基于“十三号令”的国网湖北省电力有限公司系统档案室建设现状调查分析

邵金凌 李琳 王睿

摘  要：本文以国网湖北省电力有限公司系统档案室作为研究对象，围绕档案室人员配置、安全维护、信息化建设现状展开调研，分析取得的成就，指出存在的不足。在此基础上，对照国家档案局颁布的十三号令《机关档案管理规定》，从进一步提升档案工作人员综合素质、增强档案安全保管能力、推动档案信息化发展进程几个方面提出了未来发展的建议。

关键词：档案室建设;机关档案管理规定;电网公司

Abstract： Taking the archive offices of State Grid Hubei Electric Power Co.， Ltd. as examples， this paper focuses on the current situation of personnel allocation， security maintenance and information construction of Archives to analyze the achievements and the shortcomings of the Archives construction. On this basis， taking' the Provisions on the Administration of Institutional Archives' for a comparison， this paper puts forward some suggestions for future development from the following aspects： improving the overall quality of Archives staff， enhancing the ability of Archives safe keeping， and promoting the development of Archives informatization.

Keywords： Construction of archives; Provisions on the administration of institutional archives; Grid company

2019年1月1日起，国家档案局发布的十三号令《机关档案管理规定》（以下简称“十三号令”）开始施行。十三号令的颁布实施，正是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措，是今后一个时期开展机关档案工作的重要遵循。

在此背景下，系统调查国网湖北省电力有限公司（以下简称“国网湖北电力”）系统档案室建设现状，对照十三号令要求进行自我反思、积极改进，展开未来发展策略，是当前湖北电力系统档案工作发展的重要节点，也是规范“十四五”期间本系统档案工作发展的重要参考。

1 现状调查

为更好地了解国网湖北电力系统档案室建设的实际情况，本文选取国网湖北电力系统下属的14个地市级供电公司为调查对象，采用问卷调查法，对各公司档案室工作人员、档案安全保管工作以及档案信息化建设现状等方面进行系统调查。

1.1 档案人员构成较为合理，但专业素质有待提升。調查结果显示，14个地市级公司档案室均属于办公室下设业务部门，设有专门档案管理人员编制。具体来说，14个地市级公司档案室共有17名专职档案工作人员，每个单位至少配备了一名档案专职人员，有3个单位还另外配有档案兼职人员，其中，60%的档案工作人员年龄在40岁以下。由此可见，国网湖北电力系统下属地市级公司档案室的人员构成较为合理，具有一定的活力与发展潜力。

从学历层次上来说，其中11人为大学本科学历，其余6人为大专学历;从专业程度上来说，其中大多为从一线工程岗位退下的职工，并未接受过系统的档案职业培训，整体专业程度偏低。

总的来说，国网湖北电力系统档案室档案工作人员的专业素质有待进一步提升。

1.2 档案实体安全得到重视，但档案信息安全有待加强。国网湖北电力系统各档案室较为重视档案安全维护工作。在库房选址方面，各个档案室综合考虑周边环境和地质条件，选取地理位置相对优越的场所建库，为保障档案实体安全奠定了物质基础。

在管理工作方面，所有档案室均通过登记和统计相关数据、编制完整的档案目录等方式，实现对实体档案的有效定位与管控，还有10个档案室另外采取专人负责、双人出入库、定期安全巡查等库房管理措施。

在档案信息安全保障方面，国网湖北电力系统各档案室主要通过技术升级的方式保障数据库的系统安全和数据安全，但对电子档案生成、管理、利用过程中产生的元数据、审计日志的关注度不足，有5个档案室表示尚未管理过相关数据。

由此可见，国网湖北电力系统档案室在信息安全维护方面存在一定缺漏，不利于构建完整、有效的档案安全防护体系。

1.3 档案信息化取得成效，但信息化建设水平有待提高。在档案信息化实践方面，国网湖北电力系统取得了较大成就。

第一，各单位均使用统一的档案管理信息系统，完成了电子文件在线归档工作，实现了对数字档案资源的前端控制和全程管理，极大提升了档案信息化工作效率。

第二，各单位档案室不断推进非涉密档案的数字化建设进程，通过近10年的努力，非涉密档案数字化率达到100%。

第三，智能档案库房建设项目在湖北地区得到推广，目前已在3家地市级公司进行试点。

当前国网湖北电力档案信息化建设还处于初步阶段，各单位信息化建设水平还有待提高，仅有5个档案室利用数据分析、文本挖掘等技术，开展档案信息资源的开发工作，创新编研成果。

如何依托现代化信息技术，深入挖掘档案数字资源的价值，以达到参与决策机制、提升服务效能、创新管理方法等目的，将是国网湖北电力档案信息化深化发展亟须解决的问题。

2 发展建议

2.1 以专业化为引导，提升档案工作人员素质。为进一步提升国网湖北电力系统档案室档案工作人员综合素质，对比十三号令，可以从提升员工文化水平、增强专业知识技能等方面进行改进。

国家档案局十三号令对档案工作人员的基本素质提出了要求，明确规定“档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景”，不具备前述知识背景的员工，应当经过专业知识和技能培训。同时，在第十条中指出，应由机关“负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育工作”，[1]进一步明确了机关在提升档案工作人员综合素质方面的主导地位。

对标十三号令的要求，国网湖北电力系统各级公司应当承担起档案工作人员培训和教育等方面的责任。通过大力加强人员培训工作，采取工作座谈、经验交流、业务学习、工作实训等方式，不断提升档案工作人员的理论水平和实操水平，掌握档案管理的基本方法。

为了更好地适应档案信息化发展的新方向，在加强档案专业知识培训的同时，还应关注信息技术在档案领域的应用，提升员工的综合素质，培养复合型人才。除此之外，还可以建立监督考核评价机制，激发档案工作人员学习的积极性和主动性。

2.2 以体系化为抓手，增强档案安全保管能力。国家档案局十三号令中多次提及档案安全问题，在第三十七条中明确提出“档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全”，[2]在第十六条、第二十一条、第二十二条、第六十一条等处也提出了加强档案安全的具体措施。

国网湖北电力系统各级公司档案室应当继续坚持总体国家安全观，采取切实有效的措施，筑牢档案安全防线，进一步建立健全档案安全管理制度，落实档案安全管理责任，着力构建人防、物防、技防“三位一体”[3]的档案安全防护体系。

第一，各单位应当制定更加严格的档案保密制度，完善落实岗位责任制，统筹兼顾档案实体安全和档案数据安全，并合理划分档案密级，依据密级适当调整档案业务操作方法。

第二，通过开展档案保密主题活动，组织学习相关法律法规，提升档案工作人员的保密意识，保障档案保密工作的顺利进行。

第三，还应当构建安全的档案保存环境，通过应用智能门禁系统、档案库房自动防盗报警系统、动态视频监控系统，实现对档案库房的全面管控，有效维护档案实体安全。

第四，通过智能防火墙、身份认证等技术，遵守“涉密档案不上网”的原则，有效维护档案信息安全。

2.3 以制度化为保障，推动档案信息化的进程。2020年6月新修订通过的《中华人民共和国档案法》增加了“档案信息化建设”章节，对档案信息化建设各项任务提出了要求。由此可见，档案信息化已经成为档案事业转型的关键。对比十三号令的要求，国网湖北电力系统应当以完善的档案信息化建设制度为保障，进一步推动档案信息化的发展进程。

为了适应整个社会的信息化发展需要，落实档案事业“十三五”规划的战略部署，国家档案局十三号令中第五章为机关档案信息化工作制定了明确、具体的工作规范。

国家电网有限公司也紧跟信息化发展的大趋势，不断强化顶层设计，构建了以法律法规、标准规范为重要组成部分的档案信息化建设制度体系，为电力系统的档案信息化发展提供了制度保障。以此为基础，国网湖北电力系统各档案室应当不断深化档案信息化建设内涵。

首先，在档案信息化的发展方向上，各单位应以用户需求为导向，重点关注兼具社会效益和经济效益的档案信息资源，将档案信息化与档案服务体系深度融合。

其次，在档案信息化的工作重点上，从注重应用信息技术向注重档案内容信息化转变，[4]各單位可以借助OCR等技术，制作双层PDF格式文件，开发档案资源全文检索功能，开展自动化内容分析工作。

最后，在档案信息化的关键环节上，以构建档案资源共享平台为主要切入点，国网湖北电力应积极推进电力档案资源共建共享，通过创造互联、互通、智能化的信息系统，有效整合档案资源，从中洞悉电力事业发展情况及趋势，从而达到辅助科学决策，提升服务效果的目的。

参考文献：

[1]国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》[EB/OL].（2018-10-23）[2020.11.01].https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201810/8515c1f79e904e08aef8bf63dcc9b1f7.shtml.

[2]方维华.以匠心促进档案治理能力提升 开辟档案馆事业高质量发展新境界[N].中国档案报，2020-01-13（003）.

[3][4]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2013（01）：14-20.

（作者单位：邵金凌，武汉大学信息管理学院;李琳、王睿，国网湖北省电力有限公司办公室 来稿日期：2021-08-10）