试析大数据下的国企档案管理改革策略

惠莹莹（安徽江淮汽车集团股份有限公司）

当前互联网技术不断发展，国有企业也需要采取措施普及网络信息技术，不断对相关技术方法和途径进行有效探究。对于“网络信息技术”而言，其并非新生事物，对于政治、经济、思想、文化和教育等都备受影响，尤其是大数据地融入，促进了信息技术在相关行业中进行有效应用[1]。需要强化采用标准化和规范化的措施，有效加强国有企业在档案管理工作方面的科学性以及合理性。

■ 大数据下国企档案管理工作存在的问题

目前我国正处于教育改革阶段，大部分的国企档案管理工作没有顺应时代的潮流而做出相应的调整,导致整个档案管理工作难以开展下去，陷入了困境当中。当下国企档案管理工作所面临的主要问题有:

（一）档案管理工作没有得到重视

由于大数据的深入发展，当前的国有企业已经逐渐认识到档案管理的重要性，并不断优化相关档案管理工作，但对于当前的国企而言，由于发展存在一定的局限性，在档案管理方面的工作无法全面覆盖，且具有一定的局限性，进而使得档案管理工作在处理方面显得不够科学，导致出现管理杂乱无章和凌乱的现象[2]，这种结果容易导致国有企业严重缺乏相关资金和技术的支持，加重了档案管理的工作负担和管理难题。

（二）档案管理缺乏严格的管理制度

虽然有些国企已经建立了档案管理系统，不过并没有真正落实档案管理制度，包括档案不规范，档案不按要求整理，档案混乱[3]。在国企当中由于管理模式复杂多样，管理工作强度大，而无法与档案管理工作有效结合,管理工作不能在其领域上发挥出它的真正功效，从而导致两者之间差异性越来越大。

（三）国企档案管理人员技术存在欠缺

国企档案管理人员在技术水平和专业技能管理方面与规范化体系还存在很大差异，而且管理者在进行档案管理时往往很容易跟不上国企的发展步伐。这就造成了档案管理的失衡，同时，由于部分国有企业对于档案管理的工作中出现人事变动比较频繁，使得对于档案管理工作流程和方法不熟悉的工作人员被调动到档案管理工作中，导致了管理工作效率严重低下[4]。而对于当前的国有企业档案管理工作人员而言，相关管理人员和技术人员普遍存在技术不达标的现象。

（四）国企档案室的管理设施比较落后

对当前多数国有企业的档案室进行分析，所呈现出来的现象比较简陋，现代化管理的程度不高，档案堆放杂乱无章，同时，相关管路设备不齐全，更有甚者，管理室还没有锁门的现象，这种管理具有较大的风险性，需要采取措施处理。

■ 大数据下国企档案管理规范化和标准化的具体措施

（一）加大国企档案管理中的信息技术人才投入力度

在当前的市场上，信息技术人才比较稀缺，而国有企业在档案管理工作中，如果可以长期满足这样的人才保障，可以对档案实现标准化和规范化的管理，需要及时摒弃传统的管理方法，借助现代社会的信息化和管理人才技术化的方式进行管理。

因此，现代企业想要实现档案管理的信息化和技术化管理，需要加大投入资金的管理方式。一方面，需要强化对相关管理人员的培训力度，进而满足标准化和规范化的人才管理需求，不断开展人才平台的创新[5]。另一方面，可以借助管理外包和临时招聘的方式有效引入相关技术人才到国有企业中，对档案管理人员进行有效变更，借助侧面的管理方式，强化对工作管理的创新，还可以进一步强化管理工作形成标准化和规范化，进而通过这种方式加强国有企业的档案管理的结构性改革以及对管理模式的创新。

（二）深化对档案管理标准化和规范化的认识

对于档案管理工作而言，将所采用的标准化和规范化有效结合，离不开制度的支撑，同时，需要强化对专业水平的重视，这就要求需要强化对相关管理人员的专业化管理水平的提升，不断优化其对于标准化规范化地认识。除此之外，相关管理人员还需要对档案管理标准化制度进行有效了解，进而有效开发更多的信息资源，满足档案管理的需求。

（三）深化在国企档案工作的信息技术水平

由于信息化技术的发展，有效加强档案信息化管理是社会发展的需要，通过采用系统的、全面的方式，有效将信息技术通过标准化和规范化的方式投入到相关管理工作中，进而形成比较规范的档案处理平台[6]，这种方式有助于深化档案管理，提高国有企业的档案管理工作质量以及效率。

（四）加强档案管理规范化和标准化的宣传教育工作

在档案规范化管理的工作中，需要借助良好的宣传教育方式，强化管理者的管理意识，加强对档案管理工作的重要性以及管理价值有正确的认识，进而使相关管理工作人员能够意识到自己在管理过程中存在的不足[7]，进而提高自己的积极主动性。

（五）做好档案分类工作

国企必须改变原有的文件混乱现象，根据档案的种类和使用价值，科学地分类归档，如果有些档案不具有长期保存价值，则需要对其进行特殊归档，采用电子扫描或拍照。另外，纸箱的归档任务量大，不易长时间保存，容易丢失或损坏，须要特别注意。

（六）优化数据档靠管理制度

规范纸箱档案的借阅、存取、归档工作流程，同时需要加大对电子文件的保密性和安全性的保护力度，避免电子文件泄漏或被盗的问题，减少人为原因造成的文件损坏。

（七）引入信息化档案管理系统

随着大量新型数据软件的研发，高等学校应利用数据工具，将各类正本凭证电算化，减少纸箱档案，明确档案查验审批过程中的缺陷。通过信息平台的建立，将报销生成的原始凭证和财务报表全部整理到文件系统中，建立完整的数据信息凭证，有效避免重复报销的现象。

（八）重视理论与实践标准结合

如果理论知识不能满足国企档案建设的需要，应该根据实际情况出发，推动档案建设的不断完善和发展。为了开展与档案建设相关的活动，实行强制性控制评价机制、有奖信息竞赛等文化活动，提高员工的热情与积极性，以协调员工关系，营造良好的工作氛围。推进国企档案建设，建设文化团队，提高员工团队合作的重要性，增强凝聚力和员工的归属感[8]。将档案文化融入员工的工作和生活中，国企应关心员工的生活，定期举办福利活动，奖励能够运用文化理念指导工作实践的员工，让员工感受文化的积极影响。

（九）坚持继承与创新观念相结合

建立档案文化是一个长期的过程，并不是将原来的理念推翻，而是在原有基础之上打造新的文化，基于前期的文化基础再创新再发展，国企在不同的发展阶段都是随着趋势迭代更新。国企的发展需要不断创新，创新是国企文化的活力，也是国企文化的价值。如果文化建设没有创新，就会使国企失去活力，更无法进行创新建设。现如今，要结合国企自身发展特点，逐步形成可持续发展的创新动力，同时要凝结、发现和完善创新核心，这是一项十分繁重的任务，需要全体国企员工积极工作。因此，必须不断创新档案管理文化，以调动员工的活力，为国企的发展打下坚实的基础。

■ 结语

档案管理作为国企工作的内容之一，其效率容易影响国有企业的内部管理效率。而标准化和规范化的管理方式是当前信息化社会需要面临的必然管理趋势，国有企业在管理中想要达到这种管理标准，需要接受经济发展和技术支撑，进而有效完成规范化和标准化管理的目标。而通过完成这一目标，可以有效提升管理质量和效率，能够给未来国有企业在发展的过程中提供优质的管理平台，进而为高效管理国有企业档案奠定基础，促进管理工作趋于高效化和简约化。为适合当前社会发展情况的档案管理选择具体规模的组织和说明，以此来促进员工不断提高自身的能力，提高档案管理工作的水平和效率。