档案管理的信息化发展趋势

王晓东

摘要：档案作为重要历史记录，对于企业及社会发展均具有重要促进意义。档案发展至现今，信息化建设的普及与推进，不仅可提升档案管理效率，而且可使档案信息的利用率大幅提升，对于档案信息安全维护也具有积极意义。本文就档案管理的信息化发展现状进行分析，探讨信息化发展的未来趋势，以促进档案管理工作的有效落实。

关键词：档案管理;信息化;发展趋势

随着信息化社会的不断推进，档案管理信息化发展已经成为必然选择，但是分析档案管理现状发现，虽然已经逐渐普及信息化管理，并取得一定成果，使档案管理工作效率提升，更有利于合理、科学安排现有资源，也可对不同阶段发展的情况进行准确记录，为未来发展提供参考，实现可持续发展目标。目前，档案管理工作信息化发展过程中仍存在部分问题，在一定程度上阻碍着档案管理信息化的进一步发展，如何利用先进科技手段为档案管理工作提供支持，怎样突显档案管理信息化建设中的实践功能，均是档案管理信息化未来发展的思考方向。因此，本文就档案管理信息化的发展趋势进行探讨，现整理综述如下。

一、档案管理信息化发展意义

信息技术成为现今人们生活工作、学习不可或缺的一部分，在档案管理中也有较为普及应用。档案内信息资源较多，是历史的主要记录，可真实、全面记录历史发展。档案管理工作主要工作是对历史相关信息进行记录保存，并根据目标群体的档案信息需求，提供个性化、针对性的档案服务、档案管理信息化是指通过信息技术开展档案信息资料的管理工作，以电子档案实现档案内容的保存与共享，提升管理工作效率，也可推动档案信息资源的整合，加速档案信息的共享进程，使档案信息的利用率有效提升[1]。在现今新时代背景下，信息化管理成为档案管理的必然选择。单位在开展档案管理工作时，要科学应用现代化手段，积极引入档案管理的相关软件与硬件，对现有的档案管理模式加以完善，构建良好的管理环境，培养更多优秀的档案管理人才。档案管理信息化进程过程中，不仅要加强电子档案管理，也需重视传统档案的保护工作，方可保证档案内信息在后续利用时具有准确的参考。

二、档案管理信息化现状与不足

（一）信息化管理意识薄弱

目前，很多档案人员认为档案信息化管理是增加工作量，认为电子档案的管理安全度相比于纸质档案的安全性较低，加之传统管理观念的影响，导致部分管理人员对于信息技术的应用与实践的主动性较低，仅是将纸质档案录入到电凝系统中形成电子档案，在后续电子档案共享、数据分析等方面的应用则较少。信息化档案管理建设初期涉及的环节较多，不仅需要投入较多的资金，也需要管理人员花更多的时间与精力学习软件、硬件等信息技术的应用方法，花费时间较长，短期收益并不明显，导致的参与积极性较低，致使档案信息化管理的推进速度较慢[2]。

（二）缺乏规范化管理

现有档案管理工作现状而言，存在基础差、质量低、兼容性差等问题，导致信息系统软件在移植、应用中均存在较大阻力，无法将其真正作用效果充分展现。对于档案管理质量标准缺乏有效掌握，程序规范性较低，会出现档案录入、分类与整理等环节与信息系统的适配性较低，信息化程度较低，未能完善应建宇软件设备等问题，均导致档案信息化建设任务存在一定阻碍。

三、档案管理信息化改进建议

（一）加强经济支持力度

管理者要加大档案管理信息化的资金投入力度，完善硬件措施与软件系统，建立良好的信息化管理环境，满足档案管理信息化需求。在选择软件与硬件设备时要根据自身实际发展情况进行选择，有效控制资金与成本支出，同时也需选择符合自身发展套件的日常维护机制，由专人负责对硬件设备的日常管理与维护工作，保证档案管理基础硬件设备保持在正常运行状态[3]。针对日常工作中高频使用的电子设备要特别注意日常维护与更新换代，例如，扫描仪、打印机、数码相机等。

（二）制定统一的建设规范

档案信息资源对于单位未来发展具有重要作用，档案信息看似简单，但是确实各部门工作人员工作的总结。未来保证档案管理高效落实，根据自身情况，建立行之有效的档案信息化管理制度，对档案信息的真实性、完整性、可靠性进行严格要求，可使档案管理效率得到有效保障。管理者在整理档案过程中也需按照区域、机构、群体类别等不同标签的实际需求划分，整理成电子文档储存在系统之中，并通过软件对电子软件进行快速查找与整合，从而实现档案资料的高效整合与利用[4]。

（三）信息资源的安全保障

档案管理信息化建设过程中，不仅要注意信息资料的完整性，而且需保证信息资源的安全性。档案管理过程中要加大档案资源的安全保护力度。例如，计算机系统内要安装最新版的防火墙，及时更新病毒数据库，加强网络状态的实时监控，及时排查并去除网络系统内的安全隐患，保证档案管理系统稳定、安全运行[5]。档案管理部门应用互联网、大数据技术实现档案信息共享过程中，也需明确限制档案共享范围，对档案信息进行分级别式加密处理，档案使用者也需明确身份设定，制定相应的加密方式，进一步保证信息资料的安全。

（四）建立优秀档案管理队伍

档案管理信息化建设过程中涉及内容复杂，周期时间长，单纯靠原有档案部门技术人员无法达到预计目标任务。档案管理部门积极引入具有高素质、丰富计算机经验的人才组建档案团队，加强对管理人员专业能力、工作意识培养，对于目标任务早日完成具有积极意义[6]。定期组織开展系统性档案管理专项培训活动，引入现代化信息技术教育内容，强化管理人员的专业能力，也可使管理人员正确认知到自身承担的责任与重担，明确档案管理工作的政治性、政策性特点，以高信息素养高效完成档案信息建设的同时，做好档案信息的保密工作。

（五）电子文档管理

信息化建设过程中电子文档占据重要地位，利用信息技术组建“文件中心”的管理功能，加强对档案信息数据的收集、整理，实现档案数据的分类归档，使档案信息资源实现高效共享。电子文档管理中也需积极引入相关管理技术手段，加强信息鉴别、数字签名、身份认证等工作，使电子档案数字化过程中，安全等级可大幅提升。整合电子档案目录资源，实现对海量数据信息的管理分类，帮助查阅者更快根据关键词，找寻所需档案内容，使档案提取效率大幅提升。构建档案信息网站，加强档案资源开发利用，通过深度数据加工技术，利用多种信息技术，使档案资源在单位中作用充分发挥。

结束语

综上所述，随着信息技术水平提升，档案管理信息化建设过程中，不仅需要引入计算机、扫描仪等硬件设备，更需重视档案信息网站、档案目录、深度数据加工等软件与技术，使档案信息的利用率、共享性与安全性充分提升，也需加强人才培养力度，使管理人员更好认知到工作重要性，提升自身核心竞争力，从而推动档案管理信息化发展。

参考文献

[1]谢智莉.事业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究[J].兰台内外，2020，285（12）：54-55.

[2]范桂娴.企业档案管理电子信息化及发展趋势[J].卷宗，2019，009（021）：109.

[3]张辉.浅析信息化建设项目中的档案管理系统建设[J].视界观，2019，000（006）：1-1.

[4]陈少婷. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展[J]. 山西档案，2019，244（02）：93-94.

[5]张雪峰，张馨笛.档案管理信息化是档案管理的发展趋势[J].文渊（高中版），2019，000（007）：142.

[6]李爱华.分析档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].卷宗，2019，009（036）：95-96.