智慧视域下高校档案管理现状分析及途径选择
2021-12-06朱利勇
朱利勇
(中国民用航空飞行学院,四川 广汉 618399)
一、引言
高校档案包括各类科研、教学、党务、政务、校史、对外活动等类别,高校档案的有效保存和管理对于规范化开展智慧办公,常态化档案保护与备案工作,促进重大工作记录纪实的完备性,切实提升行政工作效率,完善行政管理体系都具有重要意义。近年来,随着互联网技术的快速发展,信息化、数字化等智慧理念深入人心,智慧理念的提出对高校传统的档案管理方法带来了巨大的冲击,探索并选择智慧视域下的高校档案管理新途径势在必行。本文通过分析高校行政档案的传统管理方法和制度的现状,集中探讨高校档案管理的新途径,促进高校档案管理向高层次智慧化管理和精细化管理发展。
二、高校行政办公档案管理的重要性
高校是国家教育事业建设和发展的前沿阵地,高校档案保存着学校在人才培养、科学发展和服务社会等方面的重要纪实。在高校内部建立良好的档案管理制度和方法具有以下几个方面的作用:
一是有利于记录高校发展的重大史实、科教动态,继承和发扬文化精神。高校档案是高校校史文化教育和科教精神教育的重要依据。档案的有效保存和管理对于大学精神文化的传承和发扬、重大科研成果的展示和教育、高校发展历程的回顾和展望都具有特殊的作用。特别是在挖掘大学历史文化底蕴,凝练大学精神内涵,提升大学办学层次方面,档案管理的作用尤为明显。
二是有利于常态化工作的规范化和制度化。一方面,档案的保存、管理和查阅等管理工作能够显著推动痕迹化办公和规范化办公的建设进程,切实做到各项工作有据可依、有迹可循;另一方面,通过查阅档案,熟悉常规工作流程,高校各职能部门能够有效提升高校人才引进、招标比选、科研立项等常态化工作的办事效率。
三是有利于重要资料的查询和调取。学生人事档案、科研报告、教学日志等材料不可避免会面临遗漏、丢失、损毁等问题,档案的及时保存可以提高档案的安全系数,有效应对档案丢失等突发情况。
随着我国高等教育由精英化向大众化发展,高校规模不断扩大,学生人数显著增加,各类科研、教学、党务、政务等档案与日俱增,探索智慧视域下高校档案管理的新途径,提高档案管理的规范性和安全性对于促进高校高质量、高水平和高层次发展意义重大。
三、高校行政办公档案管理的现状
(一)高校档案管理总体研究趋势
基于CNKI 数据库,以“高校”和“档案管理”为关键词进行组合检索,仅摘取其中的学术期刊文献(共26584 篇)进行分析。根据中国知网的检索结果,本文分析高校档案管理历年来的发文量分布情况(见图1,2021 年数据采用中国知网预测值),得出以下结论:我国高校档案管理的相关研究见诸于学术期刊始于20 世纪80 年代,于2001 年开展显著增长;自2009 年后我国高校档案管理的研究整体呈现稳中有升的趋势。结合我国高等教育的发展历程和21 世纪初互联网技术飞速发展的事实可见,高校规模的不断扩大以及信息化、数字化、大数据时代等理念的冲击使得高校逐步认识到档案管理的重要性,相关研究逐渐增加;由于高校内部经费倾斜力度不够和档案管理技术更新换代速度慢等原因,近年来高校的档案管理研究进展已经进入平缓期。
图1 样本文献年度发文量分布图(数据来源于中国知网)
(二)档案管理制度不够健全,存在管理盲区
我国高校的档案管理虽起源较早,但档案管理制度不够健全。在管理模式上,科研项目结题、课程教学结课、师资力量分布等档案常分散保存在各教研室、学生队等部门。在各类总结汇报、工作梳理、学院发展史考究等方面常常需要花费大量的精力从各个部门寻找支撑材料,时间成本和人力成本极高。在管理制度上,档案查阅制度有待完善,权责划分不够清晰。主要表现在档案查阅、调取权限的审批制度不完善,审批流程并未得到严格执行,审批和查阅顺序错乱,未审先查或查审同步的情况时有发生。在管理要求上,多数二级单位并不明确需要归档的档案类型、归档时间界限和具体材料要求,二级单位内部及二级单位与学校之间的档案同步更新情况差,归档工作显著滞后,许多重要档案并未按期归档至学校档案馆,导致了档案缺失等问题。
(三)档案管理存在安全漏洞,安全性有待提高
目前,随着无纸化办公理念的形成,高校档案管理也逐渐趋于电子化办公,电子存档和查阅技术逐步得到应用。但支撑电子化办公所需的网络安全技术却相对滞后,电子档案管理的安全系数有所降低。部分由二级单位自行保管的档案,由于管理盲区存在而导致的档案遗失问题频发。此外,二级单位内部的档案查阅规章制度模糊,对人员权限、可查级别等方面的管理松散,档案的安全性和保密性无法保证。部分群体的档案管理方式粗放,不少高校的学生档案存放条件差,档案遗失、窃取、篡改风险高。
(四)部分单位缺乏专业型档案管理人员和设备,档案管理方式落后
高校内部的部分二级单位的档案管理人员缺失、档案存放条件差、硬件设施设备稀少、档案保密性工作差。在管理人员上,具有档案管理专业背景或经过专业化培训的人员比例小。一方面,多数高校采用一般化行政人员的标准开展人才引进,对档案管理人员的专业性要求低;另一方面,二级单位的人员结构中通常不会设置档案管理岗位,档案管理主要由行政人员或相关负责人根据约定俗成的惯例开展日常档案管理工作,工作方式原始,专业规范性差,缺乏制度性约束。在设施设备上,高校的校级档案馆多数情况下条件有限、经费不足,设施设备的更新换代缓慢;在信息化、数字化和大数据时代的冲击和高校规模逐渐扩大的大背景下,档案管理工作愈发繁重。二级单位档案存放设施设备缺乏、档案存放条件简陋、消防等安全措施不够完善等问题更为明显。
(五)档案管理新技术更新换代慢
随着高校规模的扩大,档案整体数量也逐渐增加,推动互联网新技术在档案管理中的应用是大势所趋。然而,互联网新技术的建设周期长、成本高、人员素质要求高;而传统的纸质档案生成周期慢,存档查档效率低。档案管理资金的支持力度不够[1]极大地限制了新技术在档案管理领域的应用,高校的档案管理技术由传统向现代过渡将经历一个较长的周期。
四、智慧视域下的档案管理新方法
(一)健全管理制度,提升人员专业素养
高校要根据数字化时代档案管理的新要求,探索档案分类、分级管理制度[2],提高档案的可查性和备案有效性;规范档案查阅行为,严格执行审批制度;加大宣传力度,增强相关人员的归档责任意识和纪律意识。与时俱进,促进档案管理设施设备的更新换代,深化管理人员技能培训,提升人员现代化技术应用能力,全面推动高校档案管理向智慧化和智能化迈进。
(二)转变思维模式,灵活应用新技术手段
随着档案类型的增多,图像、音频、影像、获奖实物等档案数量显著增加,传统的纸质档案已经无法满足档案保存的需要。在档案类型急剧增多的大背景下,转变传统思维模式,利用数字化时代新技术,综合应用打印机、扫描仪、录音器、照相机、磁盘、云盘等现代软硬件设施设备,创新应用OCR 识别、声音识别、人脸识别、人工智能等互联网新技术,实现档案保存与管理的自动化和数字化是提高档案管理效率,降低人员劳动强度和失误率的有效方法。
(三)传统与现代相结合,提高档案管理效率
在数字化时代,档案管理更加趋向于无纸化办公,电子档案作为一种应运而生的档案保存方式,由于其存取便捷、物理保存空间要求小等优势逐渐得到普及。与此同时,电子档案的保存载体存在由于时间推移造成的设备不可用、介质老化、无法读取和转存困难等风险[3],但纸质档案在保存空间、日常管理和查阅难度上的缺陷也是显而易见的。此外,电子档案的法律管理部分立法尚未完善,纸质档案相比于电子档案更具法律效力[4]。电子档案和纸质档案之间的取舍,实质上是传统档案管理技术与现代档案管理技术之间的博弈,二者并非对立,而是相辅相成。在高校档案管理的过程中,充分发挥纸质档案和电子档案各自的优势,坚持传统与现代的结合,才能提高档案管理的质量和效率。
五、结语
综上所述,在智慧视域下,随着信息化和数字化理念的深入,高校档案管理高质量建设和发展对于提高档案管理的质量和效率,促进高校高质量、高水平和高层次发展均有重要意义。现阶段需要高校与时俱进,结合高校档案管理的实际,深入剖析档案管理存在的问题和面临的挑战,进一步健全档案管理制度、转变档案管理思维模式、统筹传统与现代技术手段应用,拓展档案管理的途径,开拓智慧视域下高校档案管理的新局面。