《辞海》（第七版）的组织管理工作

刘琼

摘 要 文章介绍了《辞海》（第七版）从启动到出版整个过程的组织管理工作，总结在完善编纂制度、建设作者与编校队伍、加强内部管理和利用新技术等方面进行的探索。

关键词 辞海 第七版 组织 管理

《辞海》（第七版）自2015年4月启动编纂工作，在习近平新时代中国特色社会主义思想的指导下，在总书记为《大辞海》出版暨《辞海》第一版面世80周年贺信的重要指示下，在中宣部等中央部门的重视和指导下，在上海市委、市政府和市委宣传部的支持下，在陈至立主编和辞海编辑委员会的带领下，经过全体编纂出版人员的共同努力，于2020年8月正式出版。通过五年多的精心打磨，《辞海》（第七版）在释文内容、图片品质、装帧设计、印订质量等方面均有明显提升。

《辞海》常务副主编、上海辞书出版社老社长巢峰主持修订过多版《辞海》，在总结修订经验时曾说過：一本好辞典，三分在编写，七分在组织。辞书编纂体例的确立、编校人员的组织和编纂流程的管理，对于成书质量有着举足轻重的作用。《辞海》从第一版至今的80多年间，经历了多次编纂修订，成为辞书出版界的“常青树”，正是由于坚持质量第一，并形成了行之有效的组织管理制度。这些被历版《辞海》编纂工作实践验证过的组织管理制度，奠定了第七版顺利完成的坚实基础。《辞海》（第七版）的组织管理工作承袭了历版的制度框架，并依据实事求是的原则加以改进完善，形成与第七版编纂情况相适应的组织管理制度。《辞海》（第七版）的组织管理工作主要体现在以下几方面。

一、 目标既定，纲领先行

每一版《辞海》编纂之初，都会确定这一版的编纂方针、体例等基本制度，以此指导全局工作。第六版出版后，在相关制度基础上，一方面通过读者来信和专家会议等方式搜集、认定和处理各方意见和建议，另一方面对第六版各学科进行系统地解剖分析，在此基础上制订了《〈辞海〉（第七版）编纂方案》（上海辞书出版社，2015）和《辞海编纂手册》（上海辞书出版社，2015）。这是第七版编纂的纲领性文件，在广泛征求专家意见的基础上前后修改了九次，并经2014年7月的《辞海》主编会议讨论，最终定稿。《〈辞海〉（第七版）编纂方案》确定了第七版的主要特色和要求：贯彻“守正出新”的编辑方针，字头、词目力求精当，释文内容力求精确，文字表述力求精练，编辑加工力求精细，在收词以及释义方面有重大突破。在组织上增补了十余位副主编，加强了辞海编辑委员会的领导力量，规定由辞海编纂处协助上海辞书出版社具体落实编纂工作，对队伍组织中的作者、编辑、图片组、审读、专项检查、总处理组和校对人员等都做了安排，确定了第七版的规模和版本，规定了主要内容和结构，收入哪些附录和索引，以及工作的基本方法、流程和各阶段的时间节点等。《辞海编纂手册》规定了第七版的体例，普通语词条目和百科条目的收词范围、原则、定名，释文要求、注意事项、条目的分级和字数、释义的方式和交叉、义项的分合与排序，配图原则、图名和图注的表述原则，对文字的技术规格（格式、字体和字形、注音、纪年、今地名括注、引文、外文和译名、别称、参见、标点符号、数字用法、量和单位）等方面，特别是对人物条目的释义内容和顺序加以规范化，列明需要注意的部分统一用语。第七版的工作在这两项纲领性制度的基础上逐步展开，层层推进。

二、 “辞海精神”，薪火相传

历版《辞海》能坚守质量第一的原则，成为读者心目中的权威工具书，留下“对不对，查辞海”的美名，很大程度上是归功于“辞海精神”，它贯穿于历版《辞海》修订的始终。《辞海》（第七版）的编纂修订队伍有一个突出特点，即“以老带新”。无论是作者队伍还是编校队伍，在新老磨合的过程中都将“辞海精神”的传承和发扬作为组织工作的重要内容，都将质量意识放在首位。从主编、分科主编到作者，从编辑、校对到行政岗位，每一个环节的每一位参与者，都始终坚持“一丝不苟、字斟句酌、作风严谨”的“辞海精神”，并将其落实到拟定词目、撰写释文、审稿、配图、过样、通读、校对、专项检查、制作索引、填写参见页码等每一个具体步骤中。

在作者队伍的组成上，从第三版到第六版，《辞海》都采取“留老增新”的原则聘请分科主编和编委，第六版分科主编的队伍合计220余位。这些分科主编均为各领域的权威专家，其中不少分科主编和作者都参加过两版甚至三版《辞海》的修订工作，以及《大辞海》的编纂工作，具有丰富的经验。随着时间的推移，许多专家由于各种原因无法继续参加编纂工作。为此，自第七版开始，分科主编实行“一版一聘”原则。根据这一原则留任了部分第六版的分科主编，对于空缺学科，在第七版启动前后陆续聘请了该学科领域有代表性的学者承担。第七版总计有160多位分科主编。第七版继续实行分科主编对各学科条目负责的制度，确定分科主编后再由分科主编聘请编写人，落实作者，因此第七版增补了一批年富力强、在学科领域颇有建树的作者。

作者队伍确定后，为加强新老作者的配合，老分科主编和作者除了亲力亲为参加编写、审订之外，还倾心尽力培养、指导年轻的接班人，很好地发挥了“传帮带”的作用。作者队伍的结构和梯度得到进一步优化，为《辞海》的持续修订编纂提供了有力支撑。新增学科力量一方面继承了原有分科主编和作者的优良传统，另一方面也带来了新的气象，新老结合的作者队伍在保证人员稳定的同时兼顾了时代性和可持续性。档案学科的两任分科主编陈兆祦和宗培岭就是新老传承的典范。陈兆祦先生是中国著名档案学家、档案教育家，也是新中国档案科学和档案教育事业的重要奠基人之一，曾主持撰写审定第六版的档案学科条目。陈先生于2016年谢世，他的弟子宗培岭先生接过老师的接力棒，成为第七版档案学科的分科主编。宗培岭先生经常对学科责编说：“我们这次编纂修订，其实都是在陈先生的工作成果基础上做的，必须得严谨仔细，慎之又慎，才不至于对不起前辈的心血。”他还提议将陈兆祦作为档案学重要人物收入第七版，并撰写了释文，这不仅体现了对传道授业者的尊重和感激，更反映出将学术薪火代代传承的使命感与责任感。

无论是老作者还是新作者，对《辞海》的编写工作都是态度严谨、仔细斟酌，因此尽管每条释文只有短短百余字，却是各领域专家提供的最可靠的“硬核干货”。中国近代史学科的分科主编陈绛先生自第五版起开始参与《辞海》编纂工作，编纂第七版时，他因病住院，在病床上仍坚持审读了所有条目，将修改意见工整地写在稿件旁边，并与学科责编探讨疑问，告知需要再核实哪些资料。陈绛先生对待稿件严肃认真、实事求是的态度，以及对《辞海》的责任和担当令人动容。年过七旬的语词学科分科主编王继如先生在修订第七版时，为了弄清楚“稷”为何物，与“黍”“穄”等有何不同，与今天的小米、大黄米、糜子是何关系，查阅了各大工具书、相关书籍，并在网上查阅了大量的图片和文字内容，还通过学习网络购物，与内蒙古、山东等地的卖家进行交流，甚至买来了小米、大黄米、糜子等煮熟做比较。结合查阅的资料，王老师的最终结论为：小米称“稷”、大黄米称“黍”、糜子称“穄”。他还做了三种谷物及其植株的对比图。新闻学科分科主编、复旦大学教授黄瑚先生为了确定新闻学家“黄天鹏”的生年，特意联系了黄天鹏家人，并前往他们居住的城市，调查获得了一手信息。最终判定，在有关黄天鹏生年为1904年、1905年、1908年、1909年等多种说法中，1909年的说法是正确的，解决了新闻史学界长期悬而未决的问题。

在编辑校对队伍的组成上，既有负责过两版以上的老编审、老校对，也有参与过第六版具体工作的成熟编辑和校对骨干，还有不少35岁以下的年轻编辑、新校对。《辞海》作为上海辞书出版社的立社之本和最重要的工具书之一，对责任编辑的要求高于一般图书和普通辞书，因此担任《辞海》责编的编辑，都要经过系统培训和专门考核，考核合格后方可担任学科责编。第七版的编辑培训包括新编辑培训和辞海专项编辑培训两部分，前者是上海辞书出版社对全体新编辑进行的培训，包括校样处理的要点、财务制度及出版物成本与定价、出版印刷业务、市场营销、印厂参观等，后者是专门针对第七版编纂工作设置的课程，包括辞书体例的要求和应用、《辞海》的选词立目、资料核对方法与特点、统一用语、审稿中常见问题的规避、需注意的国家边界问题等，这些培训使新编辑得以迅速入门，并具备辞书编辑和《辞海》编辑的基本素质。之后对参加培训的编辑进行第七版编纂专题考试，并进行考题讲解，以考试检验学习效果，既巩固了前期编辑培训的成果，又让编辑认识到自己的不足，知道如何改进提高专业技能，真正做到学以致用。承担《辞海》工作是每一位“辞海人”引以为傲的目标，大家都怀着满腔热情和崇高的使命感全身心地从事这项文化工程。第七版的编辑工作由新老编辑共同参与，协作推进，这种“传帮带”的方式使前辈的辞书编纂经验得以传承和发扬，年轻编辑富有闯劲和钻研精神，积极尝试将新技术手段引入编纂过程中，也为第七版的修订带来了新的活力。通过历版《辞海》的编纂，一大批年轻编辑在学科顶级学者和前沿知识的浸润下，在老编辑的言传身教下，褪去青涩，从实际工作中逐渐成长为独当一面的成熟编辑。校对工作是第七版编校环节中非常重要的一步，新校对在基本的培训后，在资深校对的指导下参与第七版的初校环节，对初校中存在的问题，资深校对会在二校阶段具体指出，通过多次类似的反馈，年轻校对在实战中得到提高。在第七版编校的每轮校样处理过程中，都能看到新老编辑和校对人员互帮互助的感人情景，年轻编辑和校对都得以迅速成长。在“传帮带”的过程中，老员工发挥了吃苦耐劳的拼搏精神，随时响应编纂工作的需要，退休返聘的编审唐克敏、劉毅强、陈为众、林益明、吴雅仙、蔡才宝、徐祖友和资深校对杨桂珍、蔡亚宜等，都积极配合做好把关工作，为优化流程提出许多合理化建议，发挥了重要作用。在工作中，他们还注意挖掘和培养接班人，而年轻编辑和校对也不负前辈期望，继承了他们的优良作风，在学习和实践中迅速提高专业素养和技能，真正达到了出书与出人并举的目标。

作者和编辑队伍在第七版修订过程中，始终紧密合作，互相支持。按照编纂方案的规定，第七版分科主编和作者均须培训上岗。各学科在确定队伍后召开分科主编、作者会议，明确修订原则并落实人员，确定本学科分工，细化各阶段工作内容和时间节点。责任编辑通过分科主编、作者会议和会后的日常沟通，对分科主编、编写人进行培训，以本学科样条为例详细讲解《辞海编纂手册》中规定的体例和行文规范，提出撰写稿件的具体要求，并对作者试写的样稿进行修改。分科主编也会与责编保持联系，并协调学科修订进度，共同解决本学科在撰写工作中遇到的问题。确定词目单、撰写释文、配图、审稿、编辑加工、义项合并等环节，都需要作者与编辑积极协作才能顺利完成。从事《辞海》工作的作者和编辑都有明确的时间观念，在编纂过程中，会自觉对照编纂工作每一步骤的时间节点落实进度。在作者队伍与编校队伍的密切配合下，无论是增补分科主编和作者、确定各学科责任编辑，还是撰写与修改条目释文、落实通读与专项检查等步骤，都能依照既定时间安排顺利推进。

三、 组织有力，多方配合

《辞海》（第七版）的编纂时期长、工序多，对编纂团队的组织能力要求较高，而企业的核心竞争力正是建构在组织能力之上的。2016年10月，按照上海世纪出版集团综合改革的要求，上海辞书出版社、辞海编纂处、汉语大词典编纂处和中西书局四家单位合并成立上海辞书出版社有限公司，以优化资源，协同发展。既要迅速完成四家单位的合并重组，又要按期保质完成第七版编纂任务，实属不易。为建设一支具有向心力、凝聚力和战斗力的组织，在社领导班子的带领下，上海辞书出版社的每位员工都以《辞海》的工作为第一要务，以质量第一为信仰，认准目标，齐心协力，为第七版的顺利出版贡献自己的一份力量。

社领导的引领示范是组织工作的重要保障，对提升团队团结、保障普通员工的工作热情具有不可替代的作用。《辞海》第七版自启动以来，就成为上海辞书出版社工作的重中之重。从2018年开始，每次社长办公会议的第一项议程就是通报《辞海》工作进度，讨论工作中出现的问题，协商解决办法，指示下一步工作重点。辞书社主要领导为协调重大条目撰稿和审读进度，曾赴京十多次与相关单位沟通，并多次向国家基金办公室汇报第七版进度，通读了初校样、八校样全稿，四校样的部分稿件，并审阅部分重点学科稿件，亲自指导编辑反复修改重大条目，务求准确精练，审核从五校样到八校样的所有编辑修改，还承担了五校样的部分图片处理工作;社科、科技和语词学科的分管领导除负责所属编辑室的稿件决审外，还审阅了各自所负责部分的初校样，并通读了四校样、五校样部分稿件，有的分管领导还承担了从四校样到付型样每一次校样的翻样审核工作。这些工作大多是社领导在工作时间之外加班加点完成的，尤其是付型前主要领导分别带领编校人员到印刷厂和排版厂进行审核校对，每天从早晨八点半一直工作到晚上九点，连续加班十天，最终顺利完成了付型工作。

社领导的工作热情深深感染着全社员工，各部门主任也勇于担当，充分发挥了中层干部的带头作用。各编辑室主任除自己承担的学科工作任务之外，还通读了本科室其他学科的初校样;四校样的跨学科通读中，通读专家提出的质疑和修改建议，也是由室主任们一一确认处理的。辞海编纂处社科室主任李纳承担了中国近代史、中国现代史学科的责编工作，并参与了重大条目的修改、多项专项检查工作，终日加班加点，奋战在编辑工作第一线，是骨干编辑中的突出代表。审读室主任商晓燕除承担法学学科的复审外，还参与了部分学科代决审、跨学科通读，并负责明暗交叉和参见落实的专项检查和填写页码工作。从四校样开始，每次校样上都要进行明暗交叉和参见落实的专项检查，数据量大，情况复杂，需要熟知所检查内容的特点，并有高度的责任心和丰富的经验，每轮工作开展前，商晓燕都要花费大量时间验证数据，确定稳妥的处理流程，再悉心指导专检小组成员展开工作，在她的带领下，这项工作得以顺利圆满完成。

大型工具书的编纂出版环节众多，几乎涉及全社所有部门，其中许多环节需要多部门相互配合、齐头并进。在社领导的指挥下，辞海办公室统一协调编、排、校各环节，各部门积极配合，全社员工精诚团结，密切合作，真正做到了一切工作为《辞海》。为顺利推进发稿、审稿和修改进度，编辑室和审读室的学科编辑和资深编审们一遍遍翻看原稿和校样，字斟句酌、严格把关;校对工作任务紧、字数多，校对人员全力以赴、加班加点;第七版图片有1.8万多幅彩图，图片组负责换图、修图和调色工作，对每一幅图片都倾注了大量精力;美编对封面和版式反复修改，并多次赴排版厂和印刷厂沟通，力求呈现最佳的设计效果;出版科及时与排版厂、印刷厂沟通改样和印刷要求，确保印订质量;汉语大词典编纂处协助承担了部分语词条目的通读工作;中西书局协助对网络版与纸质版的一致性进行了通读校对;党政办公室、社长办公室在安排重大活动时主动考虑《辞海》工作安排;总编办公室在第七版发稿、书号申报、重大条目审读、付型等工作上主动对接辞海办公室;人力资源部专门组织对《辞海》的专项编辑培训，为编辑顺利接手《辞海》工作打下良好基础;财务部为第七版的费用支出進行规范和管理;行政科肩负第七版修订所需的硬件采购、场地保障、校样复印和搬运等工作;营销部和发行中心全力以赴投入到第七版的宣传和发行工作中，为实现第七版的双效益献计献策。

“辞海人”的工作不分昼夜，没有前线，更没有后方，所有人默默地做着自己的工作，只为了《辞海》这同一个目标。

四、 制度保障，优化流程

《辞海》（第七版）启动后，为保证顺利推进编纂工作，第七版在继承原有制度的基础上加以完善，采取了一些新举措。

一是加强了通读、字形与注音、图片处理等工作。由于《辞海》是按学科发稿的，在三校样的编校工作完成后，退厂修改时从按学科排序改为按拼音排序，按惯例会组织一次专家通读，第七版沿袭此项制度，邀请了60多位社科、科技、语词专家通读全稿，重点处理了从按学科分类收词（强调各个学科的系统性）转为按音序编排（强调各个学科的平衡性）后所凸显出来的交叉、重复、宽义窄释等问题。除此之外，第七版还请专家对初校样中的重点学科如党史、民族等，进行把关通读，并在七校样时组织了十余位资深编审进行了封闭式集中通读。通过两次全稿通读和重点学科的把关通读，从不同角度发现并解决了一些较为重要的问题，进一步提升了书稿质量。除常规校样外，初校样增加了表外字阴影样，组织语词方面的编辑进行表外字处理，保证全书用字的规范;抽取全部词目进行注音和分词连标，并由语词编辑和学科编辑双重审核，力求全部词目的注音准确;从三校样到八校样的每轮校样，均另出一份彩色等大样，交图片组进行图片检查。

二是完善了退样制度、稿酬制度、考核制度和流程管理。《辞海》的各项制度向来严谨，第七版从拟订方案到最终出版，有关的规定达到五十项，涵盖了选词、样稿编写、释义要求、出版流程、稿酬管理、样书发放等各个方面。从发稿到二校样退样，各学科都需经过三审签字并提交本次校样的退样修改登记单;初校样除作者和分科主编通读之外，责编、室主任、分管副总编均再次通读，总编辑审阅初校样全稿并签字退样;发稿后一共有八次黑白校样、六次彩色校样，对校样图文进行的修改均需要各学科三审人员签字，便于明确修改原因、统计修改条目;从五校样开始，还需再提交总编辑审批，退样的流程严格而规范。每次退样，均向排版厂提出书面的排版、改样要求。对第七版的经费实行专户专用的财务制度，专门拟定《上海辞书出版社〈辞海〉（第七版）项目稿酬支付相关规定》（上海辞书出版社，2020）和相关审批表格，稿酬审批历经编辑室、财务科、辞海办、分管领导、总编辑和社长多重把关，严格进行专项审批。制订《辞海（第七版）编辑考核办法》（上海辞书出版社，2020），对学科联络、词目单审定、发稿、处理校样、按时完成计划等各项内容做了详细规定，每年依照规定逐项考核完成情况。

三是实行档案的电子化管理。第七版的档案管理主要包括校样、文件两部分。其中校样管理采用了电子化档案与纸质档案并行的制度，全部纸质校样都按校样次序装箱存放，并对重点校样专门进行了扫描存档。重点校样主要有：从发稿开始的每轮黑白退厂样、转为音序编排后的通读样、重大条目审读校样、各学科注音样，以及部分修改较多的彩样。这解决了纸质校样占用空间大、难以查阅的缺点，为后续审核校样疑问提供了便捷的查核途径。文件主要包括第七版的全部合同、词目审稿单、释文审稿单、稿酬文件、编纂过程中的流转文件、宣传材料、会议材料等，同样采用纸质文档与电子文档并存的方式保留。对档案加强管理，使所有环节都有据可查，每一阶段工作完成后，通过整理档案，及时总结经验和教训，为下一阶段工作的顺利高效开展提供了借鉴。

五、 依托科技，开拓创新

现代科技的发展越来越快速地改变整个社会，也为出版业提供了无限可能。《〈辞海〉（第七版）编纂方案》要求第七版改进和加强数字化编纂工艺，提高工作效率和质量，实行网络化数字化协同编纂和传统编纂两种方式并行。从修订手段、参考资料到质量检查各方面，新技术的发展都为第七版的编纂修订工作提供了有力的支持。

一是第七版的修订，由新开发的《辞海》网络版协同编纂系统与原有的辞海查询系统相互配合，共同提供技术支持，在检查上通过技术手段提供了查重、参见落实、历史纪年、古今地名、译名、单位、成套词、拼音、书证及其一致性检查和其他辅助性审校方面的自动化分析处理能力。这就使原本需要大量人工复核的结构性问题、专有名词使用和统一性问题等，转由计算机进行筛查处理，大大减轻了编辑复核工作量，降低了成本，提高了工作效率，提升了编校质量。

二是新技术的发展，为《辞海》审稿和编辑加工提供了检索便捷、内容权威的参考资源库。《辞海》网络版实现了数字内容资源如《辞海历版数据库》《大辞海数据库》《汉语大词典数据库》的全面共享，提升数字内容资源的利用率，为《辞海》修订提供基础数据支撑。社里还专门购买了《中华经典古籍库》《中国大百科全书数据库》等，为第七版的编纂修订提供了较为完备的参考资料。

三是《辭海》（第七版）在编纂纸质版的同时进行了网络版的开发与审核，从多角度进行质量监控。纸质版为网络版提供了可靠而坚实的内容基础，通过网络版内容审核系统，对各类型数据，包括拼音、释义、图片、读音、笔顺、字源、书法、视频、音频、3D模型、推荐阅读条目等，开展了多层级审核工作。网络版的线上审核可以发现纸质版审稿中难以察觉的一些学科系统性问题和跨学科整体性问题，如相关条目的收录是否合理，上位条目、同级条目和下位条目是否彼此关照到，同类型条目的表述方式是否完全一致等。纸质版与网络版的同步推进，进一步提升了第七版的整体质量。

《辞海》的组织管理工作是一项长期工程，通过历代“辞海人”的不断尝试、反思和总结，形成完善而有效的一套制度，使得历版修订始终坚守质量，并保证与时俱进。笔者谨从以上五个方面概括了第七版的组织管理工作，限于个人水平，如有不当之处，尚祈读者不吝赐教。

参考文献

1. 辞海编纂处，上海辞书出版社编.辞海编纂手册.上海： 上海辞书出版社，2015.

2. 辞海编辑委员会，辞海编纂处编，上海辞书出版社.《辞海》（第七版）编纂方案.上海： 上海辞书出版社，2015.

3. 辞海编纂处，辞海办公室编.上海辞书出版社《辞海》（第七版）项目稿酬支付相关规定.//辞海编纂处，辞海办公室编.《辞海》（第七版）工作文件汇编，上海： 上海辞书出版社，2020.

4. 辞海编纂处，辞海办公室编.辞海（第七版）编辑考核办法.//辞海编纂处，辞海办公室编.《辞海》（第七版）工作文件汇编.上海： 上海辞书出版社，2020.

（上海辞书出版社 上海 200040）

（责任编辑 刘 博）