大数据时代下高校人事档案管理信息化发展的路径探寻

刘如平 贾馨瑜 聂慧慧

摘要：随着互联网的发展，计算机技术的灵活应用给人们的生活带来了许多的便利，“大数据”也算是网络发展的必然产物。高校是提供人才信息资源与公共教育资源的重要载体，在高校职能不断发展转变的过程中，其公共程度也随之提高。所以高校人事档案管理工作，作为高校信息资源的重要构成部门，受到了社会的广泛关注，也成为了高校人才引进过程中了解人才信息的重要途径。

关键词：大数据;人事档案管理;信息化建设

1、大数据技术对高校人事档案管理的作用

现阶段，高校人力资源部门的整体运行和工作是会受到一些具体管理理论的指导的，而由于高校内部并没有及时地更新这些管理理论，工作的方式较为传统和落后，显然是无法与大数据时代下的档案管理要求相适应的。将人事档案管理工作与大数据技术密切结合后，对于工作人员记录的管理流程并没有产生太大的影响，但是也需要对这一工作过程进行改进和创新，要想实现高校的可持续发展，那么档案管理工作也是需要创新性和先进性的，高校应在科学地利用大数据技术的基础上来实现对高校各类人员信息进行有效管理，通过完善人事档案管理的信息化建设工作将教职员工和学生的基本信息真实地呈现出来，学生在毕业离校走上工作岗位的过程中，高校在档案管理的大数据平台上能够准确并且迅速地查找学生的具体信息，不但能够迅速地变更学生的档案信息，同时也能够为学生的就业提供很多便利。

2、高校人事档案管理特征

2.1复杂性特点

因为高校的人员非常复杂，所以人事档案管理的内容也比较复杂，同时其覆盖范围非常广泛。根据职能的不同，通常还可以将高校档案分为教职工档案和学生档案两个部门。其中，教职工档案可以根据职称分为低、中、高三个等级，也包括了本科、硕士、博士三个学位等级的档案。从目前高校档案管理的工作范围来看，囊括了教育教学、后勤管理、行政管理、科学研究等几个方面的档案管理，如果高校人员的流动性较强，则会增加高校人事档案管理的负责性，所以运用一种信息化的手段做好人事档案管理工作，对高校来说有非常重要的意义。

2.2社会性特点

高校内部汇集了大量高水平人才，同时也承担着培养人才的重任，是我国科技创新的重点载体。高校需要从社会中获取优质的学生资源，而学生在毕业之后会直接流向社会，向社会提供服务。高校各项工作的开展，都是为了向社会各领域培养优秀人才。同时高校内部开展科研工作以及技术研发，也是为了向社会提供服务，是为了解决生活中存在的各种难题，推动社会进步，为社会的快速发展奠定了扎实的基础。同时，高校还需要对国家相关单位的科研过程中的档案文件进行管理，包括了已经实现成果转化的鉴定结果、专利转让、技术转让等方面的方案。所以从高校的重要使命来看，其所开展的人事档案管理工作与社会有着非常密切的联系。

2.3通用性特点

国内各大高校在人才选拔、职称评定、人员管理等方面具有一定共同性，所以关于高校人事档案的管理制度与办法也具有一定的普适性。同时，高校在不断对人事档案管理进行改革的过程中，高校人事档案管理工作在全国范围内都值得借鉴，所以通用性也成为高校人事档案管理的一大特征。

3、大数据时代下高校人事档案管理信息化建设的对策

3.1构建高校人事档案管理信息化平台

自进入大数据时代之后，高校人事档案管理发生了实质性的变化，在管理结构不断调整的过程中，更能够满足对高校发展的需求。高校人事档案管理必须积极转变传统被动管理的现状，通过主动管理的方式，积极为高校发展提供优质的人力资源服务以及人力资源开发服务，从而创建一个和谐发展的环境，在这个过程中实现高校人事档案管理与信息化技术的有效整合是很有必要的。在建设高校人事档案管理信息化平台的过程中，首先需要借助信息化平台的优势，对纸质档案进行扫描入库，随后需要结合人才的实际情况，在信息化平台上对人事档案进行分类和整理。在这个过程中，高校可以积极借鉴发展国家或地区的人事档案管理方法，利用信息化的手段实现对人事档案的合理分类。同时，高校还需要合理对信息服务系统进行设计，以便实时对档案内容进行补充，同时还需要参照实时纸质档案，对信息化平台中记录的内容进行核对。

3.2提升高校管理数据库的建设力度

随着大数据技术在我国各行各业中的普遍应用，高校也要与企业一样与时俱进地利用好这项先进的技术，加大在管理数据库建设工作中的投入力度，将先进的互联网技术和数字化技术与档案管理工作紧密地结合起来，高校人事档案管理的工作量是很大的，并且需要处理的事情较为烦琐，那么对于一些数字化的档案和电子文件就要做好其安全管理工作，各地区的行政主管部门应给予更多的财政支持来帮助高校购买技术及更为先进的档案管理信息化设备和计算机系统，并及时地更新和完善正在使用的档案信息管理软件，建立一套更为全面的多媒体数据库，保证信息化设备的使用性能，提升多媒体数据库的规范性。同时，针对计算机系统也要采取健全的安全防护措施，提升档案信息数据的可靠性和安全性。

结语

综上所述，在我国社会经济水平的不断发展，大数据时代不断普及的大背景下，高校必须更加科学的发展人事档案管理的信息化建设工作，借助于大数据技术建立更完善的人事档案管理体系，针对新时代下高校人事档案管理工作面临的机遇和挑战，做好信息化建设工作，充分提升信息管理的安全性和高效性。

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