新形势下油田办公室管理的科学措施

刘永明 李志强 白甲家 陈艳荣 王楠

摘要：油田企业办公室主要负责政策研究、宣传思想、机要管理、综合协调等。它是该单位的中枢神经中心。办公室工作的方式对其总体活动产生了重大影响。本文件侧重于各项目标和挑战，首先是办公室面临的新形势、新要求，提出有针对性的改进措施和建议。

关键词：油田企业;办公室管理;科学措施;

引言

办公室管理工作是单位内部管理的重要内容之一，其包括政策研究、综合协调、档案管理、印章管理、宣传管理等，为了进一步创新单位内部管理方式，优化管理体系，单位就要紧紧跟随社会发展步伐，将信息技术融入各个管理环节中，贯穿于单位办公室管理工作始终，以此创新管理手段，解决传统办公室管理工作中存在的问题，提高办公室管理工作的有效性。

1新形势下油田企业办公室改进管理提升效率的必要性

1.1油田改革发展对办公室提出了更高要求

今年，我们按照上级部门要求在年初就制定了本单位的全年党建、安全、生产等各方面的工作计划和安排，目标是令人鼓舞的，计划是全面细致的。 然而，要实现这些目标，就必须表现出灵活性，并努力实现这些目标，但仍有许多工作要做。这就要求办公室不断提高能力，并在督办、协调和执行方面发挥更大作用。

1.2办公室工作的准确性

办公室管理工作贯穿着全单位所有工作的始终，具有极强的综合性，对单位各部门工作的有效开展具有重要的影响力。因此，办公室管理工作人员应加强与领导及本级其他科室以及下级机构之间的联系，建立和谐的干群关系，从而保证信息传达的准确性，提高单位全体的工作质量。

2办公室管理工作的现状分析

在传统的办公室管理工作中，工作人员需要紧紧围绕各项业务开展工作，是联系工作基层人员与领导层人员的重要纽带，是传达与执行各项规章制度、标准的主体，是督促、检查与落实各项工作的重要人员。在传统的办公室管理工作中，工作人员需要以手动的形式录入各种文件信息与文本资料，信息资料主要是通过语言传达的方式进行交接，衔接上下级，这种工作模式虽然能够在一定程度上保证单位内部组织的运行，但是仍然存在一定的弊端，容易发生信息遗漏、表述不清等问题，且文件信息的可检索性较低。随着现代社会环境的发展与变化，传统办公室管理工作已经不适应现代社会的节奏与要求。在我国社会主义市场经济水平不断提升的今天，人们的生活水平日益提升，社会分工越发明确与精细，办公室管理工作已经成为单位正常运行与发展的基础工作内容之一。在现代社会中，办公室管理工作发生了根本性变化，其工作职责、工作范围、工作模式与服务对象均发生了较大的变化，加之信息技术快速发展，现代意义中的办公室管理工作就是建立在信息技术基础上的，能够及时、全面、准确的处理单位各方面的信息与事务，从而维护单位内部的正常运营与管理。

3油田办公室管理的科学措施

3.1提高办公室管理工作人员的综合素养

首先，办公室管理部门是单位的形象代言人，要注意自身的作风建设。办公室管理工作人员应在上级主管部门与单位领导的带领下，坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，贯彻落实党的十九大以及十九届二中、三中、四中、五中全会精神，树立社会主义核心价值观，坚定共产主义信念，坚定“四个自信”，自觉践行中国特色社会主义理论体系;增强“四个意识”、做到“两个维护”，确保在思想、政治、行动上与党中央保持高度一致。在组织参与工作过程中坚持原则、不徇私情、廉洁自律、以身作则，用实际行动来展示本单位遵纪守法、公正廉洁、为人民服务的工作原则。其次，除了完成日常工作外，办公室工作人员还应提升自身的专业能力，加强对信息技术方面的学习，有助于推进单位的办公信息化建设，提升自身的综合素养。如规范操作办公OA系统，及时收发文件、登记在册及上传下达，极大地保证了文件的办理效率。

3.2创新管理体制机制

须采取系统和革命性的措施，以应对人员较少、加班频繁等工作环境。第一，需要优化管理模式，探索大科室的管理，打破科室之间的界限，提高工作效率和人力资源效率，并保持能力。例如，优化岗位分工，统筹利用工作人员，形成岗位互补，一人可多岗的综合型人才。第二，必须优化工作制度，精简文件，尽量减少不必要的加班时间，改善工作环境，关注员工心理素质，劳逸结合。第三，有必要建立更好的学习交流机制，并定期从核心单位和部门挑选高技能青年，以便在办公室接受定期学习。

3.3信息化管理

信息化管理模式建成之后，单位办公室管理工作逐渐迈向规范化发展方向。在信息技术融入办公室管理工作之后，单位内部工作人员为了进一步适应工作环境，满足工作需要，积极学习信息技术与计算机应用技术，已经逐渐掌握各项单位内部管理系统及软件的操作方法，能够按照规定流程完成工作任务。加之单位信息系统是紧紧围绕规章制度建设形成的，员工按照系统规定的流程工作，就是遵循单位规章制度的体现。因此，可以说信息技术的融入推动了单位办公室管理规范化发展。

3.4提高办公室管理工作的效率与质量

第一，在日常工作中，办公室管理工作人员应根据工作地主次、轻重、缓急合理安排各项工作的时间，从而提高办公室工作的效率与质量。办公室管理工作人员要充分发挥“承上启下、横向联系、沟通内外”的作用，将有效信息及时反馈给领导，为领导的工作决策提前做好安排，并将领导的精神与工作部署及时向本级其他科室及下级机构传达，做到事无巨细、认真负责、不遗漏、不延误。第二，在综合保障工作中，要对办公用品进行及时核对，并对库存不足用品及时提醒办公室负责人做好补充与发放，避免耽误相关部门的使用。对于单位内的办公设备应定期进行检修与维护，确保不会影响工作人员的正常使用，从而保证单位工作能够有序、有效的正常开展。第三，在进行会议工作时，办公室管理部门应提前做好后勤工作，如会议材料的印发、座位牌的制作等。同时，机要岗位人员应充分树立保密意识，慎重保管文书资料，要确保资料的完整性与安全性。

结束语

为了满足新形势的新要求，办公室必须侧重于两年、五年、十年的部署和年度重点事项，努力打造一流办公室，从被动接受转变为主动服务，从疲勞过度到一流竞争，不断改进管理和提高效率，努力满足党的核心要求，跟上时代步伐，跟上石油工业的发展需要。

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