浅议加强办公室文秘队伍建设

2021-12-01钱秀春

大众投资指南 2021年5期

钱秀春

（迁安市滨河街道办事处，河北唐山 064400）

办公室是一个组织的综合部门，是协调和联系人员上下关系、处理公文信息的关键枢纽，也是组织实施决策的参谋和助手。文秘工作者是办公室队伍的核心力量，文秘人员的综合素质直接关系办公室工作的效能和服务质量，当前，各个单位或组织都面临文秘人才短缺或梯队断层现状，加强办公室文秘队伍建设，提升文秘队伍综合素质和服务水平，才能确保组织各项工作高效运转。

一、办公室文秘队伍存在的问题

（一）知识结构欠佳，业务能力薄弱

从事文秘岗位的人员学历参差不齐，其所学专业也是五花八门，大多与文秘工作关联性很小，很大一部分人员半路出家，没受过相关的理论教育，因此专业知识结构与素质能力相对欠佳。即便有些人员文笔问题不大，但并不能很好的运用现代办公技术，特别是在处理信息方面技术能力不足。再有，在文秘人员培训教育过程中，更多依靠师带徒的方式，不仅培训时间较短，在具体培训学习中一般只能从事技术性不强或者容易上手的工作，文秘人员业务水平提升受限。

（二）工作经验欠缺，工作压力较大

首先，从事文秘工作的人员，有些完全没有接触过与文秘相关的工作内容，还有些是了解一些相关工作内容，但是没有接受过系统培训，欠缺相关工作经历和经验。其次，办公室是一个综合科室，承担着办文、办会、办事等各项任务，办公室文秘工作者往往在从事写稿子、写材料之外，还要忙于其他各类事务，用于文秘服务的时间和精力从而被压缩。最后，办公室工作与单位领导直接接触的机会较多，各项任务时效性也较强，脑勤、手勤、眼勤是对办公室人员的基本要求，他们的各种行为往往被放大，做的好似乎应该，做得不足则会直接在领导面前显露无遗，因此，作为办公室的一员，文秘工作者要时刻保持机警，致使其工作压力、心理压力增大。

（三）成就感不强，工作动力不足

一部分从事文秘工作的人员，往往一开始出于对专业要求不高的岗位上，主要的工作内容是文件的收发、送达及归档，工作内容单调、枯燥、重复性较强的，工作缺乏挑战性。文秘工作本身特点，导致在进行工作绩效评价时，文秘人员工作成果往往容易被忽视，特别是文字工作者，相对而言，隐形成绩难以被认可，与同期参加工作的人员相比，往往会晋升缓慢或止步不前[1]。

二、加强办公室文秘队伍建设的策略

（一）建立文秘人员准入机制

对于主管以上级别的人员，要着重在工作经验和专业上制定相应的要求。例如，要与自身所学专业对口，两年的相关工作经验，具有较高的文笔水平，在文稿写作上要有一年以上的工作经验；如果专业不对口，应该具备相应的培训证书，相关工作经验要在三年及以上，文笔要求更高，在原单位写作文稿经验在两年以上等。与此同时，要有原单位上级的推荐表，并提供季度写稿排名和个人写过的重要文稿。而对于那些一般的事务人员虽然在规定内可以放宽要求，但是也必须要有相关工作经验才可以。

（二）加强技能业务培训

文秘人员要想树立学习观念，必须要紧跟时代步伐，通过不间断的学习来完善自身的知识结构与能力水平。不仅要掌握文秘的传统知识，还要特别关注政治理论、法律法规、经济管理、网络技术等与文秘工作相关的内容。

（三）增加岗位交流锻炼

选派写作能力较强的办公室文秘人员到上级办公室跟班学习，在学习提升自身经验、锻炼写作能力的同时，上级办公室可以发现更优秀的文秘人才，可以由此来建立文秘储备人员的信息表，日后便于选拔文秘人才，拓宽文秘工作人员上升空间。除此之外，文秘队伍中的优秀人才可以进行岗位交流，让单位中的文秘人员都能进一步了解组织，拓展文秘人员的内部视野，改善工作的重复性和单一性，提升文秘人员的综合素质。

（四）科学开发文秘人才

在现实生活中，文秘人员的性格和能力不尽相同，因此并不能使每名文秘人员成为全才，应有针对性地对其分别进行定向的岗位培养，以科学、合理的方式来构建一支专业结构合理、活力十足的文秘队伍。

（五）加大教育培训力度

首先，可以采取“走进来、走出去”的方式，组织文秘人员参加社会培训，获得证书，鼓励去其他相关单位进行交流学习，拓展文秘人员的视野和知识面。与此同时，可以根据工作实际，聘请专家或教师开展讲座或培训，进一步展开内部的经验交流，从而提高文秘人员的业务水平与素质。其次，应该为文秘人员提供参与公司决策实施与落实革新的机会，尽量让其多参与公司的大小会议，这样才能深层次了解公司的信息和领导的思想观念，从而使文秘人员形成更广阔的思维与格局。

（六）营造良好工作环境

首先，要坚持正确的用人导向。让一些较为优秀的文秘人员能够在实际工作中获得满足感与应有的尊重，多为其营造发展空间，这样才能充分调动文秘人员的工作积极性。其次，为其创造工作上的条件。时常给文秘人员制定计划、交代课题任务。让其真正做到在其位、谋其职、尽其责，从而发挥有效作用，不被繁杂的工作束缚。最后，加强建设文秘队伍的作风。应该正确引导文秘人员意识到自身的工作价值，作为单位的重要组成部分，要以工作和大局为重，做好本职工作，敢于承担责任；同时引导文秘人员要耐得住清苦，认可在此看似平凡的岗位上创造出最好的业绩[2]。