基层疾病预防控制中心档案检索制约因素分析及解决对策

宋丽娜

摘要：现阶段社会逐渐步入信息化时代，信息技术被广泛应用在医疗事业中，为推动基层疾病预防控制中心档案现代化建设进程奠定了坚实基础。但是目前来看，在基层疾病防控控制中心档案中，检索功能还受到各类因素影响，需要加强检索功能的设计与优化工作。本文就针对此，以基层疾病预防控制中心档案特征为切入点，提出档案检索制约因素及解决对策，以供参考。

关键词：基层疾病预防控制中心;档案检索;制约因素;解决对策

前言：在基层疾病预防控制中心，档案检索工作需要对档案信息进行系统的存储及查找，现已经历自然检索、人工检索、计算机检索以及智能检索4个阶段。由于疾病预防控制中心的档案管理工作难度更大，需要加强档案检索缓解管控水平，不断档案检索功能以及检索形式。

1基层疾病预防控制中心档案特征

基层疾病控制单位需要肩负起疾病预防及控制、突发性公共卫生事件应急处理、疫情与健康因素信息管理、健康危害因素监管及控制等重要职责。此些职责履行期间会产生大量的技术性文件资料，需要对此些资料进行归纳总结，录入到档案中。相较于其他单位档案而言，基层疾病预防控制中心档案特征主要体现在以下几个方面：

第一，档案种类多、形式复杂。通过分析基层疾病预防控制中心工作内容，档案制成资料、存在形式角度分析，档案内部主要包括文字档案，也包括以形象、声音等表达方式为主的图纸、图表、录音等档案种类，还有各类标本、样本等特殊形式的医学实务档案;

第二，档案涉及内容多。在基层疾病预防控制中心中，档案内容主要包括专门的医疗技术、社会管理内容、个别疾病防治内容、全体疾病防治内容、单位专业开展内容、地区各专业开展内容。档案内容的政策性、社会性较强，不会受到单位或地区等限制;

第三，连续性与周期性长[1]。基层疾病预防控制中心还需要做好疫情流行规律的认知与研究工作，因此档案的形成具有长期性特征，内容需要进行不断的更新及完善;

第四，不可复得性。基层疾病预防控制中心中的档案内容需要在特定时间、特定环境及条件下进行现场记录，属于疾病流行规律的见证。方案需要经过长期收集整理，因此在丢失后具有不可复制性，需要加强档案管控力度。

2基层疾病预防控制中心档案检索工具

基层疾病控制过中心的发展与管理工作关系到大众生产生活质量水平，与人文动因相互交织，切实推动了疾控档案检索发展进程。现阶段基层疾病预防控制中心档案检索工具主要为以下几种：

第一，编制方法检索工具。主要包括目录、索引、指南三种。在档案归档时，可以将相同性质的档案归为一类，并依照一定次序生成目录检索工具[2]。索引主要就是记录疾控档案档号、存放部位、内容，并将档案依照规则排列。指南主要就是结合疾控中心档案资源、编撰并介绍疾控档案信息的书面资料，供工作人员使用;

第二，疾控档案检索范围检索工具。一个全宗。在疾控档案中介绍与检索对象均为全中的某一部分档案或全宗档案。若干全宗，在疾控档案中心介绍与检索对象为一个档案室或多个档案室的疾控档案信息。专题，在疾控档案中介绍与检索对象为同一专题的档案信息。

第三，载体类检索工具。计算机检索，主要就是将疾控档案信息存储在计算机数据库内，利用关键词、主题及分类等功能，对疾控中心档案内的信息进行检索。计算机检索工具应用便捷度较高、检索速度快，满足了档案检索工作要求。书本式检索，将提供档案信息分为若干类型，并将类别目录记载在纸张，制作成活页式书籍。卡片式检索主要就是将疾控档案信息制作成卡片，在卡片中记录下相应的条目内容。

3基层疾病预防控制中心档案检索影响因素

现阶段基层疾病预防控制中心档案检索方式更多，但在信息化、数字化背景下，制约基层疾病预防控制中心档案检索功能的因素依旧较多。

3.1档案信息不完善

随着社会逐渐趋向于信息化、大数据化方向发展，基层疾病预防控制中心的档案检索方式也依托于数字化平台，建立在数字化档案基础上[3]。受到经费不足、软硬件配备较为落后等因素影响，档案信息内容并不完善，数字化目录与纸质档案相结合的管理模式，导致档案检索难度进一步增大。

3.2档案检索标准未健全

当前基层疾病预防控制中心档案检索要求的标准化较高，需要依据档案分类法、中国档案主题词表等内容开展档案检索工作。在信息化与数字化背景下，由于缺乏完善的档案检索标准，区域性疾控档案信息尚未健全，导致检索效果与其目标存在较大差距。

4基层疾病预防控制中心档案检索问题解决措施

4.1加快地区档案数字化建设进程

为有效解决疾控中心档案信息化不完全问题，需要着重加快档案数字化建设进程。分析档案检索工作实际要求，配合使用先进的数字化手段，逐步扩展疾控档案正本数字化。

4.2优化档案检索方式

现阶段基层及病预防控制中心的职责较多，档案出现了纸质、光盘、磁盘、云盘等载体。由于此些载体以及档案形式更加丰富，还需要配合使用多样化档案检索手段[4]。以视频与音频档案为例，在此档案检索过程中，可以使用帧定位、帧检索与播放等功能，精准的检索并定位需要使用的档案。

4.3建立统一档案检索平台

从内外部建立起基层疾病预防控制中心档案检索通道，联合卫健委、疾控中心等部门，打造统一的检索平台。要求各疾病控制中心建立起的检索平台需要将业务工作与档案检索工作结合在一起。配合使用大数据技术手段与可视化技术，扫描疾控档案内容。使用智能推荐、知识图谱以及智能检索提示方式开展档案智能检索工作，实现跨区、跨数据库检索目标。

总结：总而言之，基层疾病预防控制中心档案检索工作需要有序推进数字化进程，發展先进的检索功能。如模糊检索功能等，保障档案检索查询效率，确保档案检索功能能够切实满足基层疾病预防控制中心日常经营与管理要求。

参考文献：

[1]朱晓曼. 石家庄市疾病预防控制中心档案管理的现状与对策研究[D].河北大学，2017.

[2]徐倩. 大数据时代下疾病预防控制中心档案管理发展研究[J]. 兰台内外，2018（09）：41-42.

[3]李响. 探究疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J]. 临床医药文献电子杂志，2017，4（94）：18601.

[4]赵帅霖. 全媒体视域下疾病预防控制中心档案宣传路径探析[J]. 黑龙江档案，2020（05）：91.