档案管理的信息化发展趋势

刘希军

摘要：目前，我国的科学技术正在高速发展，尤其是信息化技术已逐渐融入了很多行业领域当中。档案管理是国家和政府了解居民各项信息的重要途径。在现代化的背景之下，传统的管理方式已不能满足档案工作发展的需求，信息化档案管理的建设给档案管理带来了新的发展机遇和挑战。本文首先阐述了档案管理信息化的概念，然后从实际的角度分析了档案管理信息化的重要意义，最后提出了促进档案管理信息化发展的具体措施。

关键词：档案管理;发展趋势;信息化

引言

就目前来说，档案管理工作对我国市场经济的发展有着重要的作用，能够对市场中的相关档案信息实施整理和控制。但是，我国目前的档案管理工作还不够完善，无法很好的的处理实际中的档案信息需要。因此，我们应该要重视档案管理工作，使档案管理能得到信息化的发展，提高其档案管理水平，完善档案管理机制，保证档案管理具有实效性和合理性。

正文：

一、档案管理信息化的概念

档案管理信息化主要是指在对档案资料进行管理时，充分融入并利用现代化的信息技术，如网络、计

算机和图文技术等，当档案资料进行科学化的管理、安排和配置，并最终实现资源共享这个过程。这也可以说是一种档案管理工作的改革，把传统的纸制档案资源转化为数字化、信息化的档案来进行存储和共享，同时，这种信息化的管理方式也让管理人员的工作更加简便，在提高管理工作效率的同时也为人们提供了更多的服务，是现代化技术实际运用的一种体现。

二、档案管理信息化发展的主要影响因素

2.1缺乏完善的基础发展条件

在日常档案管理工作中，基础硬件与配套软件支撑体系还不够完善，其中硬件问题主要表现为，与档案管理相关的工具不足，比如打印机、电脑、移动硬盘及云服务器等，这些欧式档案管理工作的基础器材，因这些工具需要一定的投入预算，且在日常工作中，还需要相应的设备维护费用。但一般档案管理部门没有足够的资金，所以使得基础硬件设施供给与实际需求不相符。软件问题主要表现为档案管理工作中，一般是一个部门采用一个方法，标准与规范缺乏统一性，比如纸质档案整理为电子版档案需要依靠那些规范支撑，以及采取何种储存格式，这些问题都不利于档案管理的信息化发展。

2.2档案信息缺乏安全性

档案资料转换为电子信息资源后，就会进行共享，而共享是信息资源的一项重要特性。档案信息资源在共享的同时，也是其信息化发展的重要目标，但档案信息资源具有一定的特殊性，要求在一定条件束缚与特定范围内才能实现共享，且档案自身还要具备一定的保密性。在实际上，档案管理信息化发展中，因网络技术发展速度比较快，使得信息资源不断被共享，一定程度上加大了保密档案信息的泄露风险，另外网络病毒与黑客的肆意侵入与供给，为档案信息带来了安全性隐患。一旦档案信息的安全性没有保障，必然影响到档案管理的信息化发展形势。

2.3档案管理人员综合素质不高

随着互联网技术的发展，作为一名合格的档案管理人员，不但要掌握基本的管理理论与技术，还要深入学习与了解计算机相关网络技术，能够熟练操作软件与工具，便于数据信息加工与档案信息管理。目前，我国档案管理工作人员的工作能力普遍不高，原因在于一方面档案部门资金不足，另外人才选聘时缺乏完善的选拔机制，同时在职人员专业技能培训不到位，对档案管理的信息化发展形势带来了严重的影响。

三、档案管理信息化发展策略

3.1转变思想观念，树立信息化管理意识。

在我国现阶段，档案管理工作得到了各行各业的广泛关注，也取得了一定的成就。所以，在档案管理模式及管理理念上也应该进行改革与创新，档案信息化建设成为了档案管理工作的必然趋势。为了与时代同步，档案管理人员必须改变传统的管理理念及模式，加强档案信息化建设，提高自身的

职业素养及岗位技能，只有不断的提高档案管理人员的综合素质，才能有效的促进档案信息化建设的快速发展。

3.2制定信息化发展目标，并严格执行。

在档案管理工作中，管理人员必须从全局出发，将近期目标与长远目标进行有效的结合，坚持一定的原则，既适用性、实用性、科学性。在档案管理工作制定长远目标时应该对档案管理工作进行深入的分析与研究，使制定的目标得以实现，为全局统一发展而努力，充分的考虑档案信息化建设

未来发展的需求，留下兼容、擴充剩余空间，避免有效的资源浪费。在制定档案管理工作的近期目标，档案管理工作近期目标的重点在于其可行性和实用性。在档案信息化建设的初级阶段，需要对现有的档案资料进行整理，这项工作必须仔细、认真、不能出现任何纰漏和差错，档案资料的正确性是非常重要的，所以，在整理档案资料时必须保证其准确性，并且按照标准执行。在对档案馆进行整理时，首先要对重要的档案资料进行数字化处理，对于没有价值的资料进行销毁，避免浪费资源和时间，这是对档案管理实行信息化的一个基本要求。

3.3信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理。

现阶段，档案管理的各个部门缺乏有效的沟通和统一管理，各个部门所采取的信息化手段及设备都不相同，严重影响档案信息数据之间的兼容性，严重制约档案信息化建设的发展。为解决档案信息化建设存在的问题，必须与档案管理工作的实际情况相结合，使档案管理工作数字化设备得到统一，并使档案管理的工作人员具有专业性，进而实现设备的文字识别功能，以及自动的转化、编目、检索功能，并在此基础上实现档案信息化建设中自动标引、上载以及辅助立卷、全文存储等功能。在档案管理工作中，使计算机设备的规格及型号得到统一，这是档案信息化建设实现的基础。

四、总结

档案管理是企业集服务、科学、管理为一体的基础性工作。现代社会的发展需要大量的信息，对档案信息需求量就越来越大。传统的档案管理早已不能满足现代社会的发展，档案的信息化管理可以大大的提高工作效率，使档案的信息资源得到充分的利用，实现资源共享，为档案管理打造信息化的平台。在信息时代的背景下，档案管理工作应积极开展信息化建设，提高工作效率，以适应现代信息社会的发展要求。

参考文献

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