大数据时代对干部人事档案创新管理的影响

摘  要：干部人事档案管理在高素质专业化干部队伍建设中发挥着非常重要的作用，是培养干部、选拔任用的重要参考。干部人事档案的统计、分析、保存、利用技术一直以来都在不断进步。随着当前社会已经进入到大数据时代，大数据技术的蓬勃发展对干部人事档案管理工作也产生了非常大的影响，为了顺应时代发展，人事档案管理工作要不断创新，对此该文进行深入的分析。

关键词：信息   大数据技术   人事档案   创新

中图分类号：G271                           文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）08（c）-0065-03

The Influence of Big Data Era on Innovative Management of Cadre Personnel Files

ZHUANG Jing

（Organization Department of Quangang District Party Committee， Quanzhou， Fujian Province， 362801  China）

Abstract： The management of cadre personnel files plays a very important role in the construction of high-quality professional cadre team. It is an important reference for training cadres and selecting and appointing cadres. The technology of statistics， analysis， preservation and utilization of cadre personnel files has been making continuous progress. With the current society has entered the era of big data. At present， the society has entered the era of big data， and the vigorous development of big data technology has also had a great impact on the management of personnel files of cadres. In order to comply with the development of the times， the management of personnel files should be constantly innovated， which is deeply analyzed in this paper.

Key Words： Information; Big data technology; Personnel files; Innovation

新時期做好干部人事档案管理工作具有非常重要的意义，是干部职务任免、调配的重要依据，同时也起到对干部考核、考察、监督的作用，是加强干部人才队伍培养的重要途径。大数据技术的快速推广与应用也对干部人事档案管理产生了非常重要的影响，在以往人事档案管理工作中使用的纸质化模式已经无法适应当前社会的高速发展，因此干部人事档案管理应顺应时代发展，充分运用现代化新技术，不断创新工作方法，全面提升工作水平，提升服务能力，以适应社会的发展需求，快速实现单位的现代化转型升级。在运用大数据技术后干部人事档案管理工作水平将会得到大幅度提升，但是对于工作人员技术、软件与硬件设施等方面的要求也会提高，需要工作人员提高重视，从意识、技术层面上不断创新，才能推进干部人事档案管理工作的科学化、规范化。

1  做好干部人事档案管理工作的重要性

干部人事档案中详细地记录了干部的个人信息、履历、思想政治、品德作风、社会关系，还有学历信息、工作绩效、业务水平等，这些资料都是对干部的个人素养、工作能力、思想品德的重要反映，在干部的选拔任用、职称评定、工资调整时作为重要的参考资料。因此，干部人事档案关系到一个干部的切身利益，其中真实地反映出了干部的成长历程，对组织、社会做出的贡献，当组织需要对一个干部的职位与薪资进行调整、重点培养时，干部人事档案就是重要凭证，对干部的合法权益起到重要保障[1]。

2  大数据技术与干部人事档案管理

2.1 大数据技术的含义

当前时代已经全面进入了信息化社会，以大数据技术为基础的各类应用已经融入各行各业中，改变了人们的工作和生活的方式。在大数据技术背景下，信息的传递与数据的利用效率都得到大幅度提升，人们的交流也变得更加密切。多元化是大数据技术的重要特点之一，从多方位、多角度搜集产生的各类繁杂的数据组成为庞大的数据库，而且这些数据信息具有实时性的特点。大数据技术的发展体现了人们对互联网技术重要需求，人们对过大数据技术可以实时获取海量信息，为自己所利用。不仅如此，各类部门、单位、企业也是利用大数据技术完成信息的采集，其中包含了营利性与非营利性两种意图，多而杂的数据信息满足了这些部门、单位、企业的发展需求，从而推动社会的进步与发展。在大数据技术的应用背景下，社会加速发展，各行各业都开始向着智能化的方向变革，生产力得到快速提高[2]。

2.2 干部人事档案管理的含义

在干部人事档案中包含了干部的个人信息、履历、工作经历、工资、职务、奖罚等方面的信息，做好档案管理的目的就是对这些信息进行收集、整理、保存，并根据时代的发展对档案进行更新，人事档案具有时效性。在干部调任、工资调整时都需要调取其人事档案，有助于干部人才的培养与选拔。在干部人事档案中会详细地记录一个干部个人履历、学历、品德等，在干部选拔、任用时可以作为重要依据[3]。新时期对于干部人事档案管理工作也提出了更高的要求，人事档案管理工作中要充分运用当前大数据技术，运用技术手段，提高管理意识，提升服务质量。

3  干部人事档案管理现状分析

3.1 对档案管理缺乏足够的重视

干部人事档案有别于普通档案管理工作，具有一定的特殊性，是一个干部个人素养、道德品质、工作能力、政治思想等方面的综合反映，其重要性不言而喻。但是，实际情况是一些档案管理部门并不重视干部人事档案管理工作，当出现人事资料变更时不能及时进行处理，更有部分领导认为档案管理不如其他岗位工作重要，只是静态资料的管理。在这样的情况下，造成干部人事档案管理工作人才缺乏，缺少专业型的技术人才，对于档案管理工作资金方面的投入不足，制度管理不严，这些因素都会影响到档案管理工作，造成干部人事档案管理始终处于被动应付的状态，很难为干部人才队伍建设提供良好的服务。

3.2 归档材料不规范，档案更新不及时

干部人事档案必须保证其真实性、时效性、完整性，否则会影响到干部的职务任免、薪资待遇、成长规划。但是，在实际工作中经常出现干部人事档案前后不一致的情况，在干部材料采集和录入时存在不真实、造假的情况，资料归档不及时、信息不准确，比如干部人员信息年龄不符、出生日期混乱等。另外，当前人才流动大、干部任职岗位变动频繁，都会增加干部人事档案管理的难度，容易出现人、档分离的情况。如果检查不到位，问题得不到及时处理，就会影响到干部人事档案的有效性与时效性。

3.3 干部人事档案的开发利用率低

根据干部人事档案管理的要求，对于干部的信息资料要及时整理歸档，但是由于干部人事档案每年都会增加新材料、新内容，在传统的纸质档案管理工作中，工作人员需要对干部信息进行收集、整理，然后对纸质档案进行拆、装、订，这些工作看似简单，但是工作量庞大、工作繁杂，就有可能出现干部人事档案更新整理不及时的情况。当大数据技术应用到干部人事档案管理工作中后，可以大大降低工作人员的劳动强度、提高档案归档、整理、利用的效率[4]。不过，从实际工作来看，一些单位并没有意识到数字化办公带来的益处，而依然采用纸质档案管理的方法，也没建立高效的档案管理制度，这种落后的档案管理方法已经无法适应当前社会发展所需。纸质档案管理难度也很大，在拆、装、订过程中极易丢失、损坏档案，而且这种损坏是不可逆的，因此干部人事档案管理安全问题凸显。

3.4 档案管理工作人员专业技术欠缺

干部人事档案管理工作看似简单，其实具有专业性、知识性的特点，对于工作人员的要求也比较高，需要工作人员具备一定专业知识与业务能力。但是，实际情况是有些单位的干部人事档案管理工作由其他岗位人员兼任，由于工作繁忙而没有时间与精力专心于档案管理工作。还有部分工作人员觉得档案管理没有前途，没有晋升的机会，因此工作消极，易出现错误。在进入大数据时代后，干部人事档案管理工作也面临着较大的风险，需要对计算机系统进行定期维护、及时更新杀毒软件，但实际情况是工作人员技术水平欠缺，责任心缺失，对档案管理工作产生影响。

4  大数据背景下干部人事档案管理的创新

4.1 相关人员对档案管理工作的认识

在大数据背景下，应提升干部人事档案管理的有效性，使干部人事档案提供更好的服务功能。那么档案管理部门领导及工作人员应首先认识到干部人事档案管理工作的重要性，积极发挥人事档案的重要属性与功能。在日常工作中要严格履行档案管理的相关制度，工作中严格以规范化、全面化、系统化的标准要求。要重视干部人事档案管理的基础性工作，及时处理工作中的一些常见问题，明确相关人员的职责与责任划分，以保证干部人事档案管理工作的有效开展。

4.2 规范干部人事档案管理的基础工作

应针对干部人事档案材料收集不规范、信息造假、资料更新不及时等情况，应从基础性工作抓起。一是人事档案材料归档要程序化，从制度建设入手，当出现干部人事调动、工资调整、奖罚等情况时，档案管理人员应依照制度要求做好人事材料收集、整理、归档、移交等工作。二是规范化工作流程，对收集到的人事材料进行整理、分析，需要归档的及时归档，对于无用信息清除。三是完善工作制度，工作人员要严格按照工作制度严格要求自己，工作制度要细化到每个工作环节。四是规范化工作程序，在人事档案材料的交接过程中填写接收材料单，并由交接双方签字确认[5]。

4.3 加快干部人事档案管理信息化建设

在大数据背景下，应充分运用大数据技术的先进性，充分发挥其优势，加快干部人事档案部门信息化、科学化的建设。一是提高基层档案管理部门的基础性设施配置，引进先进的技术，加大软硬件方面的投入，建立数字化的办公体系。二是依托大数据技术建立并逐步完善干部人事档案数据库，及时更新人事档案数据库信息，实现动态化管理。三是提升对干部人事档案的综合分析能力，通过庞大的数据库信息，利用计算机系统的数据分析能力完成档案信息的综合分析与深度开发利用，在保证档案信息安全的前提下对干部信息进行深入分析，为用人单位提供详实的档案资料，提高档案的使用效率[6]。

4.4 紧抓干部人事档案管理的人才队伍建设

干部人事档案管理工作看似简单，但是工作内容繁杂，需要工作人员具备过硬的素质、较强的责任心、熟练的档案管理技术，因此应保持工作岗位人员的稳定，在日常工作中应对工作人员多关心，政治上多关怀。为强化干部人事档案管理人才队伍建设，应定期开展岗位业务培训，相关人员之间加强交流，可以制订专业技术方面的培训计划，或者开展与干部人事档案管理工作相关的业务讲座，内部工作人员之间可以进行观摩与交流，也可以到其他单位进行业务学习交流，提高工作人员的业务素质与档案管理技术水平。对干部人事档案管理工作人员进行技能考核，对于能力优、技术熟、责任心强的工作人员进行奖励，反之则进行相应的惩罚，以此选拔出优秀的人才从事档案管理工作。鼓励工作人员勇于探索、学习新技术，提高自己水平，从而建立一支高素质的干部人事档案管理队伍[7]。

5  结语

新时期，干部人事档案管理工作的重要性得到凸显，在大数据时代背景下，应从提高相关人员对档案管理工作的认识、规范干部人事档案管理的基础工作、加快干部人事档案管理信息化建设、紧抓干部人事档案管理的人才队伍建设等几个方面创新管理方法，实现干部人事档案管理的数字化、高效化，提高档案管理的质量与水平，为用档单位做好服务。

参考文献

[1] 姜红缨.大数据时代事业单位人事档案管理创新路径研究[J].办公室业务，2020（3）：151-152.

[2] 王沛媛.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].陕西档案，2019（5）：34-35.

[3] 陈惠华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新路径分析[J].办公室业务，2020（23）：109-110.

[4] 王太召.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].上海商业，2020（5）：60-62.

[5] 许兰香.浅谈大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].传播力研究，2019，3（8）：227.

[6] 贾冬琰.简述大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].办公室业务，2018（23）：109.

[7] 马娥.干部人事档案工作的管理与思考[J].档案管理，2020（4）：84-85.

作者简介：庄菁（1972—），女，本科，中级档案馆员，研究方向为干部人事档案。