论科技档案的管理

丁 琪

（中航沈飞民用飞机有限责任公司,辽宁 沈阳 110034）

随着科学技术的迅速发展及其在社会生产中的越来越广泛的应用，科技档案作为企业的主要信息资源越来越显示出它在科研生产上的重大的作用；所以，搞好科技档案的管理，改革现存的科技档案利用体制，势在必行。作为企业管理基础工作重要组成部分的企业档案工作，尤其是重中之重的科技档案管理工作如何发展，如何巩固其升级成果，如何发挥其职能作用，以适应企业之需要，是摆在我们每一位企业档案工作者面前等待解决的新课题。

科技档案是党和国家的宝贵财富，是人们从事科研生产、科技活动及基本建设真实的历史记录，它不仅是科学技术的重要成果之一，而且是科学技术活动的凭证和依据，是发展科学技术，进行现代化生产、建设的依据和必要条件，是一种非常珍贵的科技信息资源，是科学技术活动的经验总结，是劳动者智慧的结晶。它是为科研生产，基本建设服务的。随着科学技术的迅速发展及其在社会生产中的越来越广泛的应用，科技档案作为企业的主要信息资源越来越显示出它在科研生产上的重大作用。所以，搞好科技档案的管理，改革现存的科技档案利用体制，势在必行。

1.科技档案发展面临的问题

近年来在过去的发展中，科技档案事业虽然取得了一些成绩，但也必须清醒的认识到面临新的形势，科技档案工作虽有机遇，而更多是严峻的考验和困难，主要表现在以下几个方面：一是科技档案政策没有确立科技档案信息市场的调节控制作用，科技档案用户基本被排除在科技档案系统设计之外，科技档案供给和科技档案需求脱节，科技档案不足与科技档案过剩同时存在。二是专业人才和管理人才知识老化。目前，在大部分档案机构中，档案人员知识面交窄，既懂科技又懂经济和科技档案管理的人才很少，档案管理工作人员知识结构不合理。鉴于以上存在的问题，科技档案各方面必须进行深化改革，才能与经济体制改革相适应，紧紧围绕经济建设为中心，为经济建设提供强大的精神的智力支持。

2.科技档案管理工作的整改方案

档案工作是科研工作的一个重要组成部分，我们的航空产品研制工作，投资巨大，研制周期长，如何对最后形成的档案资料进行科学管理，是整个科研管理不可缺少的环节。

一是加强组织领导，健全科技档案管理体系。在组织领导方面，上至公司经理，下至室主任，资料员，应做到层层把关，各负其责，事无巨细都有人具体处理。成立档案馆，对科技档案进行专门的管理，档案馆对外代表公司处理相关的档案业务，对内实行档案管理的监督、检查和指导，在全公司形成以档案馆为中心，辅有各分厂资料室的管理网络。二是坚持科研生产与科技档案建设同步发展，为公司科技档案工作的开展创造必要的条件。公司应每年根据档案工作的需要，报出相应的经费，对科技档案的存放场地，环境及安全措施进行维护和更新，对设备进行适当的更新。另外，还应做好科技档案馆及各厂资料室的安全工作，安装防火防盗门，保证灭火装置及防资报警装置的有效使用。使科技档案管理工作能够有序地进行。三是加强科技档案队伍建设，提高科技档案人员素质。抓好科技档案队伍建设是做好科技档案管理工作的决定性因素。我们应加强对科技档案管理人员的思想教育，激励他们立足本职，献身航空档案事业。特别是近几年技术市场竞争激烈，产品更新换代加速，企、事业单位已由单纯的科研生产型逐渐转化生产经营型，这是我国经济发展的必然趋势和经济改革的客观事实。各企业将以经营为中心，以提高经济效益为目标，只有减少劳动，赢得时间，降低成本才能达到高效低耗的要求。为了适应这种形势必须完整、准确、及时提供各类档案，这就需要培养一批思维敏捷、能力较强、善于观察、勇于创新的开拓型管理人才。另外，还要坚持在工资分配、奖金分配、评优选优、职称评定等方面，使科技档案管理工作人员与其他科技人员享受同等待遇，并在每年的总结评比中，设立先进档案工作着的专项评比，以调动科技档案人员的积极性。

3.科技档案管理事业发展的新观念

回顾我国科技档案事业的发展大体经历了三次观念转变：第一次1980 年，国家档案局、国家经委、国家科委联合召开了全国科技档案会议，提出了各专业主管机关都要加强科技档案的管理，更好地为社会主义现代化服务，明确了科技档案是经济工作和科技工作的重要组成部分；第二次转变是变无偿服务为有偿服务；第三次转变是在有偿服务的基础上，提出了服务经营的观念。现今在实行社会主义市场经济的情况下，要使科技档案事业向产业化方向发展。这又是次转变，为了实现这一转变，必须树立全新观念。新观念的内容包括五方面：一是改革观念。科技档案事业是继往开来的事业，为适应当前要求和今后的发展，必须解放思想，实事求是，加快科技档案工作改革开放的步伐，使科技档案工作更好地服从并服务与以经济建设为中心的社会主义现代化建设。二是产业化观念。要看到科技信息部门的活力，是走产业化的道路，科技档案工作是信息产业的组成部分，科技档案工作今后的发展必须是产业化的道路。三是价值观念。要认识到科技档案信息资源是国家宝贵的软资源，但这种资源的开发还不够，一旦这种资源开发出的信息产品被社会接受，其社会效益与经济效益是不可估量的。四是经济观念。一方面要坚持科技档案基础工作，另一方面要加强科技档案的经营观念，既要完成国家规定的计划任务，为科技、生产活动服务，更要面向市场满足广大用户的需求，为国民经济发展服务。五是市场观念。在不断加速的社会信息化进程中，科技档案信息产品必须要成为一种新的财富，新的信息产品，在未来的信息商品竞争中，买卖双方必然对信息产品的可靠性、经济性、时效性提出严格的要求，不了解信息产品市场需求及市场容量，信息产品的寿命周期，就无法制定出可行的发展战略。

4.做好今后科技档案管理工作的具体方案

首先要建立健全档案管理制度，实现档案管理的制度化、规范化。一方面，要把科技文件材料的形成、积累、归档纳入科研、生产、基建、基改等各项工作的计划和程序。把文件材料的归档作为年度科研生产计划的一项主要内容，规定了归档的形式、内容、时间和归档的责任者，把文件归档作为考核是否完成科研任务的重要一环。另一方面，要把科技文件材料的管理工作纳入全面质量管理。为了确保归档文件，图纸的质量，应制定相应的档案管理制度和工作程序，对文件材料的形成积累、归档范围、图纸格式、编号、签署等方面做出了明确的规范化的规定。再一方面，要充分发挥档案馆在科技档案管理工作中的职能作用。档案馆应参加科研生产作业会，型号研制专业会和参加科研成果评定、技术方案评审、基建技改项目、竣工验收、重要设开箱检验等制度，使他们尽可能更多地了解科研生产活动情况，以利于档案工作的开展。最后，要以法治档，强化科技档案管理，加大档案行政管理部门的行政执法力度。伴随以法治国和建设社会主义法制国家的进程，档案行政执法检查已经作为各级档案行政管理部门的一项重要工作提到议事日程，档案行政执法检查这个词汇也在档案界一路走红。这无疑是件大好事，说明档案工作者的法制意识空前增强了，说明档案行政管理部门的工作也从传统的行政命令开始向依法治档转移了。“没有规矩，不成方圆”。企业档案工作要快速、健康的发展，就必须克服传统观念和落后的管理方法，要强化制度，以法制档。大力宣传《档案法》，以增强全体职工的档案意识，在档案工作人员中牢固树立依法建档，依法管档，依法用档的法制观念。

其次，领导重视是做好档案管理工作的重要保证。要使档案管理水平的提高，档案事业的发展，特别是主管领导的档案意识的提高，档案工作才能纳入正确的轨道，档案管理的经费才能得到保证，促进了档案工作的进步。

再者，加强档案管理工作人员教育和培训工作，是科技档案事业实现产业化的基础工作。进行科技档案科学管理教育，树立现代观念，把科技档案科学管理专业知识作为初级的培训条件，使科技档案工作者树立科学创新意识，要不断提高自己的素质，加强智能训练，加强自学能力、研究能力、表达能力和组织管理能力的训练。为扎扎实实地做好科技档案基础工作和标准化工作提供必要的保证。

最后，要完善档案管理手段，适应信息化时代发展的要求。电子技术，计算机网络通讯技术的发展带动了全社会从工业化时代向信息化时代迈进，计算机的应用技术已渗透到社会的每个角落。技术档案管理手段的落后已成为制约档案管理上台阶，上水平的主要因素，因此技术档案管理手段必须改进。各单位的档案主管部门应当结合本单位实际情况、管理制度以及人员状况组织开发适合本单位特点和现状的档案管理系统，逐步实现技术档案的电子化，建立技术档案共享系统。现今是知识爆炸的时代，知识更新速度加快，新知识，新信息层出不穷。做一个适应时代发展需要的档案人必须要不断摄取新知识，建立合理的知识结构。加强技术资料管理的培训要确保档案工作安全可靠。

总之，科技档案的管理工作是一项长期而艰苦的工作。管理性、服务性是它的基本属性，我们各级档案管理部门要振奋精神，转变观念，提高素质，做好档案业务工作，健全门类，丰富馆藏，为科研生产搞好服务，要不断提高科技档案信息资源重要性的认识，采取切实可行的措施，紧紧围绕经济建设这个中心，大力发展科技档案信息资源，档案部门面对着很好的机遇的严峻的挑战，各级主管部门只有同心同德，共同努力，科技档案管理工作才能适应现代化企业制度的需要，才能使企业在激烈的市场竞争中利于不败之地。