水文工程档案管理工作分析

徐珊 张哲 许妮妮 张佳宁

摘要：本文通过水文相关工程资料，分析当前水文工程档案现状并针对性提出相应解决办法，为今后水文工程档案提供建议措施。

关键词：水文工程档案管理

1、概况

济南市水文中心从2009年开始，进入了水文工程建设的高速发展时期，先后工程带水文、大中型水库出险加固水文设施工程，以及2011年度、2012年度、2013-2014年度三个阶段水文监测系统工程建设、水毁修复工程、小清河综合治理水文设施工程等共完成改建新建雨量站173处、水位站7处、水文站111处、中心站5处、巡测基地1处，投资总额共达到约1.3亿元。现就水文工程档案管理进行分析，对如何提高水文工程档案质量进行探讨。

2.档案管理本质

2.1核心

档案管理的核心是记录工程建设过程，水利工程建设主要过程包括4个部分：一是工程前期，包括可行性研究报告、水文水利分析报告、环评报告、当地社会经济及效益调查报告、设计委托书、工程设计图及审批记录等相关文件材料。二是工程审批，包括基建计划请示文件、发改委和主要负责部门及流域机构批件、建设用地批件、经批准的移民征地方案等。三是工程施工，包括施工合同书、施工图、开工报告、设计变更文件、建筑材料化验单、试验报告、机电设备合格证、施工记录、质量检查、评定及事故处理记录、施工单位资质、施工单位法人、施工单位技术人员、监理报告、监理文件及各施工阶段结论报告等。四是竣工验收包括各单元工程、分部工程、单位工程验收和竣工验收形成的工程验收报告、工程鉴定书和验收会议记录。

2.2档案应用

（1）施工依据，水利工程档案在建设时期立项、批复，是施工的基础;设计、图纸、标准、规范是施工依据;合同、文件，是施工责任的分配与明确。

（2）竣工验收的必要条件，验收需按照水利部颁发的《水文设施工程验收规程》准备相关资料，未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收，可见水文工程档案验收是工程竣工验收的重要内容，是竣工验收的必要条件。同时是行政主管部门和工程质量监督部门验收的依据。

（3）运行、维护依据，水利工程档案是工程管理部门调度运用和维修养护的依据;建筑工程的设计标准、防洪能力等，是防洪调度、抗旱输水的依据;设备工程安装、技术参数、操作手册等是设备运行的依据。

（4）事故处理依据，由于水文工程的特殊性，工程一旦出现事故，其危害范围大，损失严重，必须追究必要的责任方，为其他工程提供警戒，因工程完工时间久，要进行事故调查，主要依据就是工程档案，以文字说话。

3.水文工程档案管理存在的问题

3.1对工程档案的重视程度不够

虽然很多工程相关单位设置了档案室，但在设置档案室方面往往具有较强的形式化，且水文行业与外界单位联系相对较少，缺乏对工程档案的敏感性认识，所以在水文工程施工建设过程中，从领导到职工普遍存在只重视工程的施工建设，忽视工程档案的编制、收集、整理等现象，由于施工过程缺失档案资料的监管，很多工程存在先施工候整理，导致工程建设与档案脱节，造成一些时效性的资料遗漏，无法归档，严重影响工程档案的质量。

3.2工程施工过程资料收集欠缺

水文工程的特点是点多面广、规模投资大小不一、周期较短、位置偏僻。很多中标单位档案人员在施工过程中对工程过程资料不闻不问，或对施工现场及施工过程了解较少，存在闭门造车现象，只有在整个工程完工之后，才对工程档案资料进行编辑审核。这就造成了工程施工过程中容易发现的小问题变成了大问题，应该保留下来的资料没有保留下来，这不仅给后期的档案归档和整个工作带来麻烦，甚至会影响整个工程的验收。

3.3声像材料归档还需进一步完善

在水利水文工程档案管理工作中，声像材料归档是非常重要的一项工作。影像工程主要是利用照相机、摄影机等多媒体技术，真实记录工程建设的图像过程，主要对工程建设的过程尤其隐蔽工程的记录，还包括有关的会议、领导检查、完工后工程实景等，增加工程的真实性、客观性、形象性。但是，工程由于部分声像材料缺失，或者在缺乏有效管理的情况下，出现内容不齐全及缺乏文字说明的情况，此外，部分声像材料的拍照质量差、保管环境差、等工作落实不到位。这显然会影响改工程实施及验收整体档案管理工作的质量。

3.4缺乏高素质水文档案管理人员

目前在水文档案管理方面，其管理人员普遍存在专业水平不高的问题，档案人员往往没有经过专门的培训，且一些人员既要负责水文档案工作又要兼顾其他工作，精力不足工作压力大等问题，因而在日常工作中会对档案的收集、整理等工作产生敷衍态度，缺乏工作规范性、系统性，大大降低了水文档案的管理效率及水平，极易影响水文档案的完整性。

4、提升水文工程档案管理水平的对策

4.1领导和项目负责人需重视

领导重视，是做好水文工程档案工作的重要前提，领导及项目负责人对工程的重视程度，往往决定了这项工作的最终质量。济南市水文中心从工程建设前期，专门成立了济南建设管理处，建管处下设工程部、财务部、综合部、档案部等各个部门，制定了各個部门的规章制度以及每个工作岗位的岗位职责，并专门开会部署，要求以全局之力完成好水文工程建设工作，为整个水文工程的顺利进行以及水文工程档案的规范完整提供了强有力的保障。

4.2规范施工期间资料收集工作

对于水文工程过程资料的收集和整理，应有明确的方法和原则。从施工前期准备工作开始，就应对所有施工资料进行合理的划分、完整的分类，且这些资料在编写和管理的时候应有专门的专业人员根据工程标准进行操作，一方面能为后期接收人员更方便的查询，另一方面也能为后期工程相关数据参考提供依据。

4.3加强档案信息化管理建设

为了提升水文工程档案管理工作的质量及安全性，需加强档案信息化管理建设。一方面加大一定的资金投入，加强电子信息化档案管理相关软硬件设施设备建设，比如引进现代化电子信息化档案管理系统和性能优良的档案设施设备等，以此为档案信息化管理提供基础保障。，并加强管理人员的技术培训，提升档案管理人员的信息化管理技术能力，懂电子档案管理信息技术方法，并严格按照规范流程做好电子信息化档案管理工作。

4.4提升档案管理人员综合素质

在水利工程竣工验收档案管理工作过程中，档案管理人员扮演着非常重要的角色。因此，需釆取有效措施，提升档案管理人员综合素质。一方面，定期加强档案管理人员业务能力培训，通过培训提升档案管理人员在档案收集、整编、归档、移交等方面的能力。另一方面，对档案管理人员的档案验收及管理工作进行考核，将档案管理工作与绩效考核制度相挂钩，以此约束、规范档案管理人员行为。

5、结语

综上所述，水文工程档案对工程的运行、安全、管理及维修有直接的影响，因此在工程建设前期、中期及竣工验收时，都需明确问题及产生的原因，进一步加强各参建单位档案人员的管理意识，进一步提高档案人员专业水平，进一步完善档案的信息化管理等。水文工程档案管理工作意义重大，相信档案管理对今后的工程审计及资料查询等方面会发挥更加重大的作用。