企业项目档案管理常见问题及对策探究

张颖

摘要：企业项目档案是对项目发展历程的真实记录，从项目立项、建设到完工验收整个阶段的资料，都形成了档案。项目档案的存在对于日常管理工作有很大的依据和借鉴作用。但是在实际工作中，项目档案管理还存在一些问题，原因比较复杂，需要合理解决。基于此，文章论述了企业项目档案管理的常见问题，并分析导致问题出现的原因，最后提出解决这些问题的有效方法。

关键词：企业项目档案管理;问题;原因;对策

1引言

面对新经济常态的发展，企业的发展运营也面对更大的压力。而随着企业发展中各个项目的占比增加，项目档案作为完善业务体系的重点内容，在日常管理中占据特殊作用。项目属于企业与行业发展的特殊内容， 十分复杂，所以对其的档案管理也十分关键，这项工作对于企业发展有积极意义。

2企业项目档案管理常见问题

一是管理制度不健全。企业在项目档案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如对于项目档案收集范围责任主体的界定不明确，这可能导致追责时无法确定责任人;项目档案方法标准不全面，使得获得的项目档案内容存在一些差异性，难以统一储存;项目档案形式不统一，同一介质的文件有多种形式，导致重复项目档案处理，造成资源的浪费;制度不能及时更新，无法适应企业发展的需求。二是与时代发展步伐不匹配。在企业发展规划中，首要发展的是业务、科研等方面，对于项目档案管理的资金投入较少，注入的精力也较少，这就导致项目档案管理工作进度无法与业务工作进度相匹配，存在一定的滞后性。特别是在数字经济时代下，企业也积极使用信息技术进行管理，但打造的信息化项目档案管理机制存在不足，与时代发展步伐不匹配。

3企业项目档案管理常见问题的原因分析

3.1对管理人员的要求高

这项工作的专业性要求较高，需要工作人员有一定水平的相关专业理论知识水平和业务能力，还要有较高水平的信息化水平，能够有效处理项目项目档案工作，同时要求工作人员对于企业的工作有所了解，知晓所有的项目档案类型和特点。但实际上，相对于企业中的人员来讲，企业档案管理人员在项目档案的信息化处理方面的技术水平较差，无法保证顺利进行企业项目档案管理。

3.2人为因素的影响

由于项目档案本身的特殊性，其形成、归档和管理操作是在应用过程中完成的，其中的档案信息大部分经批准是可以查询的，部分档案信息还支持共享。但是在管理过程中，很多档案信息可以人为修改，影响到信息的安全、完整和真实性，尤其是档案人员流动性较大的情况下，如果做不好工作的交接，很容易因此导致项目档案资料的损毁、遗失、篡改等问题，难以准确判断档案资料的真实和原始性。另外，还有部分违法人员比如黑客等，可能对档案系统进行攻击，以获取想要的档案信息，这样也威胁到项目档案的安全性。

3.3信息化水平不高

当前多媒体技术的发展十分快速，这使得项目档案面对的技术环境因素更加复杂，逐渐出现信息化管理模式。但因为一些因素的影响，特别是档案的存储必须借助特殊的设备进行，包括对信息的读取和传输也需要利用特定设备实现，使得档案管理的信息化水平不高，与实际需求不匹配。同时电子文件结构更加复杂，信息来源和形式都多样化，成为一种集合体，处理有一定难度。比如在字处理文本上，工作人员可以直接进行签字，或者直接声音批示，按照不同处理方法放置到不同的数据库或载体中。

4解决企业项目档案管理常见问题的有效对策

4.1完善項目档案管理制度

企业需要借助完善的制度推动项目的发展和应用水平。在信息化技术的支持下，要求管理人员认识到项目的重要性，认识到其对于档案管理的重要性，掌握先进的管理技术，知晓如何对项目档案进行处理，以提升工作效率和积极性。项目要建立一套切实可行的管理制度，为相关工作的开展奠定理论基础。同时要密切关注监管机制的建设，借助信息化平台的应用，实现对档案操作的动态监管，促使制度落到实处。对于电子文件和信息，必须经过管理才能形成项目档案，所以需要建立一套切实可行的归档管理制度，作为工作的理论依据，这也可以帮助提升管理效率，降低人为失误的机率。管理人员还要注意强化管理制度的落实，保证档案管理工作的规范性和有序性。

4.2建立高水平的管理队伍

项目要注意打造专业化水平高、学科能力强的人才队伍，强化信息化水平，积极学习和掌握现代化管理方法，熟练掌握档案系统的操作方式，培养集档案管理基本知识和信息化技术于一体的高层次人才。项目也要加强对档案管理人员的培训提升，进行档案内容、项目影响，还有基本档案管理能力的培养，建立常态化的培训机制，制定科学的培训规划、内容和目标，实时更新项目档案管理的最新内容，提高档案管理人员的专业素质。同时要保证人员全面掌握所有的档案类型，推动信息化建设，指导开展档案资料的整合。另外要注意培养档案管理人员的信息化意识，认识到档案信息化管理的重要性，认识到档案管理方法的合理选择标准，能够按照管理制度对电子文件和信息进行管理。档案部门需要培养工作人员的信息化意识，要求档案管理人员充分认识信息化管理系统和技术的重要性，掌握先进的项目档案处理技术，知晓如何对项目电子信息和文件进行处理，以提升工作效率和积极性。

4.3建立档案管理信息化平台

对于项目档案管理，需要构建独立的、可以实际应用的电子化平台，支持对各种实体化和虚拟化的档案实施管理。这里需要注意的是，管理对象不仅是档案中的电子信息，还需要实现将实体档案转变成电子形式，以及实现双方之间的关联管理。考虑电子文件需要经过归档操作才能形成项目档案，所以企业需要建立信息化平台，利用平台进行电子文件的鉴定归档操作。这包括：利用影像学技术将纸质档案转化成电子信息，经过归档操作后形成项目档案;将获得的电子信息进行凭证化处理，形成档案并独立出来，建立起有效力的，具备可读性的资料。企业需要统一各个部门的项目档案入口，借助条形码技术、影像学技术等，将不同介质、类别的资料进行处理，转换成统一的入口文件，以最小单位用统一的格式存储，保证可追溯性。

5结语

管理人员通过对档案资料的汇总分析，可以为管理工作提供准确依据，尤其是项目的顺利开展必须要以档案内容作为基础;项目档案管理是企业运营的重要部分，其管理水平和质量直接关系到档案的真实和有效性，也影响到其使用效果，档案资料可以作为领导决策的参考依据。随着时代的发展和科技的进步，企业的项目越来越多，给档案管理带来新的难度，所以要加强对项目档案管理的重视和改进。

参考文献

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