基于全过程安全管理的档案保护新理念与新模式探究

秦军艳

摘  要：从档案保护的新问题、新理念出发，分析档案全过程管理流程及其存在的安全隐患，从档案前端控制、档案库房保管、库外后程监管等方面探索了全过程安全管理理念指导下的档案保护新模式，以期为新时期档案保护提供参考。

关键词：档案保护;全过程安全管理;档案管理;新模式;新理念

Abstract： Starting from the new problems and new concepts in archives protection， this paper analyzes the whole archives management process and its potential security risks，and explores a new pattern of archives protection under the guidance of the whole process safety management concept from the aspects of front-end control， warehouse storage and supervision outside the warehouse， so as to contribute the to protection of archives in the new period.

Keywords： Archives protection; Whole process safety management; Archives management; New pattern; New concept

档案是社会发展的记录仪，是一种不可再生的“集体记忆”。[1]在现代化社会发展中，信息已成为重要的战略资源，档案作为记录信息的一种载体，实质上已成为社会信息的储存库。

档案具有明显的不可替代性和脆弱性，其信息安全性、真实性及完整性极易受到破坏，迫切需要采取有效的手段实施保护与抢救。社会活动运行方式及社会需求的转变促使档案形成、传递、利用及存储规律的改变。据此，本文针对档案保护与管理过程中存在的问题，对档案保护新理念、新模式、新方法进行探索。

1 档案保护的新问题及新理念

1.1 档案保护的新问题。随着信息化时代的快速发展，信息保护问题已成为档案管理领域的关注重点。

第一，新时期下档案保护问题大量涌现。目前，档案管理面临着日益复杂、严峻的安全威胁，例如档案价值被过度开发与利用，档案灾害种类增多、灾害发生风险增大，档案利用途径复杂、安全隐患增多，档案信息呈现形式及物化载体形式增多，等等，这些因素均会增加档案安全事件发生概率，使档案保护存在较大的安全风险。

第二，档案实体与载体形式多样化。一是档案保管环境复杂多变，而档案标准化、规范化管理水平普遍较低，档案保管设施及保管条件也有待优化，增加了档案保管的安全风险。二是档案信息记录方式与载体形式的多样性及动态变化特征，加大了档案保护与管理难度。三是档案灾害与安全事件的发生，导致档案信息处理方式、工作业态及其应对手段发生了较大改变。四是档案环境由库内转变为库外，档案管理流程由库内保护与档案修复转变为入库前端与出库后端相组合的安全管理模式。[2]

第三，档案保护理念及学科体系发生了改变。随着现代科技与档案信息化建设的快速发展，档案学科理论、档案载体、档案信息的丰富与拓展，使档案保护学科研究的内涵及范畴发生了改变，档案保护领域研究的实践性、理论性逐渐加强。档案保护学科既体现了设备维护、环境管控、技术改进等内容上的丰富，还体现了较强的综合性学科属性。[3]档案保护在技术层面与实践层面中的应用丰富并扩大了安全管理、灾害处理、技术保护的有效途径及手段。充分利用新技术、新成果，探索符合时代发展的档案保护新模式，对于提升档案保护效率及质量具有重要作用。

1.2 档案保护的新理念。

1.2.1 档案整体性保护理念。档案整体性保护理念的核心观点在于：从管理层面出发，健全并落实各项档案管理规章制度;从思想观念层面出发，转变传统的档案保护观念，树立档案实体保护与信息安全的档案安全观;从实践层面出发，制定完善的档案管理标准及保护规范，全面贯彻落实，保障档案管理及操作流程规范化运行。

在规范化指导下，通过实施环境管控、档案保护、技术与设施保障措施，转变传统档案保护模式，确保档案信息与实体的完整性与安全性。

1.2.2 档案动态保护理念。档案动态保护理念是指在档案管理的全过程中实施档案保护措施，包括档案的形成、归档、保管、利用、转移等各个环节，均需要采取有效的保护手段。档案保护的动态性体现在库房保管方面，需要根据实际情况调控库房环境，在加强档案库房静态保护的基础上，优化并扩展档案库房保管工作。在把控好档案前端管理环节的同时，加强档案利用的后程监管，保证档案信息与载体的有效性。

1.2.3 档案全过程安全管理理念。档案保护必须确保档案在全过程管理中的安全性。档案全过程管理实际上是对档案进行“接收—保管—利用”的过程，主要包括征集、归档、保管、利用、修复等环节。[4]实施档案保护不仅要确保档案安全入库，还应关注档案利用环节的安全性，保证档案实体与信息安全。通过整合档案管理与档案安全保护工作，为档案的开发利用提供更好的服务，并在完善的管理标准与规范下实现全过程安全管理目标。

2 档案全过程管理及其存在的安全隐患

2.1 档案全过程管理。档案安全保护不仅要确保档案在形成、存储、处理、转移、利用等环节中信息的可靠性、完整性、真实性，还要确保档案信息记录载体不被损坏。因此，档案安全保护实质上是对档案信息与档案实体双重层面的保护。档案全过程管理的目标在于采用标准化的管理方式对档案形成、征集、归档、存储、迁移、利用等环节实施管理，使檔案管理工作更加规范、科学。档案全过程管理流程如图1所示，主要包括前端管理、库房保管以及后程监管三个阶段。

档案全过程管理与传统档案管理的区别主要体现在三个方面：①档案管理目标的优化。档案工作全过程管理要求确保档案运作过程中不出现丢失、破损、损毁等安全事件，消除档案管理工作中潜在的危险因素，及时发现并化解安全隐患，确保档案运行环境安全、无害。②档案工作环境的扩展。档案工作全过程安全管理中，档案保护工作不仅关注档案的库内安全，还关注库外活动的安全，尤其是库外环境对档案实体与信息安全的影响。③档案工作业态的延伸。档案全过程管理注重对所有档案工作业态安全性的保护，包括档案接收、归档、保管、利用、转移、展览等所有环节，确保档案管理整个过程均不发生安全事件。

2.2 档案全过程管理中存在的安全隐患。由于档案工作全过程管理涉及较多的工作环节，不确定因素较多，可能对档案安全保护造成不利影响，降低档案保护工作效率，弱化档案安全保护功能。目前，档案全过程管理可能存在的安全隐患主要体现在日常管理、档案保管与利用等多个方面，具体包括[5]：①档案日常管理过程中，由于管理人员粗心大意、工作疏忽，档案监管不力，导致档案工作存在安全漏洞，存在档案丢失、损坏等安全风险，例如擅自转移档案并将其提供给外来人员。②征集档案时未严格参照档案管理标准、执行档案管理相关制度，出现工作失误，使档案遭到损坏。③档案利用过程较为复杂，可能由于各种人为因素而出现档案缺页、破裂、字迹褪变、信息失真，甚至发生档案实体损毁或丢失的情况。④档案修复过程中，由于修复技术与方法使用不当导致档案信息无法复原甚至出现二次损坏;破损档案未得到及时修复，发霉、生虫等情况未得到及时处理;电子档案缺少备份及保密措施。⑤档案保管环境控制不当，致使档案老化程度加剧，尤其是在不适宜的温度、湿度与光环境下，霉菌、害虫大量繁殖，再加上空气污染的影响，容易使档案出现字迹变色、纸张发黄、胶片发霉、光盘腐蚀等现象。

3 基于全过程安全管理的档案保护新模式

3.1 档案前端控制的安全管理。

3.1.1 档案接收环节的安全保护。加强入库档案的管理与保护工作，便于档案的后期保管与利用。第一，制定并完善档案入库标准及检查验收制度，确保接收的档案均满足入库质量要求与安全要求。第二，加强入库档案的检查与验收工作，遵循安全原则、质量原则及科学原则对入库档案进行消毒灭菌处理，正确使用档案消毒设备与方法，做到先消毒、后入库。第三，检查与验收工作完成后，将验收合格的档案包括文件目录、案卷目录及检索工具进行入库处理。

3.1.2 档案征集环节的安全保护。入库档案的征集是实施档案安全管理的基础环节，确保征集档案的安全性是档案管理工作顺利开展的重要前提。[6]第一，制定并完善档案征集的安全管理制度，严格按照规定执行征集工作。第二，档案征集过程中，必须确保包装严密，运输入馆时由专人护送、妥善保管，保证档案的安全性。第三，征集档案入馆后，需及时整理归档，将其移交给档案管理部门。

3.1.3 档案整理环节的安全保护

第一，档案整理归档过程中必须严格按照档案保护标准及规范，逐卷逐件整理，遵循审慎原则，谨慎处理档案。第二，确保档案分类准确、装订整齐、目录清晰、格式一致、编排有序，使档案内容清晰、规范，便于长期保存。第三，防范人为因素、灾害因素引发的安全事件，避免不当操作导致档案损坏或丢失，减少档案原件的重复使用，档案整理工作完成后及时归档。第四，对部分档案进行保护性处理，比如修裱、去污、舒展平整等;对存在潜在安全隐患的档案做立卷处理;去除具有破坏影响的文件装订物。

3.2 档案库房保管的安全管理

3.2.1 配备档案安全保护的设备设施。确保档案库房保管安全的前提是具备完善的安全保护设施，包括消防设备、档案维护设备、安全监控系统、数字信息安全设施。档案馆安装的消防系统必须符合国家相关规范，机房、库房及整理室均应安装消防灭火系统与报警系统，定期检查消防系统的有效性与安全性;档案馆还要配备温湿度调控装置、消毒设备、除尘设备、通风换气装置及空气净化设备，安装安全可靠的档案密集架与保管设备;档案库房配备视频监控系统和防盗设备，涉密库房配备信息屏蔽装置，特殊载体库房配备防磁设备;配备图像采集压缩卡、专用录音机、扫描仪等档案备份所需的信息处理设备。

3.2.2 加强档案库房保管的安全防护。档案保管工作直接影响着后期档案的利用，因此必须建立完善的档案库房保管管理规范及制度，提高档案保管工作效率，确保库房保管环节的安全管理工作顺利有效开展。具体包括：制定规范统一的档案库房安全管理法律法规，规范档案安全管理制度;建立岗位责任制，明确库房的档案安全管理职责，做到责任到人;制定库房档案安全应急预案，按照应急预案编制风险档案，完善风险防范机制。

3.3 库外后程监管的安全管理

3.3.1 档案利用中的安全保护。加强对利用中档案的安全管理，以确保档案信息安全完整，档案实体不被损坏、丢失。

第一，加强对档案利用场所的实时监控，安装视频监控器，防止档案利用者随意涂改、裁剪、抽取、折叠档案，避免利用者向无关人员泄露档案信息。

第二，准确登记档案利用信息，严格按照审批流程为限定使用用户提供档案利用服务，建立完善的档案借用、登记及归还等制度，严格控制档案原件、复制件的利用。

第三，严格登记复制或摘录的档案信息，不得转让或扩散，也不得保管在个人手中，必须由专人妥善保管。档案管理人员不得私自复制、摘录档案，应严格按照档案审批流程经审核批准后才能进行查阅或复制。

3.3.2 档案编研中的安全保护。第一，加强档案编研规范管理，防止因使用不当导致档案破损或损毁。第二，必须按照档案安全管理法律规定，严格遵循档案保护技术规范与标准，执行档案利用与安全管理相关制度。第三，坚持档案保护原則与利用原则，尽量使用档案的复制件和数字化备份，减少对档案原件的重复使用，防止档案实体在利用过程中出现损伤。[7]

3.3.3 档案展览中的安全管理。档案展览过程中，往往由于保护设备落后、工作人员保护意识淡薄、档案管理不当等因素导致档案丢失、破损，必须加强对档案展览环节的全程保护。

第一，制定规范的档案展览安全管理制度，规范档案实体和档案信息的保护工作。

第二，完善档案展览场所的安全设备，防止不适宜的光照、温湿度及空气环境对档案造成损坏。

第三，注重档案展览中的实时保护与全程监控，避免展览过程中因环境变化、空气污染、人为破坏、操作不当等原因导致档案破损、丢失或损毁。第四，制定档案展览中安全事件应急方案，确保档案安全。

3.3.4 档案外借中的安全管理。档案外借或转递环节中，必须严格按照相关手续检查外借档案，规范外借审批流程，确保档案安全。

第一，严格禁止利用者长期保存档案，到达借出期限一律归还。

第二，所有借出档案摘录资料及复制件均需要加盖档案馆公章。

第三，利用者不得将档案私自转借他人，泄露档案信息。

第四，转递档案过程中必须严格按照档案保密要求，遵守相关规章制度，履行转递审批手续，避免档案损坏或丢失。

3.3.5 檔案移交的安全管理。通常情况下，具有长期保存价值的档案需及时移交至档案馆进行保管。第一，及时向借出者催还档案，对于无法按时归还的情况进行登记，了解具体原因，在档案借阅查询登记簿上详细记录催还情况及原因。第二，做好档案移交准备，全面清查整理所有档案，确保账物相符。第三，根据档案移交要求编制清单，必要时对特殊情况进行说明并附于清单后。

3.3.6 档案转移运输中的安全管理。第一，远距离运输档案资料时，必须考虑天气与环境变化情况，避免冰雪、暴雨、雾霾等恶劣天气及其他突发事件对档案造成损坏。第二，在档案转移运输过程中，必须严密包装，采用便于运输的装载形式和性能好的包装材料进行包装，实施全面的安全检查，避免出现档案破损或丢失。第三，档案包装必须符合国家相关标准及安全保护规范，确保档案在转移运输中完好无损。

4 结语

档案作为原始的信息记录和历史记忆，是社会的宝贵财富，开展档案保护工作至关重要。针对当前档案管理存在的安全隐患，必须用全过程安全管理理念指导档案保护工作，以系统、动态、全面的观点去看待档案保护，通过加强对档案前端控制、库房保管、库外后程监管等环节的安全管理，建立相对完善的档案保护模式，以求达到标本兼治，切实保护档案的目的。

参考文献：

[1]郭嘉.探索民生档案整合新机制——由人保局退管档案引发的思考[J].档案与建设，2016，000（007）：70-72，64.

[2]陈平年.县级机关档案管理现状分析与改革设想[J].浙江档案，2015，000（007）：63.

[3]郦懿清.从退休档案造假事件频发引发的思考[J].档案与建设，2012，000（008）：64-65.

[4]张松令.离退休工作档案管理问题与对策[J].黑龙江科学，2017（07）.

[5]金淑红.做好档案安全保障体系建设的几点想法[J].黑龙江档案，2019（04）.

[6]陈霞.基于全过程管理的档案业务流程重组[J].兰台世界，2019，000（004）：40-42.

[7]彭远明.档案全过程安全管理中的风险控制研究[J].档案学研究，2017（01）：59-62.

（作者单位：修武县档案史志馆 来稿日期：2021-08-20）