新时期行政事业单位文书档案管理的现状及对策

周艳阳

摘要：文书档案是由多种正式文件转化而成，为了使行政事业单位文书档案管理工作适应社会发展的新需求，充分发挥文书档案管理的功能，行政事业单位文书档案管理工作必须与时俱进，不断创新，总结当前管理的不足，提出相关对策和建议，确保行政事业单位稳定发展。

关键词：行政事业单位;文书档案;管理现状;对策

文书档案是行政事业单位管理系统最基本的组成部分，关系到行政事业单位部门职能的正常运作。由于存档规模大、存档内容丰富、书写方式、表达方式等方面的变化，文书档案只能起到一定的作用。管理人员应在参考性和导向性的基础上，深入挖掘历史、文化、科学研究的价值，利用最新的办公软件设备和系统技术，实现最新的信息开发目标。

一、行政事业单位文书档案管理的现状

（一）管理效率低下

有的行政事业单位设有文书档案室，尽管配备了负责文书档案管理的人员，负责行政事业单位的文书档案管理工作，但由于行政事业单位对其管理水平不高，存在着诸多问题[1]。一是行政事业单位文书档案管理水平不高，因为有些行政事业单位没有专门的系统来管理文档和文书，所以不能全面实施文档管理工作。二是在没有具体的法规和标准的情况下，文档管理工作效率大大下降。

（二）信息不完备

随着数字化时代的发展，一些管理工作已经离不开计算机和最新科技的参与，但是目前行政事业单位的文书档案管理信息化水平低，行政事业单位的人力资源被白白浪费。

（三）信息收集不充分

在行政事业单位文书档案管理中，存在着资料收集不完整的现象，如果资料不完整，不能满足其文书档案管理的需要。

二、改进文书档案管理措施

（一）改变行政事业单位的管理理念

管理者必须从思想上认识到工作对自己、他人、行政事业单位和社会的影响，并把它作为获得工资的载体而非工资的途径。通过认真地完成工作，可以采取网上学习、参加培训活动和提高学历来了解更多相关数据信息，提高管理者积极性[2]。

（二）加强文书档案归档管理

管理人员专业能力水平将影响其工作方法和工作效率，其整体质量水平将影响其职业规划能力和人生发展目标。管理者需要利用内部在线培训平台和专业的应用来学习社会主义核心价值观，了解文件和档案的发展历史及其作用，认识管理在发展中的重要作用关于职业技能，灵活导入各种与职务有关的规定和法令的细节、用例说明、讨论分析等教育培训方法。通过一次调整教学与培训内容及拓展职业技能的训练，管理者掌握最新的官方文書档案文件管理技巧，积极利用因特网信息技术和软件系统完成文书档案文件的筛选、存档及应用功能，使管理人员有了使用常规评估和非常规的现场检查的正式文书档案，使管理者有适当的紧张和压力感。通过这种方式，管理者可以利用业余时间来学习新的知识和技能，避免管理意识落后等情况。

（三）完善文书档案管理机制

根据文件管理的目标、行政事业单位功能等变化，提高文书档案管理机制的完整性。有关部门若有相关法律法规规定，需要积极调整管理机制，当管理职能、内部结构、管理目的发生变化时，需要调整管理流程和管理制度。另外，如果新的管理系统设备得到成功开发和广泛应用，专业质量规范也会发生变化。制度的科学性和时代的发展，不能使其成为管理的约束力。应聘请在归档管理和网络系统研究开发领域的专家和学者对其管理机制进行客观分析和专业指导，提高文书档案管理流程的简单性和一致性，提高文书档案的一致性。管理标准、文件减少不规则格式的发生等。举例来说，行政事业单位必须按照《档案法》《档案法实施措施》《省档案规则》以及其他相关法规，准确改进文件和资料提交机制的明确性，将提交与不提交文件和资料的范围和种类进行划分，对所有文书档案进行集中管理。

（四）引入先进的档案管理系统

采购当前更先进的档案管理设备和系统，以加速建立文件和档案管理信息，迅速消除过时的档案管理设备，改善档案室的安全措施，以及档案管理设备。切实防止重要文件损坏。强化文件管理系统研究与开发，将纸质文件转化为电子文件，改进文书档案文件管理系统防火墙等保护措施，提高应对黑客、病毒等方面的能力，提高文书档案信息资源库的完整性和共享性[3]。

（五）改善文书档案存储保密措施

文书档案存储保密措施，主要包括人员的机密性和系统安全。按照有关法律条款（例如《档案法》和《保密性法》），保密性规则和系统的总体完整性文件和信息在多个层次上分为公开、机密。对于绝密和机密文件，可通过更严格的检查程序，指定检查地点，并签署保密协议。以防止绝密资料的泄漏。与此同时，在申请处置、领导批准、归档程序后，要完善文件评价和处理机制和处理流程，以处理过期文件。文书档案评价也就是说，管理者不能随意销毁文件。另外，各部门要加强对文件管理系统和文件数据库安全保护系统的检查，及时发现系统漏洞，定期更新和升级保护系统，提高对黑客的反应能力。

结束语

新形势下的文书档案管理在行政事业单位标准化和标准化管理中发挥了很大的作用，它不仅使行政事业单位保持了原有的存档凭证，而且使行政事业单位更好地发挥了社会服务的功能。文书档案管理需要更新观念，改进管理方式，加快信息建设，重视信息安全，推动文书档案规范化发展。

参考文献

[1]纪媛媛.信息时代文书档案管理工作现状及创新路径[J].黑龙江档案，2021（04）：262-263.

[2]李敏，莫言娟.医院文书档案管理存在问题与质量提升策略探讨[J].中国卫生标准管理，2021，12（16）：11-13.

[3]李福裿.文书档案管理工作与文秘工作一体化建设路径[J].黑龙江档案，2021（04）：108-109.