研究事业单位档案管理中的电子档案管理

翟伟峰

摘要：随着科技的不断发展，电子技术已广发应用于我国各个领域，尤其是档案管理领域，更需要以电子技术应用为自身发展提供更多可能性[1]。我国事业单位的档案管理工作，需要顺应新时代要求，积极构建与发展电子档案管理模式，采取措施解决现有管理问题，促进档案管理工作进步与发展[2]。

关键词：事业单位;档案管理;电子档案

在事业单位中，为了可以使电子档案管理工作的顺利开展，从而制定更加完善的档案管理模式，才能够有效地提高电子档案管理质量。在实践管理过程，要求工作人员应该全方位掌握电子档案管理方式内容及要求，通过不断优化电子档案管理机制，以确保事业单位电子档案管理质量与管理效率得以提高[3]。

1事业单位实行电子档案管理工作的优势及意义

事业单位档案管理工作本身就具有繁琐性，复杂性等特点。要求从事档案管理工作的相关人员，必须具有良好的管理技能以及职业素质，只有对日常档案管理工作认真及负责，才可以提高事业单位档案管理的工作效率。然而实际情况是，传统的档案管理方式主要以纸质文件为主。再将纸质文件转化为计算机数据时，不仅加大了工作人员的工作量，同时也容易出现人工管理失误问题。随着科技的不断发展，电子档案管理的方式也在广泛的推广及应用。档案管理工作不需要太多的人力就可以实现档案整合与归类等流程。同时，档案资料以电子化形式就可以长期保存，不需要再放到专门的档案管理室中进行保存。电子档案主要是利用计算机技术，把事业单位里的主要档案信息全部录入到计算机系统里面，可以迅速处理档案信息内容，之后再根据不同类型汇总出来。相比传统管理来讲，效果更好，同时也减少了人工管理失误的问题。由此可看出，事业单位方面应该加大力度采取电子档案管理方式。

2事业单位电子档案管理的问题

2.1档案管理工作被忽视

目前，部分事业单位对档案管理工作的认识还处于初级阶段。不能够正确的认识档案管理与电子管理，错误地认为档案管理就是整理档案工作，使资料使用工作更加复杂。由于事业单位对档案管理工作的忽视，也会影响到管理工作人的积极性，不利于开展档案工作创新。由于工作人员的工作态度消极，不能够正确的认识与利用电子档案管理信息，不仅影响了工作效率，同时也增加了事业单位档案管理的工作难度。

2.2电子档案管理程度较低

在新时期，随着社会的不断发展，电子技术也随着不断的发展，事业单位可应用电子技术的优势，建设电子档案管理工作模式，从而提高档案管理水平.但是部分事业单位仍然存在电子档案管理水平较低的问题，甚至有些单位还在使用传统的档案管理工作模式，不仅耗费人力、物力，也不能提高档案管理的工作效率。即使有些事业单位引入了电子技术。但是电子档案管理依然受到很多因素影响，例如工作人员的信息素质不强、电子技术利用较低、领导层领导不够，依然无法发挥电子技术的优势，导致事业单位电子档案管理水平难以提升。

2.3信息安全缺少保障

科技给人们带来便利的同时，也会给人们带来一定的风险，事业单位应用电子技术来进行档案管理时，必然也会面对一些信息安全问题，因此，事业单位需要重视电子档案管理的信息安全问题。同时，档案信息在通过移动硬盘等载体在進行转移与储存的过程中，都会面临一定的泄露风险。还有一些网络黑客的问题，也会使电子档案信息管理面临安全性问题。

2.4档案管理人员素质不高

现阶段，一些事业单位中的档案管理人员，普遍存在专业素质不高的问题，大多数人员都缺少专业的档案管理知识，甚至有一部分人员在工作之前都没有接触过档案管理的培训，不能够有效进行管理档案。另一方面，对电子档案管理工作的重视度也不高，导致工作上不认真、仔细，失误率上升，从而降低了档案管理的工作效率，使电子档案管理不能充分发挥自身管理优势，严重阻碍了电子档案管理工作的开展。

3事业单位档案管理中电子档案管理途径的优化分析

3.1重视档案管理工作

为了推动电子档案管理的全面发展，事业单位就应该加强档案管理工作的重视度。明确掌握档案管理工作的意义，以确保各项档案管理工作可以顺利开展。事业单位需要对相关的管理人员，进行电子档案管理的工作宣导，使其意识到电子档案管理的优势，引起全员的重视，有利于管理人员提出建设性的意见，从而完善电子档案管理模式的构建。

3.2提升电子档案管理水平。

电子档案管理已经成为我国事业单位档案管理的必然发展趋势，因此我国事业单位需要利用电子技术优化当前的档案管理模式，从而提升自身的电子管理水平[4]。针对单位当前档案管理的实际情况，严格按照管理原则进行全方位优化处理，以确保各项管理工作有章可循。在日常档案管理工作中，要引进先进的管理技术与设备，使电子档案管理工作更加优化，有效地改善电子档案管理的工作效率，提升事业单位电子档案管理的质量，从而使事业单位档案管理水平得到显著的提升。

3.3加强对档案管理人员的培训，提高专业素质

可以采用多样化的方法去加强档案管理人员的工作能力，从而提高事业单位档案管理人员的素质。在招聘新的档案管理人员时，应该选择经验丰富以及专业知识都比较强的人，并且在电子档案管理水平上也要符合实际的需要。对于单位里的档案管理人员，单位可以请专业人士为员工进行培训，确保每一位工作人员都具备独立操作计算机系统的技能。同时，应该加强对档案管理人员的考核力度，可根据档案管理人员的资质能力表现以及日常工作表现情况进行合理的考核。必要时也可以采取一些激励的方式，提高管理人员的主动性，进一步强化电子档案的管理，可以更好地为事业单位开展各项工作时，提供有效的档案服务。

3.4加强信息安全防护

档案管理人员应该加强对硬件使用安全以及单位网络使用安全的高度重视。硬件方面，要严格监控服务器的使用以及机房的环境，在维护检查期间，一旦发现线路老化的问题，一定要及时处理，防止对服务器造成不利的影响。定期的对服务器进行检查与维护，要把档案资源得以优化。另外，对于档案管理使用的计算机系统设备，要做安全性的检查工作。让专业的技术人员定期扫描计算机，可以尽早知道计算机是否感染病毒，有无安全漏洞，发现问题要及时的处理，进一步提高电子档案系统的安全水平。

4结束

综上所述，分析现阶段的事业单位档案管理问题，采取一些措施，例如：提升电子管理水平、重视档案管理工作、加信息安全防护、增强管理人员素质等，完善电子档案管理工作模式，从而促进档案管理工作发展。

参考文献

[1]陈玥彤.事业单位档案管理中现代化方式的利用浅谈[J].办公室业务，2017（24）：119-120.

[2]杨林书.事业单位档案管理的规范化途径分析[J].办公室业务，2018（11）：86.

[3]关绍鹏.大数据时代事业单位档案信息化建设的现状与发展途径探讨[J].赤子（上中旬），2016（23）：94-95.

[4]李易.如何在事业单位档案管理中开展精细化管理[J].传播力研究，2018，2（12）：188-18