基于二级库房系统对检验试剂和耗材的精细化管理

刘性君，王景胜，高会广（通信作者）

解放军第九七〇医院检验科 （山东威海 264200）

随着现代医学、生物工程学及计算机网络技术的快速发展，各种新技术和全自动仪器不断被应用于临床实验室，且随着业务量的增加，检验试剂和耗材的使用量逐年攀升，从而加大了管理的难度[1-2]。为适应科室的发展需要，我们改进了对试剂和耗材的管理方法，即将原有的试剂和耗材库房逐步升级改造为二级库房系统，并对试剂和耗材实施了精细化管理，现报道如下。

1 精细化管理的必要性

1.1 满足现代化管理的需要

临床实验室的检验试剂和耗材具有专业性强、种类多、有效期长短不一、存放条件各不相同等特点，始终是医院物资管理的一个难点[3]。大多数医院的一级库房缺乏相关场地、医用冰箱和冰柜或不具备冷库等设施，工作人员亦无检验专业背景，通常只能对货物进行初步验收和简单的出入库管理；同时，医院无法对领用出库的检验试剂和耗材实施连续的监控，易造成库存率高、利用率低，常出现过期、失效报废等问题和供货中断的情况；此外，目前大多数医院对检验试剂和耗材的管理只能做到以领代耗，易造成财务信息统计不准确，影响医院对科室的绩效考核[4]。总之，医院一级库房已不能满足检验试剂和耗材管理的需要，因此，对原有管理模式进行改进非常必要。

1.2 满足实验室质量管理的需要

由于检验试剂和耗材管理是临床实验室质量管理的重要组成部分，试剂和耗材的优劣直接关系到检测结果的准确性，影响临床医师对患者病情的诊断和治疗，因此，为了提高实验室质量管理水平，实施精细化管理尤为重要。

1.3 满足检验科控制成本的需要

检验试剂和耗材是临床实验室进行样本检测工作必不可少的物质基础，是检验科主要的日常支出，在检验科总成本中占比较大，且随着我国医改政策的调整，医院对检验科成本管理提出了更高的要求。

1.4 满足提高检测效率的需要

检验试剂和耗材从申请、采购到使用是一个消耗时间长且细致繁杂的过程，此过程环节较多、涉及人员范围较广，只有科学规范地管理，才能保证每个环节顺利的进行，进而保障各临床实验室的高效运行。

2 精细化管理的实施

2.1 设立专门的检验试剂和耗材库房系统

检验试剂和耗材种类多、用量大、储存条件各不相同，检验科必须有专门的空间和设备等来存放试剂，以确保试剂的质量。经过多年的建设和发展，我们逐步完善了检验科的二级库房系统，将原有的仓库改造升级为二级库房系统，即增加了储存空间，更新和增加了货架、医用冰箱、冰柜等储存设备；更新和升级了计算机，升级了实验室信息管理系统中的试剂和耗材管理系统；增设了冷链温度管控系统等。目前，我们拥有1个冷藏库、1个冷冻库、1个常温库和1个化学危险品仓库，这4个仓库构成了科室的二级库房。每个仓库配有联接医院局域网的计算机和货架等办公设施，并备有灭火器等消防设施，用于仓库的日常管理。各专业组配备一定数量的医用冰箱或冰柜用于试剂使用前的短期保存。冷藏库、冷冻库和各专业组的冰箱和冰柜均配备冷链系统，且实行统一的监测管理[5-6]。

2.2 成立检验试剂和耗材管理小组

2.2.1 人员设置

成立以科主任（副主任）为组长的检验试剂和耗材管理小组。各级试剂和耗材管理人员选择思想觉悟高、工作踏实、诚实可靠、责任心强，且对检验试剂和耗材非常了解、业务能力强的人员兼职，并由组长负责对科室二级库房和各专业组冰箱和冰柜的库存管理情况实施监管。

2.2.2 专业组设置

目前，科室共设置5个专业组，包括临检组、生化免疫组、免疫组、微生物组和分子生物组。所有专业组的试剂和耗材均统一集中管理，采用每月统一申购的管理模式，实现检验科二级库房系统全过程的动态管理，各专业组依据每周的工作量并在评估三级库存的综合情况后从二级库房中申领试剂和耗材，之后在冰箱或冰柜中进行短期存储（科室明确了二级库存是指科室从医院物资一级库房领用物资后形成的库存，三级库存是指各专业小组从科室二级库房领用出库后形成的库存[7]）。

2.2.3 人员分工

依据检验科管理的实际需要，人员分工如下。（1）科室二级库房：设有1名检验试剂和耗材采购员，负责全科每月试剂和耗材的采购申报和审批；设有2名库房管理员，1名负责冷冻库和冷藏库的管理，另外1名负责常温库和生化危险品仓库的管理，2名人员的职责是初步验收试剂、按照送货单上的栏目进行核对，待验收合格后录入实验室信息管理系统中的试剂和耗材管理系统，其直接受科主任的领导，每月向科主任汇报试剂和耗材使用情况，并提供统计报告等，且每名库房管理员配备7名试剂管理员，其中5名为各专业组组长，负责本专业组下月试剂或耗材的预算、新试剂和耗材的评价、本专业组试剂和耗材使用情况的检查等，另外2名试剂管理员负责试剂和耗材的进一步验收、编号、打印粘贴条码、摆放保存试剂、试剂领用出库、监督各专业组的试剂和耗材使用情况等。（2）各专业组冰箱或冰柜：每名专业组组长配备2名试剂保管员，负责专业组试剂的领取、批间比对、领用试剂和耗材的管理及试剂的使用反馈等。

2.3 对检验试剂和耗材进行分类

为方便管理，经科室讨论后，我们将检验试剂和耗材根据储存方式和位置的不同分为以下4大类。（1）A 类：需冷藏的物品，可将其储存于2～8 ℃的冷藏库中，包括大部分的体外诊断试剂盒，如常规生化项目的体外诊断试剂盒、免疫试剂、电化学发光试剂等。（2）B 类：需冷冻的物品，可将其储存于-20 ℃的低温冰柜中，如聚合酶链式反应体外诊断试剂盒等。（3）C 类：需常温保存的物品，可将其储存于常温库中，如试剂和耗材资质档案（因其具有种类多、更新快、查阅频繁等特点，又因其具有时效性，所以归为C 类物品[8]）、常温化学试剂、稀释液、清洗液、仪器配套耗材、一次性耗材、试管、办公用品等。（4）D 类：需安全保存的危险化学品，可将其储存于保险柜中，如强酸、强碱、易燃类和有毒类化学试剂等；该类物品为特殊物品，需严格按照相关标准管理，如将固体试剂放于中上层、液体试剂放于中下层，保险柜应设置密码，实施双人交接管理，严格出入库登记等。

2.4 将检验试剂和耗材的管理信息化、条码化

为及时知晓检验试剂和耗材使用情况，我们将实验室信息管理系统升级改造为具有最新试剂和耗材管理系统的版本，实现了对试剂和耗材的条码化管理和一物一码追溯管理[9]。每个条码均含有试剂名称、仓库类别、适用临床实验室、适用仪器、供货商、规格、批号、价格、有效期等相关信息，在出入库时，只需在试剂和耗材管理系统中扫一下条码，再点击确认、保存，即可轻松完成出、入库操作。此外，试剂和耗材管理系统还可满足各种查询、统计的需要，并能够自动进行最低库存、有效期到期提醒等；能够使科室领导准确掌握和了解试剂和耗材的整体成本支出情况，甚至每个实验室、每台仪器、每个检测项目的收入和支出情况。

2.5 建立、健全检验试剂和耗材管理制度

根据实验室管理的要求，我们建立和完善了《试剂和耗材供应控制程序》《试剂和耗材管理程序》等程序文件，从文件层面规范试剂和耗材从采购到使用过程的全程管理，并根据程序文件制定了《试剂和耗材管理制度》《试剂和耗材管理流程》《检验科二级库房系统管理制度》，规范了试剂和耗材相关的整个流程及全体人员的操作行为，并组织全科人员培训学习，从公布之日内执行，要求各临床实验室试剂和耗材的日常管理严格按照科室制定的制度实施。

3 精细化管理的效果

（1）可保障二级库房以低库存、高效率动态运行，从而保证较高的检测质量；（2）可准确掌握每月的物资需求，快速制定采购计划，有效缩短了物资的供应时间；（3）可对物资的有效期实施监管，及时提醒仓库管理人员作更新处理；（4）可动态掌握所有试剂和耗材的成本，有助于节约成本、规避浪费，有助于绩效考核。

综上所述，对检验试剂和耗材实施精细化、条码化、信息化管理，可实现合理采购、储存和使用；降低库存，规避浪费，节约成本；优化流程、提高工作效率和科室绩效。