中日档案法比较视域下的“智慧档案”建设路径探析

孙可佳

摘  要：尽管日本成文的档案法形成时间较晚，但鉴于其档案的管理、开放和利用上的先进，加之同为亚洲地区国家，同样具有诸多古典文档、历史文档等相似的背景条件，通过对日本档案法（即《公文书管理法》）与中国档案法的比较考察，尤其是对大数据、物联网背景下的档案的管理与利用的上限的探索，可以使我们明确在中国现行的法律框架体系下对于“智慧档案”的可行性的方向性的考量，更好地把握在新技术不断狂飙突进的时代技术与制度之间的矛盾与统一，探索智慧档案建设的路径。

关键词：中日档案法;智慧档案;监督;开放; 档案管理

Abstract： Despite Japan's written archives law of the formation time of late， but given its Archives management， open and the use of advanced， combined with the fellow Asian countries， and also there are many classical documents， historical documents and other similar background conditions， through to the Archives law of Japan （that is， the "book of documents referred to） compared with the Archives law of China， Especially for large data， under the background of Internet of Archives management and utilization of the upper limit of exploration， we can make clear in China under the current legal framework for the feasibility of the "wisdom file"， the direction of the better grasp the new technology are obtained the contradiction and unity between the era of technology and institution， and explore the wisdom path for the construction of Archives.

Keywords： Sino-japenese Archives Law; Wisdom archives; Supervision; Open; Archives management

1 日本《公文書管理法》中对于档案利用的启示

在2009年日本《公文书管理法》法案出台之前，日本国内对于自身的档案管理制度并不满意，《日本经济新闻》就曾经批判过日本当时的档案管理制度比起中国或者韩国还相对落后。

日本现行的公文书管理体制中有诸多值得借鉴和思考的地方。日本国内公文书管理体制和中国档案法律体系具有的一个相似处就是都具有历史的延展性。《中华人民共和国档案法》第二条规定，“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。[1]这里面指出了档案的历史意义和作为档案的主体有国家机构、社会组织和个人三种形态。这三种形态分别具有过去和现在的历史形态。而日本的《公文书管理法》第二条第8项则规定“本法所指‘公文书等如下：一、行政文书;二、法人文书;三、特定历史公文书等”。这里面尤其强调了特定历史公文书作为重要档案形式之一的法律地位。之所以尤其强调档案的历史意义，是由于之前提到的中、日都具有十分丰富的古典档案、历史档案，具有极强的历史研究价值的同时，对于档案的开放与研究也具有重大意义。[2]

实际上，当我们具体对中日档案法进行比较的时候就会发现，日本的《公文书管理法》规定的内容相较于中国档案法更为细致，如《公文书管理法》第 23 条规定，国立公文书馆等首长，有关特定历史公文书，应借展示等方法，努力积极提供民众利用。依据现任内阁府公文书管理委员会委员长宇贺克也的诠释，亦即不待民众提出请求利用，以事前审查制，将审查后可以提供之数位档，透过线上阅览的方式提供使用，来促进特定历史公文书等利用之义务，而情报公开法中也有同样规定。这与其设立亚洲历史资料中心所努力提供数位档线上阅览服务的目的相符。又如《公文书管理法》第 25 条规定，国立公文书馆等首长，认为作为特定历史公文书等而保存之文书，其历史资料重要性已丧失，需与内阁总理大臣协议，得其同意后，销毁该文书。虽然国立公文书馆体系的各机关，在征集档案时都有鉴定审选过程，但该法仍保留入馆后的特定历史公文书再鉴定的机制，让失去历史重要性的公文书，得以销毁，以达去芜存菁、有效管理的目的。[3]有关日本现任内阁府公文书管理委员会委员长宇贺克也认为，不待民众提出请求利用，以事前审查，通过线上阅览的方式提供使用，来促进特定历史公文书等利用，是公文书馆之义务，而成立亚洲历史资料中心推动的成果，就是日本努力提供数位档线上阅览服务的成果。中国政府近年来致力于推动建设法制政府、政策公开，运用大数据等高技术对档案进行数据化，加快建设“智慧档案”等行为，都是为了促进馆藏档案的利用，可见世界趋势潮流方向相同。

2 “智慧档案”建设的几种可行性的讨论

实际上“智慧档案”的提出，是基于技术破壁时代背景下的一种大势所趋，关于智慧档案的含义近年来已经有很多学术界的研究者提出了自己的理解。如有的学者提出“智慧档案是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务”。种种讨论不一而足。这的确是潮流趋势理所当然。然而我们需要注意到的一个问题是，拥有了足够的人工智能的智慧档案是否足够“智慧”可以将“人性”及“伦理”涵盖在内？所谓“智慧”是否就是“通过知识与手段制作出能够独立感知、计算、分析、决策与发明创造的系统”？“智慧档案”建设的可能性与可行性究竟是技术的支持还是制度的指引抑或是其他？打一个不恰当的比方，目前已知的所有人工智能都不如人本身智能，假设我们要创立一种真正的“智慧档案”莫过于多用些资金聘请专业人士进行档案工作，这才是真正的“智慧”。然而这里我们需要注意的是，“智慧档案”模式尝试的初衷之一，正是专业化。面对国内众多的档案馆及管理机构，显然没有足够多的专业人士进行这方面工作。第二，一个方向性的问题，也是我们可以从日本档案管理工作中借鉴思考的一个问题，那就是他们的档案工作的一个核心要点就是“利用档案”最终实现“为人服务”。同样的，档案法草案修正案所体现出来的也正是这一种目的性转型，将档案从“管理型”模式向“服务型”模式转变。也正是基于此，才有了讨论“智慧”档案的可能性。所谓智慧，应当是对受众需求的自助式、响应式回应，对档案管理的开放性、功能性升级，以及对档案的监督模式进行创新，进一步地成就大数据时代的技术进步与历史反思的可能性。[4]

由此，我們考察日本档案管理体制就可以发现一些细节，以便我们在尝试构建“智慧档案”的时候有所思考。

关于档案的开放性、功能性使用的思考，以日本国立公文书馆为例，历史公文书的利用促进业务有如下一些内容：依据《公文书管理法》第23条（利用之促进）以及《国立公文书馆法》第11条第1项第1款（利用）办理。业务内容如下：一、办理重要历史公文书等之常设展、特展、线上展示及馆外展示。2017年度计办理8次特展，馆外展示（福井县）1 次，展览参观人数计58873人;线上展示新增2个主题。二、积极办理重要历史公文书等出借（不含主办及协办），2017年度计出借14个机关72册。三、推广馆藏特定历史公文书等，充实数位档线上阅览服务。累计至 2017 年度止，计有1946万个数位档提供线上阅览，特定历史公文书等之数字化比例为 17.2%。四、办理推广活动以扩大使用者群，包括：（1）针对不同年龄层团体量身订作公文书等体验课程，如学龄儿童——古文书阅览体验;中高学生——公文书馆工作体验;大学生——所属学校相关资料阅览体验;（2）受理预约导览解说;（3）办理中高学校教师研习活动;（4）阅览室开放周六服务;（5）配合特展，例假日开放展览参观;（6）发行国立公文书馆新讯，1年4期，每期1万本;（7）利用社交媒体推广公文书馆;（8）创设“国立公文书馆之友”（年费 1000 日圆），2015年9月成立起至2018年3月止，会员数 846 人，享有免费寄赠特展图录及国立公文书馆新讯、免费借用语音导览机具、春秋二季特展专题演讲优先入场、会员专属体验活动等。

关于档案的监督管理机制，日本公文书管理办法中关于行政文书管理体制有专门规定。行政文书管理规范规定文书管理体制，内阁府官房长等为总括文书管理者，负责全国行政机关的文书管理;而文书管理者由总括文书管理者指定人选，系各行政机关的文书管理负责人。为确保遵循相关文书管理法令，设置监查人，总括文书管理者编制行政文书管理规则细则，作为行政文书档卷保存要领。对于特定历史公文书的管理规范中特别强调“事前审查制”，即关于使用频率高的特定历史公文书，不应待民众申请才审查，而应事前就预先做好审查。事前审查后，无任何应用限制即可提供利用，不待民众申请，可通过数位档线上阅览或展览等方法加以主动公开，促进利用。

另外还有对于档案原件的因“物”制宜的细节化管理，日本谨慎、重视细节的民族性，充分反映在档案原件的管理过程中。国内较常见档案卷夹、卷盒等容具，多半是统一规格大量整批制作，有时对于不同时期产生的档案，规格形制不一定相符，不容易分辨出档案的特殊性。反观日本，可以观察到不同的公文书馆，对于档案原件保存一些细致的考量。例如国立公文书馆对于早期纸质较薄、软的档案，即使装订成册，仍采用横放的方式，以避免纸张弯曲变形，等等。[5]

3 结语

以上关于日本档案管理体制的一些说明，实际上正是智慧档案如何可以智慧的一种回顾性的研判。正值中国档案法修订的背景下，我们重新审视中国智慧档案何以建构就会发现，中国档案体系的革新与完善，是以新技术为支持、法治思维为导向、智慧档案建设为核心而形成的一种具有时代特色、中国特色的档案体系。而这个体系的根本是发挥“人民当家作主”的“理念”。从管理型向服务型的转变，是中国新时代档案体系的一大突出特征。把握和发挥好这个突出特征，是具有中国特色的“智慧档案”如何建设可能的唯一现实进路。

参考文献：

[1]陈丽.近观日本档案管理与利用[J].四川档案，1999（04）.

[2]罗晓莹.谈谈日本档案网站的服务意识——日本亚洲历史资料中心的建设[J].档案与建设，2009（09）.

[3]刘杰.日本信息公开法研究[M].北京：中国监察出版社，2008.

[4]黄霄羽.外国档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008.

[5]陈越.中日信息公开比较研究[J].黑龙江档案，2012（02）.

（作者单位：西北大学档案馆 来稿日期：2021-08-17）