纸质档案数字化外包服务工作规范

陈琳

摘要：近年来，纸质档案数字化因其在保护档案原件、提高工作效率等方面所带来的卓越成效，纸质档案数字化外包服务也在各企事业单位中被逐步的推广运用。本文将以此为背景，浅析纸质档案数字化外包服务工作过程中需规范的事项，为其更好的被普及运用。

关键词：档案数字化;外包服务;规范

1档案数字化外包服务概念

是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案、音像档案、缩微档案等进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

2档案数字化外包服务工作原则

发包方应尽可能掌握档案数字化外包服务过程中应遵照的相关档案法规及标准，结合自身单位档案工作实际情况，制定档案数字化外包工作相关标准，并采取有效措施达成此标准。

发包方应依据相关安全管理规范内容，制订适用的安全管理条例，有效约束档案数字化外包工作人员行为，最大限度避免实体档案在数字化过程中遭到损毁或是出现档案信息泄密行为。发包方应指派专人对档案数字化外包工作进行全过程监督、指导、管控，以保证档案数字化外包工作完成质量、实施进度、档案安全等。

3档案数字化外包基本环节及执行标准

档案出库：确定数字化对象档案范围，发包方与数字化外包人员做好档案的清点交接、登记出库工作。数字化前处理：一般包括三色笔（蓝色/红色/铅笔）擦除、加盖归档章和页码章、拆除装订物、破损或褶皱档案的技术修复等。目录数据库建立：即档案信息著录，需设立目录数据库中档案信息著录规则，包括有哪些著录项、有无录入字数限制及录入内容上的特定要求等;将档案信息准确、完整的录入到目录数据库中，形成目录数据。扫描挂接：应选用对档案实体破坏性小的扫描设备进行扫描;为最大限度呈现档案原貌，便于存储及利用，应采用彩色模式进行扫描;为保证扫描图像的清晰、完整，扫描分辨率不低于200dpi。扫描图像需进行中正调整及去污等处理，对于图像不完整、不清晰或是漏扫、重扫，顺序排列错乱等情况需及时修正处理。建议扫描图像以一文一件为单元合并、以档号命名、以统一通用格式存储，并妥善建立其存储路径，确保数据挂接准确性。将扫描图像与系统中目录数据进行逐一对应、上传挂接，需确保对应挂接的准确性及完整性，并可正常读取、下载。

4档案数字化成果验收与移交

根据档案数字化外包各环节执行标准，进行档案数字化成果质量验收，另需对扫描图像存储载体的可用性、安全性进行验收。通常采用人工抽检的方式进行检验，抽检率可从外包方资信程度、双方合作成熟度、数字化外包档案数量等方面综合考虑后确定，原则上不得低于5%，且抽检合格率不低于95%。对于抽检不合格的内容应进行及时修正，另外应有相应的处罚标准以确保验收的抽检合格率达标。验收结束，双方人员签字确认及相关领导审核无误方可视为档案数字化成果验收通过，各项成果及时移交并履行交接手续。验收通过后的纸质档案，需重新进行规范装订，并由双方人员清点核对后，完成归还交接手续，入库归档。

5承包方筛选及人员管理要求

承包方筛选标准：承包方应为依法注册的法人，具有独立承担民事责任的能力;应具有履行合同所必需的营业执照及相关资质、许可证明;应具备承接档案数字化所必需的服务能力及经验等。发包方需对承包方展开尽职调查，对其公司运营状况、财务状况、相关资质证明、企业信誉、服务能力等进行核实对比，并以此作为承包方选定的主要依据。发包方还可通过第三方咨询评估，客观了解档案数字化外包服务的成本构成及合理价格范围，价格优势可作为承包方选定的参考依据。

承包方工作人员管理要求：承包方工作人员需明确档案数字化工作达成目标、完成时限，需熟练掌握档案数字化工作基本环节及执行标准，需了解相应考核标准及惩处措施。承包方工作人员需服从发包方工作安排及工作期间的管理与监督，自觉遵守发包方档案安全、保密管理制度。承包方工作人员信息需提交发包方备案。

6安全性、保密性管理

承包方工作人員在档案数字化加工过程中，应保持档案原貌，不得以任何方式破坏档案原有状态。对于移交出库进行数字化加工的档案，承包方工作人员需做好安全保管，每天工作结束需将档案归还到库房或是专门的暂存封闭空间，不得在工位上留存过夜，对于数字化加工完毕的档案，发包方应及时验收并与承包方办理交接手续，接收入库保存。发包方应对档案数字化加工过程中使用的存储介质进行统一保管，严禁承包方擅自处理。非发包方允许，承包方工作人员不得私自进出档案库房。承包方工作人员不得擅自提供、抄录、拷贝、拍摄或者公布任何发包方档案信息。发生（可能导致）档案被损毁、丢失或信息泄露的重大事件时，发包方应及时向上级领导报告，并采取补救措施。

结束语

纸质档案数字化在实现保护档案原件、提高工作效率的同时，也对档案原件的保护、档案信息的安全保密提出了更高的要求，为此各企事业单位应出台相应的规范制度、执行标准，以有效约束档案数字化外包服务人员，力求在高质量完成数字化工作的同时，也做好实体档案的维护工作。

规范性引用文件

DA/T 31—2017  纸质档案数字化规范

DA/T68.1—2020  档案服务外包工作规范