求为努力方向，原有面向管理部门建设业务系统的模式，已无法解决师生办事难的问题[1-4]。

在信息化前期建設的业务系统和积累的数据基础上，借鉴政务服务的模式，各高校在业务系统之外，以线上办事为中心，再造各业务部门办事流程，并在业务流程平台集中办理。相较于业务系统，单个流程以完成某个事项办理为目标，功能单一，建设周期短，支持移动端，解决了大量的跑路、签字盖章等问题，得到了广大师生的认可[5-6]。

二、业务流程平台建设模式

各高校依托已有的信息化基础，进行办事流程的梳理及再造。根据实际建设情况，总结为以下三种模式[7-8]。

1.完全基于流程平台的建设模式

对于缺少业务系统的简单业务，主要实现申请与审批、状态数据更改等事项办理，使用完全基于流程平台的再造，在网上办事大厅集中办理，无需再单独建设业务系统。中国矿业大学（以下简称“我校”）信息化建设与管理处建设的堡垒机申请、部门邮箱申请、网站建设审批等业务流程以这种模式实现。

2.基于流程平台+数据管理端的建设模式

对于缺少业务系统的较复杂业务，很难通过流程全部实现，一方面需要面向师生提供申请服务，另一方面也需要面向部门工作人员提供业务管理功能，在进行业务梳理再造时拆分服务与管理功能，使用“流程平台+数据管理端”的建设模式。这种建设模式保留了原有业务系统的管理功能，同时也兼顾了师生真正的办事需求，且区分前端用户及管理端用户入口，是新建业务系统值得参考借鉴的模式。我校的离校业务办理采用该种模式，毕业生在网上办事大厅进行离校业务办理，辅导员及其他管理人员在管理后端查看学生的离校情况，为已办理离校手续学生发放离校材料。

3.基于流程平台+已有业务系统的建设模式

高校已建设的聚焦性传统业务系统，通过人员权限划分，具备较好的管理端支撑及一部分面向师生办事的功能。一方面，此类业务系统承载的业务量大，业务逻辑复杂，且业务运转已成规模，考虑人力、时间、经济等成本未到系统更迭时机;另一方面，对于已建设的业务系统，如果配合流程平台直接进行业务前、后端改造，存在数据信任、对接等管理和技术应用上的壁垒，很难落地，所以考虑对面向师生的办事服务进行查漏补缺，利用流程平台建设周期短、跨部门办理的优势，开发面向师生用户端的办事流程。通过流程平台和已有业务系统并行的模式，解决师生当下办事难的痛点，在业务系统更迭时，再进行建设模式的迁移改造。

三、业务流程平台数据

1.传统业务系统和业务流程平台数据对比

业务流程平台的数据由人员身份数据、业务数据和过程数据组成，概括为“人”“事”“时”的数据，而传统业务系统仅包含了“人”和“事”的数据[9-10]。具体的数据对比如表1所示。

相较于传统业务系统，使用业务流程平台的人员范围更大，业务数据的流动性更强，对过程数据的记录更详细。以下将详细说明业务流程平台的数据组成。

2.业务流程平台的人员身份数据

业务流程平台的人员包括事项办理人员（一般指师生用户）和审批人员（一般指管理人员、业务负责人员），通过部门和岗位对人员身份进行限定。如图1所示，由人员、部门、岗位三元组信息唯一确定人员身份。

人员信息包括姓名、工号、年龄、证件号等基本信息。教职工的人员信息来自于人事系统，学生的人员信息来自于教务或者学工系统。

部门信息指人员所在的单位。教职工的部门信息来自人事系统，学生的部门信息来自教务或者学工系统。

岗位信息指人员的岗位身份。比如：①教职工身份、学生身份;②部门正职、普通教职工;③辅导员、教学秘书等。这部分信息来自人事系统、组织管理系统、OA系统、教务系统、学工系统等。

当业务系统中没有某些岗位信息，但又是办事流程中不可缺少的审批环节时，则通过在流程平台中自建岗位，实现办事流程的正常运转。

3.业务流程平台的业务数据

业务流程平台的业务数据来源主要有两部分（如图2所示）：一部分来自各业务系统;另一部分来自流程平台业务数据库。师生在使用业务流程平台进行事项办理时产生的填报或结果数据，当没有对应业务系统承载时，留在流程平台业务数据库中，成为下次事项办理的数据源（比如在解决重复填报问题时，自动带出上一次填报的数据）。

4.业务流程平台的过程数据

流程平台的过程数据是关于“时”的数据，主要包括时间（流程发起时间、审批时间）、环节（审批环节）、使用频率等。

相较于传统业务系统，过程数据是业务流程平台的特有数据，可完整描述数据流转的全过程。针对过程数据的分析利用，可在指导资源配置、提高服务精准度等方面发挥更好的作用。

四、业务流程平台的数据应用

1.人员身份数据的应用

（1）人员精细化管理

身份数据是保证流程运转的最基本数据，决定了流程办理人和审批人。相较于人事部门把人员定位到二级部门，流程中的审批人员具体到某个事项办理岗位，对应到系、科室、实验室等，对人员管理提出了更精细化的要求，同时，精细化管理也带来更深入、更精准的服务。线上事项办理对岗位分工也有了更具体的定义和划分。我校目前使用流程平台自建岗位作为线上审批人员管理的补充。

（2）量化岗位任务

线上化改造不仅需要重新梳理业务流程，同时也在梳理流程节点的人员岗位，通过线上事项办理可以量化岗位任务，作为岗位设立的依据之一。以我校设立网络安全员为例，各二级单位的网络安全员是为了配合网络安全相关工作，协助处理网络安全事件。因工作需要，各单位申请的虚拟机、域名等均需要网络安全员知晓，并纳入本单位的信息资源进行监督，故在办事流程中设有网络安全员查阅环节。自2019年11月至2020年11月，我校网络安全员在四个办事流程中共计查阅了406次（如表2所示）。通过线上办事，规范了办理环节，同时把网络安全员的工作任务具体化、数字化。

2.业务数据的应用

传统业务系统产生并沉淀业务系统数据，各业务系统之间数据很少或不流通，造成在进行跨部门事项办理时，师生多跑路、办事难的问题。

业务流程平台以办事为中心，流程服务开发周期短，可快速实现业务数据跨部门的流转使用，解决跨部门业务办理难的问题。同时，业务数据的灵活使用使得事项办理更高效、准确。

以我校的研究生离校服务为例。研究生离校涉及了图书馆业务（提交论文、还书并注销借书证）、档案馆业务（提交论文）、总务部业务（退宿）和财务处业务（缴清欠费）。流程平台作为桥梁，从各业務系统中抽取相关数据，在研究生离校服务流程里展示出来，提醒研究生办理未完成的业务，研究生无需填写任何数据，只需要查看核对。如果所有业务都办理完成，学生只需在流程表单页面提交，即可生成离校单，作为发放离校材料（毕业证等）的凭证。图3展示某研究生的离校服务页面，其中：图书馆业务未通过，因论文未通过审核;档案馆业务未通过，因论文未提交;总务部业务未通过，因未退宿;财务处业务无欠费，已通过。

研究生离校服务流程在使用时，展示的数据被学生核对确认，如数据有误能及时发现并直接从源头改正，既提高了事项办理的效率，也形成了业务数据治理的良性循环。

3.过程数据的应用

（1）优化资源配置

通过筛选、分析高频次审批流程，进一步优化资源配置。以我校本科“自助打印申请（成绩单等证明材料）”为例。教务部为学生提供自助打印机，可免费打印成绩单等证明材料，为避免浪费，规定有5次免费打印机会，5次之后如果还需要打印，则需要通过“自助打印申请（成绩单等证明材料）”流程申请，审批通过之后，由负责教师在自助打印机上按学号添加打印权限。

此项流程在三个月（2020年5月1日—2020年8月1日）共办结了1660次。其中，有的学生申请了1次，有的申请了2次或以上，通过具体分析次数可得：免费自助打印次数如果由原来的5次增加至6次，可减少1007次申请，如果增加至7次，则可减少1371次申请，相当于减少了约82.6%的线上工作量，如图4所示。

假设学生填写打印申请流程耗时1分钟，教职工审批并在自助打印机上添加权限耗时1分钟，当自助打印次数增加至7次，减少的1371次申请相当于节约45.7小时，即相当于每天节约半小时。从学生的使用需求上考虑，建议在免费自助打印5次的基础上，再增加2次，以大幅减少此项工作消耗的人力成本。

（2）记录用户使用习惯

疫情防控期间，我校教职工每日需通过流程平台填报健康“日报告”，填报时间为每日中午12∶00至凌晨00∶00。图5记录了某月每个时间段的平均填报人数，横坐标为时间轴，纵坐标为填报人数，12∶30代表区间（12∶00～12∶30），在区间（12∶30～13∶00）填报人数最多，在区间（23∶30～00∶00）填报人数最少。①每日12∶00至13∶00是填报的高峰时间段，也是服务器承压最大的时间段，流程平台通过使用三台引擎服务器共同负载，并发数达1000，支持用户达2万，保证“日报告”及其他流程的正常使用。②时间区间“20∶00～20∶30”“21∶30～22∶00”是两个填报晚高峰时间段，在督促填报时，可在这两个时间段进行通知，能达到最佳效果。

在使用流程进行事项办理时，“人”和“事”的数据来自不同的系统数据库（共享数据库、业务系统库等），从填报人流转至审核人，在使用时被重新审核、更正，既减少了填报，同时也助推了数据治理，在办理跨部门事项时尤其显著。

五、结语

高校业务流程平台建设模式根据实际情况可分为：完全基于流程平台的建设模式、基于流程平台+数据管理端的建设模式、基于流程平台+已有业务系统的建设模式。其中，基于流程平台+数据管理端的建设模式拆分服务端与管理端功能，是新建业务系统值得参考借鉴的模式。

业务流程平台数据包括了人员身份数据、业务数据、过程数据，相较于传统业务系统的数据应用，优势明显。优势主要体现为：①业务流程平台服务的对象更多，包括了师生用户和部门管理人员，使用范围更广。②业务流程平台作为桥梁，解决了跨部门进行业务办理的难点。师生在使用办事流程时，业务数据可部分或全部从各业务系统中自动带出，减少线上手动填报次数，同时，自动带出的数据被师生重新核对确认，也形成了业务数据治理的良性闭环。③流程平台记录审批等过程数据，通过对过程数据的分析利用，可进一步指导优化资源配置，开展精准服务，为提高办事效率、提升校务服务质量提供完备的数据支撑。

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（编辑：王晓明）