网上报销系统建设初探

摘要：财务报销工作是会计核算业务的上游环节，与会计凭证、财务报告共同构成会计核算的业务流程，其好坏直接关系着企业财务信息质量的高低。本文分析了XX单位财务报销现状及存在问题，介绍了网上报销系统的优势，通过XX单位对网上报销系统的需求分析，结合财务管理实际情况，阐述了XX单位网上报销系统的设计思路，指出了XX单位实行网上报销系统面临的挑战并提出了解决对策。

关键词：财务管理;网上报销系统;预算管理;服务水平

一.XX单位财务报销现状及存在问题

目前XX单位采用纸质财务报销模式：职工每次报销，需要填写各类纸质单据并按照相应规章制度的要求找领导审批，最后将单据拿到财务核算科室审核后到资金科进行资金支付。

传统的财务报销模式存在下述诸多问题：

（一）效率低下：第一，手工填单效率低。职工每次报销都需要重复填写大量信息，如部门、事由、大小写金额、付款信息、预算项目等。且诸如单据填写不正确、准备资料不齐全、审批手续不完整等，都会给职工和财务人员双方带来困扰，加大职工与财务人员沟通的时间成本。第二，业务审批效率低。职工需要拿着每份单据找到各级领导审批，如果遇到领导外出开会等情况只能无功而返，由于缺乏有效的信息传递工具造成职工需要在工作中往返多次才能完成报销业务。第三，资金支付速度慢。资金支付不仅受到业务审批流程的制约及财务核算科室、业务经办人、资金科之间的流转程度制约，还受制于财务内部的审核及支付速度。

（二）财务人员报销愈发困难：财务人员身兼审核、制单、答疑、宣传多种职责。既要审核原始单据，又要审核填制内容、审批权限、经费预算、合同情况等，整理、粘贴好单据后录入NC系统生成记账凭证，工作量巨大，出错率也比较高。总之是既要求提高工作效率，又要求提高服务质量，使得财务人员不得不疲于应付，导致缺乏认真思考的空间，只能停留在机械的报销流程中，严重影响财务管理与服务职能的发挥。

（三）不利于统筹工作：工作随机性大，业务审批人及财务人员无法统筹好手头工作，正在进行中的需要耐心细心的系统性工作总会被零散随机的报销业务打断，影响工作质量。

（四）报销信息不透明：传统的财务报销模式缺少能够展示各项财务报销业务状态的方式，职工不能查询到报销单的状态，如付款情况等信息。

（五）预算控制目标无法有效落地：财务人员需要在正确录入会计凭证的基础上，结合管理要求和需要手工统计各类报表，核对费用报销是否超预算。实际过程中，缺少事前预警功能，事后统计不仅耗费了大量的人力，结果往往不能及时反馈给需求者，削弱了财务报销在预算执行过程中的控制作用。另，由于缺乏有效的管理工具，预算管理只游离在几个部门、几个人之间，全民预算意识无法得以提高。

（六）内部控制不能有效落实：传统的财务报销模式无法实现报销流程固化，不同经办人对不同报销流程和制度会有不同的理解，财务人员对各项业务的处理往往根据工作经验和职业判断，也有出错的可能，同时还可能存在越权审批等风险。

二.网上报销系统简介及优势

网上报销系统是基于互联网的财务报销流程，它具有业务规范、管控严格、高效透明的优势。在这一流程下，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证、分析报表，并可以通过网上银行进行支付。

网上报销系统的优势有：

（一）简化工序，高效透明

第一，职工可以自由安排时间使用该系统填报单据，领导随时审核，方便灵活。该系统可以将每个单据的流程清晰地展示出来，使得所有使用者都可以看到每张单据的处理状态，做到流程透明化。第二，职工填制报销单时，类似于姓名、部门等基础信息都是与OA个人信息绑定自动获取，报销单金额自动累加，并根据业务类型固化会计科目，自动降低工作强度。

（二）统筹工作，方便沟通

财务人员可以利用零散的碎片时间来完成单据的稽核，不会再打断需要斟酌的复杂工作;对报销单据先进行预审核，以免造成报销人员找领导审批后发现事项错误的问题;对于不符合要求的单据可以线上驳回并注明驳回原因，使职工少走冤枉路。

（三）推进预算管理电子化、精细化

网上报销系统实现了预算、报销、分析三大功能的有机结合，全程实时费用动态监控。首先，从报销单据发起时就开始进行预算控制，报销人员在系统中录入报销信息的同时就需要选择使用对应的预算，没有预算或是预算余额不足的单据无法发起;然后，流程中的相关人员可以看到预算项目的初始额度、已完成额度、流轉中额度以及预算执行率;最后，可以根据预算信息汇总形成预算执行率分析报表，预算权限内人员可以实时查看;另外，强化了报销事项、核算科目、预算科目的对应关系，解决了预算执行与账务处理是两张皮的问题，将预算观念渗透到每个职工，使得预算不再是几个部门、几个人、财务的预算，而是和每个职工息息相关的预算。该系统实现了事前预算控制、事中动态监督、事后数据分析，大幅度提高了预算管控能力。

（四）降低内控风险，助力内控建设

网上报销系统能够把所有的费用报销相关制度、财务规范要求和内控审批流程进行配置，其严格的审批授权管理、明确的职责划分、严密的凭证和记录控制，进一步规范和完善了费用支付的内控体系，使得风险控制自动化。此外，会计审核都通过报销系统来完成，统一了会计政策、税务政策、费用标准、报账流程、审核标准等，再也不会出现“仁者见仁智者见智”的情况。

三.XX单位网上报销系统设计思路

基于XX单位内网的成熟平台，结合实际业务和监管要求，实现以服务为核心、以预算管理为手段的费用报销工作，形成功能实用、操作简便、协调有序、运转高效、开放可拓展的财务网上报销系统。在此基础上，要建立以预算控制为核心的预算管理体系，以OA工作平台为支撑的报销流程自动化体系，以实时数据为基础的统计分析和辅助决策体系，以报销事项、预算项目、会计科目高度统一为前提的凭证管理体系，并与其它系统（薪酬管理、合同管理、物资管理、资产管理等）有机集成，形成管理合力。

具体的报销业务流程详见下图所示：

各模块之间的内在联系详见下图所示：

配合网上报销系统建设，要着重做好以下工作：

（一）完善、梳理相关制度，把握流程控制点，做面对业务流程的网上报销流程

网上报销系统具有规范化管理的特点，涵盖各项业务，需要梳理各项与费用相关的制度与日常报销流程，固化流程后将标准的业务流程预设到网上报销系统中去。同时，需要了解整个报销过程中的审批权限、重要风险、关键控制点等，按照内控权责指引设置好各项报销中的关卡，防范内控风险。

（二）统一现有财务报销单据，做规范的电子费用报销单

网上报销系统建设必须具有简洁高效的优点，否则将无法推进。通过梳理各类单据及信息，整理出报销人员常用的各项信息，并将其分布在系统界面的相关位置上，充分考虑使用人员的操作习惯，梳理每个字段的含义及取数规则。系统能自动取值的字段，就绝不需要填写;能够自动选择的字段，也不用手工填写。对单据中的各个空格都有明确的提示，填写什么，怎么填写，是否必填等，最大限度的减少报销人员的填写内容。

（三）做简易明了的全民预算

在传统模式下，预算信息传递途径有限且单一，一般只有预算申报人才清楚，其他人员并不熟悉。因报销人在使用该系统填单报销时必须录入预算信息，所以预算信息的准备与否直接关系着报销单据的质量高低。鉴于此，需要重新梳理预算管理体系，运用预算管理模块代替原有的excel表编制预算，宣传并培训预算内容，在强化职工预算意识的同时梳理预算项目，做简易明了的全民预算。

（四）预留系统接口，设置灵活的网上报销系统

随着管理现代化的不断加强、财税政策的不断变化、制度流程的不断更新，网上报销系统可以对上述变化快速的响应，使系统能适应新的管理要求。同时，在与现有模块无缝衔接的前提下，能够预留出其他接口，便于其他管理需要，有利于资源的整合，形成管理合力。

四.XX单位网上报销系统面临的问题及解决策略

（一）信息安全方面

随着互联网的发展，信息安全成为满足财务信息系统运行的首要要求，大量的财务数据及个人信息在网络中流转，若网上报销系统遭受到病毒的攻击势必会引发财务信息丢失或外泄，存在信息安全隐患。

针对此问题，提出以下几点措施：

1.加强网络安全基础设施投入，购买有资质的信息安全防护软件。

2.设定专人不断更新、维护网上报销系统，设定内部管理人员并建立严格的准入制度，同时定期开展对系统安全性的检查，防患于未然。

3.财务部门要积极的与信息化管理部门沟通，采取专业的技术手段保障财务信息的安全。

（二）推广使用方面

网上报销系统需要报销业务人具备基础的电脑操作技能，了解相关业务领域的预算内容，改变了所有的报销习惯和审批习惯，比手工填单的要求更高，初期会在推广使用过程中存在困难。

针对此问题，提出以下几点措施：

1.在实施阶段召开网上报销培训会，解放思想，让职工接受新事物。同时，要推出详见的图文并茂的用户操作手册作为报销指南，引导职工尽快的适应信息化的报销系统。

2.网上报销系统建设过程中容易出现管理流程不到位、单据设计不合理、操作设计不简洁、外延拓展不全面的问题而受到职工的排斥，所以在建设阶段要保障信息化系统与管理制度的紧密结合，全面完善报销单据所含信息，根据习惯不断优化操作系统等。

3.网上报销系统的顺利实施需要配套的服务和规定的跟进。报销单据会经历很多环节，应当设置邮件、短信提醒服务，设定总审核时长限制等。配套的服务和规定的跟进是网上报销系统良性运转的有力保障，也充分体现了其核心是提升财务服务水平。

4.建立健全全民预算管理模式，印制预算手册并发放给相关业务人员，使不同业务人员清楚属于自己范围内的预算事项，同时在网上报销系统中按照人员所属部门设置预算权限，匹配与规范核算科目，减少报销人员的填单压力。

5.根据实际情况优化网上报销环节，如在网上报销流程中设置财务初审的环节，以减少因基础错误导致单据反复返工的情况。

五、结论

综上，XX单位网上报销系统的运用，能够提升财务工作效率、提高预算管理水平、加强内部风险控制、推进财务管理创新，实现标准化、规范化、高效化、精细化、公开化、信息化的財务管理。还不仅仅如此，它将带动XX单位信息化管理的发展，为XX单位未来实行财务共享奠定坚实的基础。

然而规模越大、接口越多的信息管理系统越需要长时间的论证、设计，整体布局的前瞻性严重影响着最终管理系统的实用性。对此，在项目实施前要以XX单位信息化管理规划的整体布局为前提，进行严谨的科学实验论证，反复验证系统的可行性并在试运行过程中不断修正、完善。当然，也离不开XX单位领导和所有部门的配合与帮助。

作者周驰，1991年4月生，男，汉族，北京市，会计师，现任中国原子能科学研究院会计核算中心综合科副科长，四川大学经济学学士，研究方向为军工科研项目财务管理。