基于新冠肺炎防控诊治工作的医院档案专项管理

张伟 边俊士 赵秀娟

新冠肺炎疫情的发生严重影响了我国经济社会发展和人民生活。医院作为防控和诊治新冠肺炎的主要场所，及时有效地控制了新冠肺炎的扩散蔓延，保证了人民群众的生命安全和心身健康[1]。在这项形势严峻、任务艰巨、历时较长的工作中，产生了大量疫情防控、疾病诊断与治疗等珍贵工作资料。医院档案管理部门应以敏感的档案管理意识，以高度的责任感，迅速有序跟进相关档案材料的广泛征集、梳理分类、专业整理和后续的开发利用工作，把新冠肺炎档案管理作为一项专项工作，而不能简单作为一般档案来管理。本文通过论述新冠肺炎档案专项管理的重要性和必要性，从而提出新冠肺炎档案管理的组织领导、档案的价值评估和鉴别分类、档案的开发利用等方面应注意的问题。

1 新冠肺炎档案专项管理的重要性

1.1 有利于对新冠肺炎的医学认知和深入研究

新冠肺炎是一种传染性强、传播速度快的新型传染病，医学界对于这种传染病的发生源头、传播路径、诊断检测技术、治疗方案等的认知和研究还在进一步深入中[2]。当前社会和医学界有这样一种共识：之所以新冠肺炎能够得到及时有效的诊治，很大程度上得益于2003年SARS公共卫生事件后医学工作者对突发传染性疾病诊治经验的总结。在中国知网（CNKI）以“SARS”为关键词，可查询到研究论文达1.26万篇，博士、硕士毕业研究课题327项，这些研究成果对突发传染性疾病的发生、发展、诊断、治疗、防控等方面提出了诸多见解，为新冠肺炎疫情防控和对患者的诊断治疗起到了很重要的指导作用[3]。同样，对新冠肺炎档案的专项管理，也将为新冠肺炎等传染性疾病的研究提供重要研究资料。

1.2 有利于对新冠肺炎患者进行预后跟踪评估

从当前的医学技术标准看，虽然新冠肺炎阳性体征患者已经治愈，但对患者治愈后状况的科学评估还需要更长时间的研究，如有的确诊患者治愈后核酸检测指标检测出现了复阳，有的疑似患者难以通过核酸检查的手段得以确诊，还有一些患者无阳性症状。这就提醒医学工作者，新冠肺炎的诊断和治疗是一个复杂的过程，新冠肺炎疫情基本控制后面临的一个重要任务就是对诊治的确诊患者、无症状患者、疑似患者、发热患者等实体病例进行预后跟踪随访，持续观察评估这些患者的健康状态[4]。而新冠肺炎患者的诊治档案，特别是患者的病历就是预后跟踪评估不可缺少的原始依据，因此，有必要进行专项管理，与其他病历档案有所区分。

1.3 有利于医院总结公共卫生事件防控工作经验

医院是一个特殊工作场所，人群密度大，交叉感染几率高，每次大面积传染性疾病发生后医院都是防控工作重点单位。新冠肺炎防控工作中，医院付出了很大的努力，防控工作的严密性、规范性有目共睹，但同时也暴露出不少问题。从患者的角度，存在不配合体温检测、不接受隔离观察、隐瞒生活和活动轨迹史等问题等；从医院自身管理的角度，在疫情防控过程中，特别是在疫情初期，不同程度存在着防控措施意识不到位、防控措施不及时、防护设备不到位等问题，导致个别错诊漏诊甚至交叉感染等相关问题；从与政府和社会有关机构的工作协调中，也存在效率不高，协调不畅等问题，这些问题均在不同程度上影响了医院对新冠肺炎的防控诊治工作。这个过程产生了很多档案资料，对相关档案进行专项整理，可使医院领导和管理部门在认识上、制度上、措施上全程、全方位总结分析传染性疾病等公共卫生事件防控工作经验，更加有效开展传染病防控防治工作[5]。

1.4 有利于医院文化建设

当今时代，文化是医院发展的灵魂和核心竞争力要素之一，医院作为防控和诊疗新冠肺炎患者的重要场所，广大医务人员冲向疫情防控一线，驰援湖北，用实际行动诠释了习近平总书记提出的“敬佑生命，救死扶伤，甘于奉献，大爱无疆”的医务人员职业精神[6]，涌现出了许多可歌可泣的感人事迹，引发了强烈的社会反响。社会各界对医务人员的价值认同、操守认同大幅提升，对于医务人员来说，也是一次职业精神的教育、激励和升华。因此，对疫情防控过程中涌现出来的先进人物、先进事迹进行挖掘和整理，凝练精神，既是医院对疫情防控和诊治工作的实录，又是医院文化建设难得的契机。

2 新冠肺炎档案专项管理的基本内容

2.1 新冠肺炎防控和诊治工作文书及音像档案

公共卫生突发事件后，形成的档案资料往往具有瞬即性、广泛性、多样性、复杂性等特点，因此，档案专项管理要注重应急介入的预先性、归档范围的齐全性、档案追踪的及时性、档案收集的齐全性[7]。医院在新冠肺炎防控和诊治过程中产生了大量纸质、电子文书和音像资料，主要有3类：一是党和国家领导人对新冠肺炎疫情防控工作的重要讲话、批示、指示等；各级党委政府及疫情防控管理有关部门召开的会议材料，下达的各类文件、通知、各类工作简报等；医院与上级有关部门之间的工作信函、电报传真、电话记录等信息资料。二是医院为新冠肺炎疫情防控和诊治印发的文件通知、制定的管理制度、填报的各类工作报表等；医院接受上级有关部门监督检查而形成的汇报材料、备查资料以及相应工作音像等。三是医院总体疫情防控不同工作场所、不同工作人员和临床一线医护人员工作的场景照片、医院制作的疾病防控和健康知识手册、张贴的各类健康海报、各类防控标标识等。

2.2 新冠肺炎相关患者的病历

病历记录了患者身体的真实状态，包括身体一般情况、诊断及检测指标、治疗方案、治疗效果等全过程，是医务人员开展新冠肺炎科学研究的第一手资料。按照全国病案管理规范，病历应由病案管理部门保管，但这并不意味着档案管理部门无所作为。档案管理部门要与医院病案管理部门密切配合，可建立新冠肺炎患者、疑似患者以及无症状患者、发热患者的住院病历目录，作为专项档案管理的一部分，以保持档案的完整性，并为档案开发利用提供索引清单。除湖北省医院外，因为医院接诊的新冠肺炎患者数量并不多，也可以翻印全部患者的病历，通过医疗管理部门的盖章认定，作为档案留存。

2.3 新冠肺炎防控和诊治中涌现出的先进集体与个人事迹材料

医院在自身疫情防控和诊治、参与当地政府组织的疫情防控、驰援湖北疫情一线等过程中涌现出了很多先进集体、先进个人，其精神需要发扬光大。这类档案主要包括：先进集体和个人的基本情况、事迹介绍文字材料；上级有关部门及医院组织的医疗队欢送仪式、返回迎接仪式和表彰大会等音像资料、颁发的荣誉证书、荣誉绶带及批准文件；疫情防控基本结束后，各级党委政府和医院内部组织的先进集体和个人宣讲报告文稿及音像资料；报纸、电视、网络等各类新闻媒体对他们的事迹介绍；还包括虽没有评为先进集体和个人，但有代表性意义和保存价值的医护人员相关资料。

2.4 新冠肺炎防控和诊治工作实物

实物档案是历史事件的实证。一是疫情防控和诊治场所实物，这类实物一般物理空间比较大，保存困难，如医院入口的安全隔离通道、体温检测点、新冠肺炎患者收治病房临时改造的布局等，医院可根据自身条件有选择的分类保管，能留存的尽量留存，难以留存的要专门拍照和录像。二是医务人员工作实物，如医务人员穿着的防护服、护目镜等，特别是援鄂人员的防护服，因特殊的工作环境被涂鸦了各种标识而更具有纪念意义；当地政府和医院为援鄂人员配置的衣服、箱包、防护工具等；医院制作的限制性住院陪护卡，新冠肺炎防护明白纸、健康教育卡、门诊住院患者及陪护家属体温记录本等。三是荣誉实物，包括疫情防控诊治过程中的工作日志、战地日记、与家人的往来书信、患者赠送的感谢信函、医护人员的荣誉证书，以及新冠肺炎患者赠与医护人员的纪念品等。

3 新冠肺炎防控和诊治档案专项管理应注意的问题

3.1 作为医院一把手工程予以高度重视

因为档案管理是医院服务性强的职能部门，管理权限相对较弱，而新冠肺炎是突发性公共卫生事件，因此，档案不能按照常规工作状态产生，医院在紧张的防控和诊治氛围下开展工作，产生的档案材料基本零散在医院各个管理部门和临床科室，产生多头档案，这单靠档案管理部门很难保证档案资料征集的完整性和时效性。这就需要医院作为一把手高度重视，认真部署落实[8]。一是要加强《档案法》的宣传和相关培训，提高全员对新冠肺炎档案重要性的认识。二要及时召开新冠肺炎档案专项管理协调会，特殊时期特殊管理，在相关部门和科室配备兼职档案管理员，集中时间和专人推进落实。三要督促档案管理部门及时跟进，以档案管理专业知识指导相关资料的鉴别、分类和整理，确保应缴尽缴、应收尽收，做到档案资料不流失。

3.2 注重档案资料的价值评估和鉴别分类

新冠肺炎防控和诊治档案资料内容丰富，首先要求医院对专职和兼职档案管理员进行专门培训，掌握应该收集什么，怎么收集，如何评估收集到的档案材料价值，按照其医疗价值、历史价值、文化价值、社会价值等进行鉴别及分类整理[9]，不能简单征集堆砌档案，导致专项档案失去属性。其次要求档案管理人员认真学习档案管理知识，理清思路，列出档案征集目录单和“明白纸”，指导医院有关科室和人员做好档案材料的登记在册、整理上缴工作。三是档案采集整理的过程要和相关医务人员进行密切沟通，及时追补必要的档案资料，保证第一手资料不流失，并确保其真实与完整性。

3.3 注重档案的开发利用

档案的作用不仅是储存保管，更重要的是开发利用，要充分挖掘新冠肺炎专项档案的价值，发挥其独特价值[10]。一是注重档案编研，及时编辑出版新冠肺炎防控和诊治过程档案专辑，如专题书刊、图片专辑、音像专辑等，全面记录和展示医院和医务人员在新冠肺炎防控和诊治工作的方方面面。二要配合医院发展任务，如激发员工的大爱精神、大无畏精神、敬业爱岗精神，团结协作精神等，利用新冠肺炎档案，召开专题研讨会、表彰会、事迹报告会等。三是把新冠肺炎防控和诊治档案，特别是实物档案及时充实到院史馆，开辟专栏，展示医院和医务人员在新冠肺炎防控和诊治中做出的贡献和成就。通过档案开发利用，大力拓展档案管理的作用，为医学科学研究、医院文化建设等注入新动能。