浅谈企业档案管理数字化建设

安红利

摘要：企业档案数字化建设工作涉及到的内容比较多，对于数字保存的真实性完整性以及有效性要求很高，为了能够满足数字化建设的要求。文章立足于实际在阐述企业档案数字化优势的同时，对企业档案数字化建设路径进行分析，希望论述后可以给相关工作人员提供参考。

关键词：企业档案;管理;数字化;建设思路

引言

就目前现状而言，企业在发展阶段对于档案管理数字化建设工作越来越重视。因此如何达到高效的档案数字化建设效果是当前管理者热议的一个问题。所以对企业档案管理数字化建设内容进行分析，探寻出科学有效的建设策略非常重要。

一、企业档案数字化的优势

（一）有利于提升经济效益

对于数字化档案管理而言它主要是在传统档案管理的基础上将档案资料数字化，通过计算机储存的一种方式，这种方式能够减少空间的应用，又能够达到环保节能的要求，这种方式不仅能够将企业的成本降低同时又可以提高档案的利用率。

（二）有利于档案原件的保护

企业在发展阶段档案的价值主要体现在开发以及利用层面上，在企业生产阶段涉及到的经营管理、安全生产法律诉讼都需要详细的档案资料作为支持。传统的管理方式多少会给该项工作造成一定的影响，如果文件受到破坏或者是损坏，就会给企业的发展造成很大的影响。但是数字化档案管理方式能够减少传统方式的缺陷，可以保护档案的真实性、完整性以及安全性。

（三）有利于档案资源的开发利用

在档案检索的阶段检索效果的高低、速度的快慢直接影响到资源的合理利用。传统的纸质档案检索时程序复杂、时间耗费长，不能够满足应用要求。但是企业档案管理数字化系统具备检索快速、针对性强、利用率高等特点，能够让工作人员查询相关的资料，提高了工作效率。

二、目前企业档案管理工作存在的问题

（一）缺乏专业人才

在企业档案管理数字化建设工作开展的阶段中，专业人才对提高建设效果有着重要的作用。但就目前分析可知很多企业的专业人才非常缺乏，现有的工作人员不能够掌握先进的技术，达不到档案数字化建设的要求。同时一些企业在发展的阶段对于企业档案管理数字化建设的工作不是很重视，以至于不能够投入更多的资金应用到数字档案建设工作开展阶段中，这些问题的存在，就会导致企业档案管理数字化建设的工作停滞不前。

（二）相关设施不够完善

对于企业档案管理数字化建设工作而言，在实践阶段对于档案数字化建设的工作不仅需要满足规范标准要求，同时还需要达到档案综合利用的需要。但就目前现状而言，在企业档案管理工作开展阶段数字化档案建设的工作缺乏一定软件以及硬件支持，导致各种先进的计算机软件以及应用都缺乏一定的针对性，存在軟件利用不匹配的情况。由于档案管理工作的硬件设施质量以及性能不够完善，对于档案管理工作开展不能提供更多的支持，阻碍了企业档案数字化建设工作的有效开展。

（三）档案管理形式不合理

对于企业档案管理而言，在实践阶段中档案管理的工作内容对象都是将信息储存到系统当中，方便工作人员进行查询。就目前而言，在档案管理工作开展时由于档案管理形式不够合理，经常会出现资源消耗等问题，在一定的程度上导致工作的开展达不到高效性。例如一些管理人员还是采用传统的管理方式开展工作，传统的管理模式都是纸质类型的，无形中增加了管理工作的难度使得档案的利用效率得不到提升。

三、企业档案管理数字化建设的有效途径

为了能够达到企业档案管理数字化建设的要求，需要综合实际在建立档案数字化建设制度的基础上，从数字化档案信息数据库建设需求、数字化保密性建设需要等方面做好全方面的管理控制，确保档案数字化建设的工作达到实际要求。

（一）建立档案数字化建设制度

在企业档案管理数字化建设阶段，建立档案数字化建设制度是非常关键的一项内容，首先需要按照企业的实际情况将合理的日期以及归档模式进行全面的安排，要求每项工作的开展都能够满足数字化建设制度的要求，同时在数字化制度构建阶段，还需要将年终绩效考核纳入各个部门管理工作档案中。同时要将数字化建设制度的内容管理范围确定。在工作阶段还需要落实好档案管理责任，使其能够在档案建立的阶段就能够细化各项工作，对资料的整理收集、上交保存等明确，只有这样才能够将该制度的优势体现出来。

（二）注重数字化档案信息数据库建设力度

进行数字化档案信息数据库建设阶段，要加大力度提高数据库建设能力，首先需要根据实际情况，对于检索类型的档案数据库建设，要基于开放性的档案要求提供相应的目录检索范围以及检索内容，其次对于文件类型的信息数据库建设需要提供网络方面的信息服务，并且在档案信息数据库构建的阶段，利用先进的科学技术，在模拟数据内容的基础上调整检索模式以及储存模式，保证电子文档都能够具备录入、修改、归档查询等各方面的功能。

（三）完善档案数字化的保密性建设

数字化保密性建设工作涉及到的内容比较多，为了能够达到保密性的要求需要将相关人员的档案保护意识提高，使其能够在该项工作开展中落实保密规定履行自身的责任提升资料的完整性减少资料丢失、泄漏损坏问题出现。因此在保密性建设阶段中，需要依托配套设施的支持，在利用数字化技术的基础上优化技术的应用方式，合理地利用信息技术策略提高数据的真实性及完整性。需要注意的是在数字化档案建设的阶段，为了能够保证相关档案信息的精确度，还需要综合实际情况对相应的数字化防范方案进行构建，例如采用加密技术对数字档案的内容进行整理保存，并且设置相应的防火墙减少因网络攻击而造成资料丢失等情况。

（四）加强档案数字化的加工处理

在数字化加工处理阶段需要对纸质档案数字化加工的原则进行研究，使其能够在了解数字处理范围的基础上达到数字化建设的目标要求。就目前现状而言，在数字化加工处理的阶段，需要针对不受到重视的信息档案进行优化，同时在加工处理阶段还需要对档案的整理内容以及扫描备份储存内容进行综合分析，合理的应用云计算机技术、大数据技术对这些资料进行收集整理归纳，从而将其划分为不同的类别以保证在后期档案查询时可以针对性的获取相关的信息。

（五）优化资源配置

在企业档案管理数字化建设工作开展的阶段中，如果没有做好相关资源配置的优化控制，也会导致档案管理工作的开展达不到数字化要求。因此在该项工作开展时需要综合实际情况，在档案管理数字化建设工作开展初期需要做好相关软件以及硬件的需求分析。企业需要投入更多的成本应用到建设当中从而方便更新软件以及硬件设备，并且在企业资源优化配置的阶段需要做好全局的考虑，对企业档案管理数字化建设的内容进行科学划分，保证各方面的综合利用效率达到实际要求。

四、结语

综合以上叙述，在企业档案管理数字化建设的阶段涉及到的内容比较多，如果没有做好全面的科学设计，就会使得数字化建设效率下降影响到企业发展。所以在该项工作开展上需要按照企业档案管理的工作目标，合理的利用信息技术达到数字化建设的要求，以保证档案管理工作质量能够得到提升。

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